Kata Lean Management

Effectief verbeteren en coachen

Kata Lean Management

Een kata verwijst meestal naar fundamentele bewegingen in Japanse vechtsporten, maar kan verwijzen naar elke basisvorm, routine of gedragspatroon. Herkenbare gedragspatronen en duidelijke verwachtingen maken het gemakkelijk om afwijkingen (problemen) te herkennen en dienen ook als basis voor verbetering, het stellen en bereiken van hogere normen. De letterlijke vertaling vanuit het Japans is ‘manier van dingen doen’. Kata is onder te verdelen in de verbeter-Kata en de Coaching-Kata. Deze twee routines maken het mogelijk continue verbeteringen door te voeren.

Waarom Kata?

Toyot Kata cover. Hoe je van verbeteren routine maaktLean is bij vele organisaties beperkt succesvol geweest. Zeker als we deze organisaties vergelijken met de grondlegger van Lean Management, autoproducent Toyota. Dit is op zich niet vreemd. Veel organisaties kopiëren de tools en de technieken van Toyota of de wijze van implementeren. Hiermee wordt de uitkomst overgenomen maar niet de reis hiernaar toe. En juist die reis is dat gene wat Lean Six Sigma uniek maakt. In de Toyota organisatie is continu verbeteren een gewoonte geworden, een routine. Het is een belangrijk onderdeel geworden van hun cultuur. Voor hen is het als leren ademhalen. Niemand denkt na over hoe wij ademhalen, maar we doen het wel. Dit is vergelijkbaar met de gewoontes bij Toyota. Het is lange tijd een mysterie geweest hoe Toyota dit heeft gerealiseerd totdat het boek ‘De Toyota Kata’ van Mike Rother verscheen.

Wat is het Kata?

Rother beschreef in zijn boek een tweetal Kata’s of routines die continu verbeteren mogelijk maken. De verbeter Kata om processen continu te verbeteren en de coaching Kata om te leren verbeteren.

De Verbeter Kata in Lean Six Sigma

De verbeter Kata (onderdeel van de Green Belt training)
De verbeter Kata is een systematische routine om verbeteren te verankeren in de cultuur. Het is een vaardigheid, een manier van denken en doen, welke wordt aangeleerd door elke dag een beetje te oefenen. De Verbeter Kata bestaat uit 4 stappen:

  1. Begrijp de richting
  2. Begrijp de huidige toestand
  3. Bepaal de volgende doeltoestand
  4. Verbeter richting de toekomstige toestand

De Toyota Verbeter Kata

De coaching Kata (onderdeel Black Belt training)
De coaching Kata is een techniek die gebruikt wordt om de verbeter Kata te onderwijzen. De coaching cycli zijn een routine voor dagelijks management. De coaching Kata bestaat uit 5 vragen:

  1. Wat probeer je voor elkaar te krijgen?
  2. Waar ben je nu?
  3. Wat staat je nu in de weg/welke obstakels belemmeren je?
  4. Wat is je volgende stap?
  5. Wanneer kunnen we zien wat we hebben geleerd van het nemen van de laatste stap?

Tijdens de training oefenen we veelvuldig met de Coaching Kata om verbeteren écht tot een routine te maken zodat het een gewoonte wordt en onderdeel van het gewone werk. Belangrijkste onderscheid is dat de Verbeter Kata zich richt op het proces dat men wil verbeteren en de Coaching Kata zich richt op de coach van het proces (coach-the-coach principe).

Wat is de link met Lean Six Sigma en de DMAIC-cyclus?

In een typisch Lean Six Sigma traject doorlopen we de DMAIC-cyclus. Tijdens een dergelijk traject gebeuren er van allerlei dingen, niet alleen “boven water” maar juist ook “onder water”. Hiermee bedoelen we de zachte, veranderkundige kant. Per DMAIC-fase onderkennen wij ook de fasering van de Verbeter Kata en hebben deze als volgt aan elkaar gekoppeld.

De Define fase begint met een globale probleem stelling. Deze wordt verhelderd door de klantvraag te onderzoeken en de zogenaamde Voice of the Customer of Voice of the Business (VOC/VOB). Koppeling aan de visie van de organisatie is belangrijk om de juiste projecten te selecteren. De overkoepelende vraag hierbij is: wat is de richting waarop we verbeteren?

De Measure fase meet het huidige probleem. In de Analyse fase komen de oorzaken boven water van het probleem en worden deze vaak gevat in een VSM (Value Stream Map). De overkoepelende vraag hierbij is: wat is de huidige situatie?

Lean Six Sigma en de DMAIC-cyclus uitgebeeld

In de Analyse fase wordt de toekomstige situatie vastgelegd in de Future State en vervolgens wordt hier een implementatieplan voor gemaakt. De overkoepelende vraag hierbij is: wat is de toekomstige situatie?

In de Improve fase wordt de implementatie doorgevoerd. In de Control fase wordt deze geborgd en wordt gekeken hoe de volgende stap makkelijker te maken. De overkoepelende vraag hierbij is: verbeteren naar de toekomstige situatie?