Een kata verwijst meestal naar de basisbewegingen in Japanse vechtsporten, maar kan ook een basisvorm, routine of gedragspatroon betekenen. De letterlijke vertaling uit het Japans is ‘manier van dingen doen’.
Herkenbare gedragspatronen en duidelijke verwachtingen maken het makkelijk om afwijkingen (problemen) te zien. Daarmee vormen ze de basis voor verbetering: het stellen en bereiken van hogere normen.
Kata is onder te verdelen in de verbeter-Kata en de coaching-Kata. Samen maken deze twee routines continue verbetering mogelijk.
Waarom Kata?
Lean is bij veel organisaties maar beperkt succesvol geweest, zeker als we ze vergelijken met de grondlegger van Lean Management, autoproducent Toyota. Dat is op zich niet vreemd.
Veel organisaties kopiëren de tools en technieken van Toyota, of de manier waarop Toyota ze invoerde. Daarmee nemen ze de uitkomst over, maar niet de weg ernaartoe. En juist die weg maakt het verschil.
Bij Toyota is continu verbeteren een gewoonte geworden: een routine en een vast onderdeel van de cultuur. Voor hen is het als ademhalen. Niemand denkt erover na, maar iedereen doet het.
Lange tijd was het een raadsel hoe Toyota dat voor elkaar kreeg, totdat in 2009 het boek Toyota Kata van Mike Rother verscheen.
Wat is Kata?
Rother beschrijft in zijn boek twee kata’s, of routines, die continu verbeteren mogelijk maken: de verbeter-Kata om processen continu te verbeteren, en de coaching-Kata om dat verbeteren aan te leren.
De verbeter-Kata
De verbeter-Kata is een systematische routine om verbeteren te verankeren in de cultuur. Het is een vaardigheid, een manier van denken en doen, die je aanleert door elke dag een beetje te oefenen. In onze Green Belt training komt de verbeter-Kata aan bod.
De verbeter-Kata bestaat uit vier stappen:
- Begrijp de richting: wat is de uitdaging op de lange termijn?
- Begrijp de huidige toestand: hoe werkt het proces nu echt?
- Bepaal de volgende doeltoestand: welke haalbare stap zet je richting de uitdaging, en wanneer wil je daar zijn?
- Experimenteer richting de doeltoestand: ga in kleine PDCA-stappen op weg en pak de obstakels één voor één aan.
De coaching-Kata
De coaching-Kata is de routine waarmee een coach de verbeter-Kata aanleert aan een leerling, bijvoorbeeld een leidinggevende aan een medewerker. De coachingscycli zijn een routine voor dagelijks management. In de Black Belt training oefenen we veelvuldig met de coaching-Kata.
De coaching-Kata bestaat uit vijf vragen:
- Wat probeer je voor elkaar te krijgen?
- Waar ben je nu?
- Wat staat je nu in de weg? Welke obstakels belemmeren je?
- Wat is je volgende stap?
- Wanneer kunnen we zien wat we hebben geleerd van de laatste stap?
Door de coaching-Kata steeds weer te oefenen, wordt verbeteren echt een routine: een gewoonte en een onderdeel van het gewone werk.
Het belangrijkste verschil: de verbeter-Kata richt zich op het proces dat je wilt verbeteren, de coaching-Kata op het leren van de persoon die verbetert. De coach coacht de leerling, niet het proces (coach-the-coach-principe).
Wat is de link met Lean Six Sigma en de DMAIC-cyclus?
In een typisch Lean Six Sigma-traject doorlopen we de DMAIC-cyclus. Tijdens zo’n traject gebeurt er van alles, niet alleen ‘boven water’ maar juist ook ‘onder water’: de zachte, veranderkundige kant.
De stappen van de verbeter-Kata zijn goed te koppelen aan de fases van DMAIC.
- Define: begrijp de richting. De Define-fase begint met een globale probleemstelling. Die wordt verhelderd door de klantvraag te onderzoeken en daaruit de Voice of the Customer of Voice of the Business (VOC/VOB) te halen. De koppeling aan de visie van de organisatie helpt om de juiste projecten te kiezen. De overkoepelende vraag: wat is de richting waarin we verbeteren?
- Measure en Analyse: begrijp de huidige toestand. In de Measure-fase meet je het huidige probleem, in de Analyse-fase komen de oorzaken boven water. Die worden vaak vastgelegd in een Value Stream Map (VSM) van de huidige situatie. De overkoepelende vraag: wat is de huidige situatie?
- Analyse en Improve: bepaal de volgende doeltoestand. Op basis van de oorzaken leg je de toekomstige situatie vast in een Future State en maak je er een implementatieplan voor. De overkoepelende vraag: wat is de toekomstige situatie?
- Improve en Control: experimenteer richting de doeltoestand. In de Improve-fase voer je de verbeteringen door, in de Control-fase borg je ze en kijk je hoe je de volgende stap zet. De overkoepelende vraag: hoe komen we bij de toekomstige situatie?