Lean Verbeterproject

Wat is het globale probleem?

Voordat je begint met een Lean verbeterproject, moet je eerst vaststellen wat het globale probleem is. Dit is de kern van je verbeterproject: wat is het probleem dat opgelost moet worden? Het globale probleem kan uiteenlopen, van inefficiënties in de productie tot slechte klanttevredenheid of verspilling van middelen.

Enkele voorbeelden van globale problemen kunnen zijn:

• Verlies van productiviteit: Dit kan worden veroorzaakt door inefficiënte processen, lange wachttijden of onnodige stappen in de productieketen.
• Kwaliteitsproblemen: Als producten niet voldoen aan de klantverwachtingen of als er vaak klachten zijn, kan er sprake zijn van een kwaliteitsprobleem.
• Hoge kosten door verspilling: Bedrijven kunnen te maken krijgen met overmatige voorraden, overproductie, of onbenutte tijd en middelen.
• Vertragingen in leveringen: Klanten ontvangen hun producten of diensten niet op tijd, wat kan leiden tot ontevreden klanten.

Het is belangrijk om het probleem duidelijk te definiëren, zodat je later in het project kunt vaststellen of je verbeteringen daadwerkelijk het gewenste effect hebben. Om dit probleem goed in kaart te brengen, kun je bijvoorbeeld data verzamelen over doorlooptijden, klanttevredenheid of productie-efficiëntie. Dit helpt je te begrijpen waar de inefficiënties of knelpunten zitten en waar je het meeste voordeel kunt behalen.

Wie is de klant?

De volgende stap in een Lean verbeterproject is het bepalen wie de klant is. De klant is degene die waarde ontvangt van het proces. Dit kan een externe klant zijn, zoals de eindgebruiker van een product of dienst, maar het kan ook een interne klant zijn, zoals een andere afdeling binnen de organisatie die afhankelijk is van jouw werk.

In Lean denken we altijd vanuit de klant, omdat zij bepalen wat waarde betekent. Het is van cruciaal belang om te begrijpen wie de klant is, omdat dit de richting bepaalt van je verbeterproject. Door in de schoenen van de klant te staan, kun je je processen beter afstemmen op hun behoeften en verwachtingen.

Je moet niet alleen weten wie de klant is, maar ook wat hun specifieke behoeften en eisen zijn. Dit kan bijvoorbeeld gaan om levertijd, prijs, kwaliteit of flexibiliteit. Door goed te begrijpen wie de klant is en wat ze willen, kun je gerichte verbeteringen doorvoeren die daadwerkelijk bijdragen aan klanttevredenheid.

Wat wil de klant precies?

Nu je weet wie de klant is, is het belangrijk om te begrijpen wat de klant precies wil. Dit gaat verder dan alleen het leveren van een product of dienst, het draait om het voldoen aan specifieke klantbehoeften en het leveren van waarde.

De klant kan bijvoorbeeld waarde hechten aan:

• Kwaliteit: De klant wil een product of dienst van hoge kwaliteit.
• Snelheid: De klant wil het product of de dienst snel ontvangen.
• Kosten: De klant verwacht een concurrerende prijs voor de geleverde producten of diensten.
• Flexibiliteit: De klant wil dat het product of de dienst aanpasbaar is aan zijn specifieke behoeften.

Het is belangrijk om deze klantwensen goed te begrijpen, zodat je je processen kunt aanpassen om aan deze verwachtingen te voldoen. Het verzamelen van klantfeedback, het uitvoeren van enquêtes of het analyseren van klachten kan hierbij helpen. Dit inzicht stelt je in staat om de waarde die je levert daadwerkelijk te optimaliseren.

Wat is de CTQ die we op basis van de klantwens kunnen maken?

De term CTQ staat voor “Critical to Quality” en verwijst naar de specifieke aspecten van een product of proces die cruciaal zijn voor het voldoen aan de klantbehoeften. De CTQ’s zijn de kenmerken van het proces die, wanneer goed beheerd, ervoor zorgen dat je klantwensen vervult.

Om een CTQ te definiëren, moet je teruggaan naar de klantwensen die je hebt geïdentificeerd. Bijvoorbeeld:

• Als de klant behoefte heeft aan snelheid, kan de CTQ “doorlooptijd” zijn.
• Als de klant waarde hecht aan kwaliteit, kan de CTQ “productkwaliteit” of “aantal defecten” zijn.
• Als de klant het belangrijk vindt om kosten te besparen, kan de CTQ “productiekosten” of “kosten per eenheid” zijn.

De CTQ’s vormen de meetbare parameters die je kunt gebruiken om het succes van het verbeterproject te beoordelen. Ze zijn de basis voor het meten van de verbeteringen in je proces.

Welke CTQ kies je?

Nu je een lijst van mogelijke CTQ’s hebt, is het tijd om te bepalen welke het belangrijkste is voor het succes van je Lean verbeterproject. Dit doe je door te evalueren welke klantwens het meest urgent is en welke CTQ het grootste effect zal hebben op zowel klanttevredenheid als bedrijfsresultaten.

