Wat is Kanban?

Visualiseer het werkproces

Kanban is een visueel systeem voor het beheren van werk terwijl het door een proces gaat. De Kanban methode visualiseert zowel het proces (de workflow) als het daadwerkelijke werk dat dat proces doorloopt. Het doel van Kanban is om potentiële knelpunten in het proces te identificeren en op te lossen, zodat het werk er op een kostenefficiënte manier door kan stromen met een optimale snelheid of doorvoer.

Wat is Kanban?

Zelfs als je nog nooit een Lean training hebt gevolgd, bestaat er een redelijke kans dat je Kanban gebruikt. Kanban (van het Japanse kan ‘visueel’ en ban ‘kaart of bord’) is een manier om op de meest logische wijze een signaal af te geven als er iets moet gebeuren.

Ontstaan van Kanban

Taiichi Ohno Toyota automotive in JapanKanban is, zoals zoveel Lean tools, bedacht aan de lopende band bij Toyota. Het eerste Kanban-systeem werd ontwikkeld door Taiichi Ohno (industrieel ingenieur en zakenman) voor Toyota automotive in Japan. Midden jaren 50 van de vorige eeuw werden daar kratten met onderdelen aangeleverd aan de medewerkers in het proces om auto’s in elkaar te zetten. Wegens tekorten (aan bijna alles, zo net na de Tweede Wereldoorlog) was de noodzaak hoog om de voorraden in het productieproces laag te houden. De kratten werden daarom gevuld met weinig onderdelen, maar wel van verschillende leveranciers.

Om die leveranciers en de eigen organisatie niet te belasten met onnodig ingewikkelde bestelprocessen, werd het Kanban-kaartje bedacht. Op dit kaartje, dat aan de buitenkant van de krat werd bevestigd, stond precies hoeveel van welke onderdelen iedere leverancier in de krat moet doen. De kratten bevatten daarmee niet alleen de exacte hoeveelheid onderdelen, maar ook precies in de juiste mix. Door deze methode kon de medewerker in het productieproces ook zien hoelang het duurde om de krat te gebruiken, te laten vullen en weer terug te krijgen. Belangrijke managementinformatie over omloopsnelheid en daarmee van invloed op de inzet van het werkkapitaal waar, je raadt het al, ook een tekort aan was.

Toyota Factory Kanban

Wat is de Kanban Methode?

Kanban word in verschillende vormen gebruikt. Een vorm van Kanban is het Two-bin systeem, ook wel het ‘tweebakkensysteem’ genoemd. In de eerste bak ligt de werkvoorraad die gebruikt wordt voor de productie. In de tweede bak ligt een reservevoorraad. Zodra de eerste bak leeg is, wordt de Kanban uit de bak gehaald en als signaal voor het bevoorraden gebruikt. De tweede bak schuift nu naar voren. Als de bevoorrading heeft plaatsgevonden, is het systeem weer in balans. Zodra de tweede bak leeg is, begint de bevoorrading opnieuw met behulp van de kanbankaart die steeds in de bak zit.

Het Two-bin Kanban systeem

Hoewel Kanban werd geïntroduceerd door Taiichi Ohno in de productie industrie, is het David J. Anderson die het concept als eerste in 2004 toepaste op IT, softwareontwikkeling en kenniswerk. David bouwde voort op het werk van Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker en anderen om de Kanban-methode te definiëren, met concepten zoals pull-systemen, wachtrijtheorie en flow. Zijn eerste boek over Kanban – “Kanban: Successfully Evolutionary Change for your Technology Business”, gepubliceerd in 2010, is de meest uitgebreide definitie van de Kanban-methode.
Kanban is verder ontwikkeld en wordt nu, ook in digitale vorm, gebruikt om signalen af te geven (bijvoorbeeld in Trello).

Hoe werkt het Kanban bord?

De eerste stap bij de introductie van Kanban is het visualiseren van de workflow. Dit gebeurt in de vorm van een Kanban-bord dat bestaat uit een eenvoudig whiteboard en plaknotities (post its) of kaarten. Elke kaart op het bord vertegenwoordigt een taak.
Kanban Bord
In een klassiek Kanban-bordmodel zijn er drie kolommen, zoals weergegeven in de bovenstaande afbeelding:
“To Do”: deze kolom bevat de taken die nog niet zijn gestart. (ook bekend als “achterstand”)
“Doing”: bestaat uit de taken die worden uitgevoerd.
“Done”: bestaat uit de taken die zijn voltooid.

Alleen al deze eenvoudige visualisatie leidt tot veel transparantie over de verdeling van het werk en eventuele bestaande knelpunten. Natuurlijk kunnen Kanban-borden uitgebreide workflows weergeven, afhankelijk van de complexiteit van de workflow en de noodzaak om specifieke delen van de workflow te visualiseren en te onderzoeken om knelpunten te identificeren om ze te verwijderen.

Flow in de Kanban methode

Het concept van FLOW

De kern van de methode is het concept van “Flow”. Dit betekent dat de kaarten zo gelijk mogelijk door het systeem moeten vloeien, zonder lange wachttijden of blokkades. Alles wat de stroom belemmert, moet kritisch worden onderzocht. Kanban heeft verschillende technieken, metrieken en modellen, en als deze consequent worden toegepast, kan dit leiden tot een cultuur van voortdurende verbetering (kaizen).

Het concept van Flow is van cruciaal belang en door Flow-statistieken te meten en te verbeteren, kun je de snelheid van jouw leveringsprocessen drastisch verbeteren, terwijl je de cyclustijd verkort en de kwaliteit van jouw producten of services verbetert door snellere feedback van de klant te krijgen – intern of extern. Deze worden uitgebreid behandeld in het boek getiteld “Actionable Agile” van Dan Vacanti.

Kanban, Agile en Lean

Kanban is een concept gerelateerd aan Lean en just-in-time (JIT) productie, waarbij het wordt gebruikt als een planningssysteem dat je vertelt wat je moet produceren, wanneer je het moet produceren en hoeveel je moet produceren.

Het mooie van Kanban is dat het op elk proces of elke methode kan worden toegepast. Of je nu al Agile-methoden gebruikt, zoals Scrum, XP en andere, of meer traditionele methoden – waterval, iteratief, enz. – je kunt daarbovenop Kanban toepassen om geleidelijk aan processen te verbeteren, de cyclustijd te verminderen en flow te verbeteren. In het proces bevind je je op het pad naar continue levering van functies, producten of diensten.

Al met al maakt Kanban alle principes van het Agile Manifesto mogelijk en helpt producten en diensten te leveren die jouw markt daadwerkelijk nodig heeft. Of je nu Scrum en andere Agile-technieken of -methoden gebruikt, Kanban helpt om processen te verbeteren voor betere prestaties van teams en organisaties.