Veelvoorkomende Scrum-valkuilen en hoe de Scrum Master ze voorkomt

1. Scrum Master als leidinggevende

Als Scrum Master ben je geen leidinggevende en/of (project) manager. Het is niet de bedoeling dat je het team aanstuurt of notuleert. Je bent onderdeel van het team. Het is jouw rol om het team te begeleiden. Je ziet dit vaak gebeuren dat de Scrum Master veel aan het woord is tijdens Scrum events, de sprint taken verplaatst voor de teamleden, taken toebedeeld of zelfs notuleert. Ook zien we regelmatig dat werknemers met een leidinggevende rol de mogelijkheid krijgt om zich als Scrum Master te ontwikkelen. Dit zorgt ervoor dat het team kijkt naar de Scrum Master voor antwoorden en aansturing in plaats van zelf organiserend te zijn

Hoe voorkom je dit?

Wees die coach/facilitator voor het team en geef aan dat het team zelf verantwoordelijk is. Het belangrijkste daarbij: stel open vragen. Stel vragen die het team aanmoedigen om zelf met oplossingen te komen en de teamleden beweegt tot actie. Laat daarbij stiltes vallen, doe geen aannames en vraag door.

Vragen voorbeelden:

• “Staat alles waar jullie me bezig zijn op de juiste plek van het bord?”
• “Zijn alle taken die ‘done’ zijn ook werkelijk in ‘done’?”
• “De sprint is over 2 dagen afgelopen ik zie nog meerdere taken in ‘to do’, gaan we dit halen? Wie gaat wat doen?”
• “Wie noteert dit?”

Deze vragen helpen het team om zelf verantwoordelijkheid te nemen en te groeien in zelforganisatie.

2. Altijd aanwezig bij elk Scrum Event

Sommige Scrum Masters voelen zich verplicht om bij elk event aanwezig te zijn als onderdeel van hun rol. Dit is echter niet noodzakelijk. Neem bijvoorbeeld de dagstart; dit is een event voor de ontwikkelaars (developers) en zij zijn verantwoordelijk voor dit event. Wanneer de ontwikkelaars weten hoe ze de dagstart moeten houden, hoef je als Scrum Master hier niet (meer) bij te zijn. In het begin help je door de meeting te faciliteren, al blijft de meeting van de ontwikkelaars. Naarmate de volwassenheid van Scrum binnen jouw organisatie groeit, is het aan de ontwikkelaars om je uit te nodigen wanneer zij tegen iets aanlopen waar jij als Scrum Master bij kunt helpen.

Hoe voorkom je dit?

• Zorg dat de richtlijnen helder zijn voor elk event.
• Begeleid de eerste events, bijvoorbeeld: de ontwikkelaars in het effectief voeren van de dagstart.
• Haak af en toe eens aan om in te checken hoe het gaat.
• Maak afspraken wanneer ze jou betrekken als Scrum Master als ze ergens tegen aan lopen.

3. Alles zelf willen oplossen

Een andere valkuil is dat de Scrum Master alle obstakels zelf probeert op te lossen. Als  Scrum Master is het jou taak om bij obstakes te helpen en te faciliteren. Hierbij is het belangrijk om het team te betrekken bij het vinden van oplossing of het zelf te laten oplossen. Een onderdeel van zelfsturing en de Agile principes is dat fouten maken mag, sta dit ook toe als Scrum Master en probeer het niet te voorkomen.

Hoe te voorkomen?

• Begeleid de discussie over obstakels in plaats van direct oplossingen te bieden.
• Stel coachende vragen zoals: “We hebben X geïdentificeerd, wie weet een manier om dit op te lossen?” Dit stimuleert het team om samen te werken en zelf oplossingen te bedenken.
• Laat het team fouten maken, probeer iets wat je ziet gebeuren niet op te lossen, stel eventueel een vraag. Wordt geen micromanager.

Hierdoor zorg je voor eigen initiatief, acceptatie en het helpt het om een veilige omgeving te creëren.

4. Te weinig aandacht voor retrospectives

Vanuit de theorie is een Retrospective onderdeel van de events na elke sprint. Retrospectives zijn essentieel voor continue verbetering. Toch zien we dat deze soms worden ze te kort gehouden of helemaal overgeslagen. Dit kan leiden tot gemiste kansen voor het team om te leren en te verbeteren.

Hoe te voorkomen?

• Zorg ervoor dat er voldoende tijd gepland is voor Retrospectives en dat deze regelmatig gepland is.
• Creëer een veilige omgeving zodat er open en eerlijk kan worden gereflecteerd.
• Indien de tijd beperkt is zorg dat de teamleden de meeting voorbereiden.
• Gebruik passende retrospective templates en wissel deze af.
• Zorg dat eventuele acties uit de retrospectives worden opgepakt.

Het houden van de retrospectives helpt het team om continu te verbeteren.

5. Scrum Master neemt rol Product Owner over

• We zien dat sommige bedrijven de rol van Scrum Master en Product Owner combineren. Ook zien we veel Scrum Masters die de rol van de Product Owner over pakken. Dit beide kan leiden tot conflicten en inefficiëntie. De Scrum Master hoeft niet 100% de wat te begrijpen dit is aan de Product Owner en de ontwikkelaars. Beide rollen hebben verschillende verantwoordelijkheden en vereisen verschillende vaardigheden.

Hoe te voorkomen?

• Houd de rollen gescheiden, zorg ervoor dat je zowel een Scrum Master als de Product Owner hebt.
• Stel duidelijk af wat de verantwoordelijkheid van elke rol is.
• Gedraag je als procesbegeleider, stel vragen over het proces dus niet de inhoud.

6. Agile waarden en principes worden vergeten

Vanuit de theorie is een Retrospective onderdeel van de events na elke sprint. Retrospectives zijn essentieel voor continue verbetering. Toch zien we dat deze soms worden ze te kort gehouden of helemaal overgeslagen. Dit kan leiden tot gemiste kansen voor het team om te leren en te verbeteren.

Hoe te voorkomen?

• Zorg ervoor dat er voldoende tijd gepland is voor Retrospectives en dat deze regelmatig gepland is.
• Creëer een veilige omgeving zodat er open en eerlijk kan worden gereflecteerd.
• Indien de tijd beperkt is zorg dat de teamleden de meeting voorbereiden.
• Gebruik passende retrospective templates en wissel deze af.
• Zorg dat eventuele acties uit de retrospectives worden opgepakt.

Het houden van de retrospectives helpt het team om continu te verbeteren.

Conclusie

Scrum valt of staat met de juiste begeleiding. De Scrum Master is degene die  begeleid struikelblokken omzet in sprintsucces. Tijdens onze training gaan wij dieper in op de materie en bieden wij je handvaten om als Scrum Master aan de slag te gaan/je verder te professionaliseren.