De 5 basisprincipes van Lean Management

Wat is Lean Management?

Lean Management (verwant aan de Lean filosofie) richt zich op het managen van procesverbeteringen. Het wordt tegenwoordig veel gebruikt in combinatie met Six Sigma.

In plaats van te proberen de totale controle over de werkprocessen te behouden, moedigt Lean Management gedeelde verantwoordelijkheid en gedeeld leiderschap aan.

Daarom zijn de twee belangrijkste pijlers van de Lean Management:

• Respect voor mensen
• Continu verbeteren

Op dit moment is Lean Management een concept dat op grote schaal wordt toegepast in verschillende industrieën. Het is afgeleid van het Toyota Productie Systeem (TPS), dat ongeveer zeventig jaar geleden werd bedacht. Lean Management gaat uit van vijf basisprincipes. Deze principes helpen processen slim in te richten, dienen als leidraad voor continu verbeteren en ondersteunen in het elimineren van verspillingen.

De 5 basisprincipes van Lean Management zijn:

1. Wie is de klant van het proces en wat wil de klant?

Dit is het allerbelangrijkste basisprincipe van Lean Management. Wie is/zijn de klant(en) en wat is de toegevoegde waarde voor de klant?

Een voorbeeld van toegevoegde waarde voor de klant binnen Lean Management, kunnen we ontdekken als we het proces van het onderhouden van de auto onder de loep nemen: waarom doet de klant dit en wat is de toegevoegde waarde? Uiteindelijk wil de klant in een auto rijden die goed onderhouden is, zodat hij of zij niet langs de kant van de weg komt te staan. En omdat hij/zij een APK-gekeurde auto nodig heeft.

Voordat we het proces van het onderhouden van de auto in kaart brengen en doorlopen, is het heel belangrijk scherp te hebben of er wel of geen toegevoegde waarde geleverd wordt? Wat vindt de klant precies belangrijk ten aanzien van de dienstverlening of het product?

2. Breng het proces goed in kaart

Door het bestaande proces goed in kaart te brengen, wordt duidelijk in welke stappen waarde wordt toegevoegd.

Ook worden verspillingen in het proces – als wachttijden, extra stappen die niet nodig zijn, et cetera – zichtbaar. Mensen denken vaak over hun eigen processen dat het allemaal prima loopt, maar wanneer je het proces goed in kaart brengt, zie je de verspillingen.

Een goede en binnen Lean Management veel gebruikte manier om het proces in kaart te brengen, is het maken van een zogenaamde waardestroomanalyse, waarbij vaak een stuk bruin papier en post-its gebruikt worden.

Bij het onderhouden van een auto zie je zo bijvoorbeeld dat je eerst een afspraak moet maken, dan naar de garage rijdt, vervolgens moet wachten of een leenauto krijgt, dan de auto ophaalt, de rekening betaalt en wegrijdt. De garage heeft ook een proces, dit kun je ook in kaart brengen.

3. Hoe kun je de flow in het proces brengen?

Bij Lean Management streven we naar flow door zoveel mogelijk verspillingen uit het proces te halen. Voorbeelden van verspillingen zijn defecten en wachttijden. Op die manier houd je alleen of vooral de stappen over die toegevoegde waarde leveren voor de klant.

Het is onmogelijk om alle verspillingen in één keer uit het proces te halen. Vaak doe je dit stap voor stap, waarbij je streeft naar een proces zonder verspillingen. Als je dit doet, zorg dan in eerste instantie dat je niet belemmerd wordt door wat onmogelijk lijkt.

Bij het onderhouden van de auto zou het perfect zijn als je helemaal niets hoeft te doen om een goed onderhouden auto te kunnen rijden. Dus voor de garage kan het een idee zijn je auto op te halen en weer terug te brengen. Lexus doet dit bijvoorbeeld.

4. Goed nadenken over wanneer je nou wat doet, de zogenaamde pull

Een alternatief voor flow is pull. Bij Lean Management geven we dan antwoord op de vraag: hoe kun je het proces dusdanig inrichten, dat het start wanneer de klant om een product en dienst vraagt en precies op tijd – wanneer de klant het product of de dienst hebben wil – levert. Het helpt hierbij om een proces te hebben met weinig verspillingen, zodat je snel kunt leveren.

Pull in productie betekent produceren op klantvraag. Pull in dienstverlening betekent de klantvraag gebruiken om de dienst door het proces te trekken.