In veel gevallen kun je prioriteit geven aan de CTQ die direct verband houdt met de grootste pijnpunten in je organisatie. Dit kan bijvoorbeeld de doorlooptijd zijn als klanten vaak klagen over late leveringen, of de productkwaliteit als klanten ontevreden zijn over defecten of afwijkingen in het product.

Door te focussen op de belangrijkste CTQ kun je ervoor zorgen dat je Lean verbeterproject daadwerkelijk de impact heeft die nodig is.

Hoe ziet het proces er op hoofdlijnen uit? (SIPOC)

Voordat je begint met het verbeteren van een proces, is het belangrijk om het proces op hoofdlijnen in kaart te brengen. Een veelgebruikte methode hiervoor is het maken van een SIPOC-diagram (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers). Dit diagram helpt je het proces te begrijpen door het visueel weer te geven en te analyseren.

• Suppliers: Wie levert de benodigde middelen (materiaal, informatie, mensen) voor het proces?
• Inputs: Wat zijn de inputs die het proces nodig heeft om te starten?
• Process: Wat zijn de hoofdfasen van het proces?
• Outputs: Wat zijn de resultaten van het proces?
• Customers: Wie ontvangt de output van het proces en wat zijn hun vereisten?

Door het proces op deze manier in kaart te brengen, kun je zien waar verbeteringen nodig zijn en welke stappen verspillend zijn. Dit is een cruciale stap in het Lean verbeterproject.

Wie zitten er in het verbeterteam?

Een Lean verbeterproject vereist een team van mensen met verschillende vaardigheden en perspectieven. Het is belangrijk om een team samen te stellen dat beschikt over de nodige kennis van het proces, maar ook een open geest heeft om veranderingen door te voeren.

Een Lean verbeterteam bestaat vaak uit de volgende rollen:

• Projectleider: Deze persoon is verantwoordelijk voor de coördinatie van het project en het aansteken van de motivatie binnen het team.
• Procesexperts: Medewerkers die bekend zijn met het proces en de dagelijkse gang van zaken. Zij bieden waardevolle inzichten in de knelpunten en mogelijke verbeteringen.
• Leidinggevenden: Zij moeten zorgen voor de benodigde middelen en ondersteuning voor het project en zorgen ervoor dat het project prioriteit heeft.
• Data-analyisten: Ze verzamelen en analyseren de benodigde data om de prestaties van het proces te meten.
• Klantvertegenwoordigers: Zij zorgen ervoor dat de klantbehoeften goed worden begrepen en in het verbeterproces worden meegenomen.

Het team moet goed kunnen samenwerken, communiceren en zich gezamenlijk inzetten voor het verbeteren van het proces.

Wat is de doelstelling op basis van de CTQ?

De doelstelling van het Lean verbeterproject wordt vaak geformuleerd op basis van de gekozen CTQ. Bijvoorbeeld, als de gekozen CTQ de doorlooptijd is, kan de doelstelling zijn om de doorlooptijd met 20% te verminderen in de komende zes maanden. Het is belangrijk dat de doelstelling SMART is (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden), zodat het team gericht aan de verbetering kan werken.

Hoe ziet de businesscase eruit?

De businesscase is een belangrijk onderdeel van het Lean verbeterproject. Hierin leg je uit waarom het project belangrijk is voor het bedrijf, welke voordelen het oplevert en hoe het zich verhoudt tot de bedrijfsdoelen. De businesscase bevat vaak:

• De kostenbesparing die verwacht wordt door het elimineren van verspilling.
• De verhoogde klanttevredenheid door betere kwaliteit of snellere levering.
• De toegenomen productiviteit door procesverbeteringen.

Het is belangrijk om de voordelen te kwantificeren, zodat je de waarde van het project kunt aantonen.

Wat is de planning?

Een duidelijke planning is essentieel voor een Lean verbeterproject. De planning omvat de belangrijkste mijlpalen en de tijdslijnen voor het behalen van de doelstellingen. Dit kan bijvoorbeeld het in kaart brengen van het proces, het identificeren van verbeterpunten, het testen van verbeteringen en de implementatie zijn.

Zijn we klaar voor de tollgate meeting?

De tollgate meeting is een moment waarop het verbeterteam controleert of ze klaar zijn om naar de volgende fase van het project over te gaan. Dit gebeurt meestal na de analysefase, wanneer het team heeft vastgesteld dat de basis voor verbetering is gelegd. Tijdens de meeting wordt gecontroleerd of de doelstellingen duidelijk zijn, of de businesscase is goedgekeurd en of er voldoende data is verzameld om de verbeteringen door te voeren.

Door deze vragen goed te beantwoorden en het project gestructureerd aan te pakken, vergroot je de kans op een succesvol Lean verbeterproject dat waarde toevoegt voor zowel de klant als het bedrijf.