Efficiëntie

Wat is efficiëntie? Van Dale omschrijft het als volgt; meest efficiënte werking van een bedrijf; = doelmatigheid. Het betekend ook de meest efficiënte wijze van een veranderen. Om efficiënte te zijn in een verandering is effectiviteit nodig. In dit artikel lees je meer over hoe effectiviteit van een goede verandering de efficiëntie van een proces kan vergroten.

Wat is het verschil tussen efficiëntie en effectiviteit?

Wat is het verschil tussen efficiëntie en effectiviteit? Effectiviteit geeft aan of een ‘taak/handeling’ bijdraagt aan het te behalen doel. Efficiëntie geeft weer hoe optimaal ‘mens, middel, taak, handeling, etc.’ wordt benut.

Efficiëntie & Lean

Lean is het efficiënter maken van processen door het wegnemen van verspillingen en het optimaliseren van tijd, kwaliteit en/of kosten in een proces. Gericht op waarde toevoeging voor de klant. Proces optimalisatie is veranderen van iets bestaands naar iets nieuws. Om veranderingen te doen slagen moet een verandering gemanaged worden. Verandermanagement wordt al door de eeuwen heen bestudeerd, het Engelse woord Change management zijn op managementboek.nl al 354 boeken over te vinden. Maar wat maakt dat veranderingen wel of niet slagen?

Acceptatie voor effectiviteit van een verandering

Iets beter maken of veranderen is wat we als mens graag willen, maar veranderd worden, willen we niet. Verandering brengt risico en als ‘ik’ niet heb kunnen kiezen en bepalen welke impact deze verandering op ‘mij’ heeft wil ik dit niet. Want ik weet niet wat deze verandering voor gevolgen heeft voor ‘mijn’ overleving.

Verandering is voor veel mensen spannend. Dat wat we hebben, is het weten ‘wat’ het is en wat de risico’s er van zijn. We kunnen een goede inschatting maken.

Om de effectiviteit van een verandering te vergroten is kwaliteit (K) en acceptatie (A) nodig. Onderstaande de formule:

Acceptatie is de sleutel bij effectieve verandering. Dat betekent dat je naast het zoeken naar een inhoudelijke oplossing ook aan de acceptatie van de oplossing moet werken. Hier besteden we binnen de training en de methodiek veel aandacht aan, door samen met de mensen uit het proces te verbeteren en te zoeken naar een gedragen oplossing.

Voorbeeld: Als de kwaliteit 10 is en de acceptatie is 0; 10 x 0 = 0; de effectiviteit van de verandering is 0.

Als Green-, Black- en Master Black Belt is het een van belang goed af te wegen samen met de projectteamleden om de juiste balans te vinden tussen Kwaliteit en Acceptatie. Uit ervaring en onderzoek blijkt dat mensen veel al keuzes maken op basis van gevoel. Vandaar de toevoeging van ‘A in het kwadraat’.

Efficiëntie meetbaar maken

Hoe meten we efficiëntie? Efficiëntie van een proces doe je doormiddel van Proces Cycle Efficiency: De waarde toevoegende tijd delen door de totale proces tijd (inclusief wacht tijd, etc.). De waarde toevoegende tijd is de tijd die je aan taken/activiteiten besteed die werkelijk waarde creëren voor de klant. Bijvoorbeeld; het kneden van het deeg, het bakken van het deeg tot een brood. De totale tijd is de tijd van alle taken en activiteiten inclusief de ‘verspillingen’; de niet waarde toevoegende activiteiten voor de klant. Ook wel Non Value en Business Non Value genaamd. Bijvoorbeeld: Transporteren van ingrediënten, wachten van voorraad tussen processtappen, etc.

Conclusie

Om een proces met een hogere efficiëntie te creëren om meer klantwaarde en flow te genereren, zullen we verspillingen in het proces moeten identificeren, grondoorzaken vinden en oplossingen voor deze grondoorzaken bedenken. Om deze oplossingen effectief te implementeren is naast goede kwaliteit de acceptatie voor deze verandering net zo, dan wel nog belangrijker; E = K x A².

Onze Green Belt en Green to Black Belt opleiding geven je de filosofie, principes, methode en tools om op een gedegen en effectieve manier de efficiëntie voor jou, de organisatie en de klant te vergroten.