Efficiëntie betekent iets doen met zo weinig mogelijk tijd, geld en moeite. Effectiviteit betekent het doel halen. De twee worden vaak door elkaar gehaald, maar je hebt ze allebei nodig: de goede dingen doen, en ze goed doen. In dit artikel lees je wat het verschil is, hoe je efficiëntie meet, en waarom een verandering alleen werkt als mensen hem accepteren.
Het verschil tussen efficiëntie en effectiviteit
- Efficiënt gaat over de moeite die het kost om iets te doen: de dingen goed doen.
- Effectief gaat over het resultaat: haal je het doel? De goede dingen doen.
Een voorbeeld: een gemeente wil alle inwoners informeren over een wijziging. Een sjabloonmail die automatisch naar iedereen gaat, is efficiënt. Maar staat er de verkeerde informatie in, of komt hij in de spam terecht, dan is hij niet effectief. Een met de hand geschreven brief aan elke inwoner bereikt misschien wel zijn doel, maar kost veel te veel moeite. De afbeelding bovenaan dit artikel zet de vier combinaties naast elkaar.
Het mooiste is natuurlijk de combinatie: het doel halen met zo min mogelijk verspilling van tijd, middelen en inspanning. De juiste dingen doen, op de juiste manier.
Efficiëntie meten
De efficiëntie van een proces meet je met de Process Cycle Efficiency (PCE): de tijd die waarde toevoegt voor de klant, gedeeld door de totale doorlooptijd, inclusief wachten, transport en opslag.
Waardetoevoegende tijd is de tijd waarin iets gebeurt waarvoor de klant wil betalen, zoals het kneden en bakken van een brood. De rest is niet-waardetoevoegend: wachten op ingrediënten, voorraad tussen stappen, transport. Sommige activiteiten voegen geen waarde toe voor de klant maar zijn wel nodig, bijvoorbeeld vanwege wetgeving; die heten business non-value-added. Hieronder zie je een voorbeeld.
Een PCE van 31% is in de praktijk zelfs hoog: in veel processen ligt die onder de 10%, omdat het werk vooral ligt te wachten. Een value stream map maakt dat zichtbaar.
Efficiëntie en Lean
Lean wordt vaak uitgelegd als het efficiënter maken van processen, door verspilling weg te nemen en tijd, kwaliteit en kosten te verbeteren. Lean ontstond in de Japanse auto-industrie en werd in het Westen bekend door Womack en Jones. Nog steeds is er grote belangstelling voor deze manier van verbeteren.
Maar efficiënter werken vraagt verandering, en verandering gaat niet vanzelf. Iets beter maken willen we allemaal, maar verbeteren betekent ook andere routines, dingen die niet meteen lukken, en onrust. Dat kost energie. Daarom is verandermanagement net zo belangrijk als de verbetering zelf.
Betrokkenheid en acceptatie
Een verandering wordt pas leuk als ze tot echte verbetering leidt, en als iedereen merkt dat de nieuwe werkwijze beter is. Een paar uitgangspunten:
- Begin bij wat goed gaat. Kijk eerst samen wat er nu goed werkt, en dan hoe het beter kan. Wie alleen benadrukt wat er mis is, haalt energie weg die je juist nodig hebt.
- Kijk naar het systeem, niet naar personen. Een veilige evaluatie zonder verwijten maakt dat mensen eerlijk vertellen wat er speelt.
- Gebruik de kennis van de mensen in het proces. Zij weten het best hoe het beter kan.
- Laat de klant leidend zijn. Een verbetering is pas echt een verbetering als de klant er iets aan heeft.
Een goed voorbeeld uit de Lean-productie is het andon-koord: ziet een medewerker een fout of verbetermogelijkheid, dan trekt hij aan het koord. Er wordt naar hem geluisterd, en samen wordt een oplossing gezocht. Respect voor wie een fout in het systeem ontdekt, maakt dat fouten op tafel komen in plaats van te worden weggemoffeld.
Effectiviteit van een verandering: E = K × A
De effectiviteit van een verandering hangt af van twee factoren:
- Kwaliteit (K) van de oplossing: hoe goed is de oplossing inhoudelijk?
- Acceptatie (A) van de oplossing: in hoeverre steunen de mensen die ermee moeten werken haar?
De effectiviteit is het product van de twee: E = K × A. Een oplossing met kwaliteit 10 maar acceptatie 0 heeft dus een effectiviteit van 0. Sommigen schrijven zelfs E = K × A², omdat mensen keuzes vaak op gevoel maken en acceptatie dus extra zwaar weegt.
Voor Green Belts, Black Belts en Master Black Belts betekent dit: werk niet alleen aan een goede oplossing, maar ook aan draagvlak. Betrek de mensen uit het proces, luister naar hun feedback en zorg voor een omgeving waarin ze ideeën durven delen en fouten durven melden.
Conclusie
Om een proces efficiënter te maken en meer waarde voor de klant te leveren, moet je de verspilling zien, de grondoorzaken vinden en die aanpakken. Om die oplossingen effectief in te voeren, is acceptatie net zo belangrijk als kwaliteit, of zelfs belangrijker. Betrek daarom altijd de mensen met kennis en ervaring van het proces.
In de Green Belt– en Green to Black Belt-training leer je de principes, methode en tools om processen efficiënter én effectiever te maken.