Lean Management is een manier van leidinggeven en organiseren die draait om waarde voor de klant, het wegnemen van verspilling en continu verbeteren, samen met de mensen die het werk doen. Het steunt op vijf basisprincipes: waarde, waardestroom, flow, pull en perfectie.
Wat is Lean Management?
Lean Management komt voort uit de Lean-filosofie en richt zich op het managen van procesverbeteringen. Het wordt tegenwoordig veel gecombineerd met Six Sigma.
In plaats van te proberen alles zelf te controleren, moedigt Lean Management gedeelde verantwoordelijkheid en gedeeld leiderschap aan. De twee belangrijkste pijlers zijn daarom:
- Respect voor mensen: medewerkers en hun inzet zijn het belangrijkste wat een organisatie heeft. Zonder hen ontstaat er geen product, wordt er geen dienst geleverd en krijgt de klant geen waarde.
- Continu verbeteren: elke dag een beetje beter, in kleine stappen.
Het Lean-huis
Hoe dat in elkaar zit, wordt vaak getekend als een huis.
- Het dak is het doel: voldoen aan de vraag van de klant, met de hoogste kwaliteit, tegen de laagste kosten en met de kortste doorlooptijd.
- Twee pilaren dragen dat dak. De eerste is just-in-time: het werk stroomt door (flow) en je maakt alleen wat de klant vraagt, wanneer hij het vraagt (pull). De tweede is ingebouwde kwaliteit: fouten worden direct zichtbaar en het proces stopt, zodat er geen fout doorschuift naar de volgende stap.
- In het midden staan de mensen. Zij bouwen het huis van binnenuit, met respect voor elkaar en door continu te verbeteren.
- Het fundament bestaat uit stabiele, gestandaardiseerde processen die iedereen begrijpt en die een voorspelbaar resultaat geven, en uit operationeel management: steeds kijken of de werkelijke output overeenkomt met wat gevraagd en verwacht werd.
Binnen dit hele huis staat de mens centraal. Dat merk je vooral bij problemen. De vraag is dan niet “Wie heeft gefaald?” maar “Wat is er in het proces mis, zodat deze fout gemaakt kon worden?” Zo begin je te zoeken naar de oorzaak in plaats van naar een schuldige. Dat is een wezenlijk andere manier van kijken dan in veel organisaties gebruikelijk is.
Waar komt Lean Management vandaan?
Lean Management is afgeleid van het Toyota Productie Systeem (TPS), dat medewerkers van Toyota vanaf de jaren vijftig ontwikkelden, zonder het toen Lean te noemen. James Womack en Daniel Jones vatten de werkwijze in 1996 in hun boek Lean Thinking samen in vijf basisprincipes. Inmiddels wordt Lean op grote schaal gebruikt, in de industrie en ook in de zorg, bij de overheid en in de dienstverlening.
De vijf principes helpen om processen slim in te richten, verspilling weg te nemen en continu te blijven verbeteren. Hieronder lopen we ze een voor een door, met het onderhoud van een auto bij de garage als voorbeeld.
De 5 basisprincipes van Lean Management
1. Waarde: wie is de klant en wat wil die?
Wie is de klant van het proces, en wat is voor die klant waarde? Dat lijkt een eenvoudige vraag, maar in de praktijk is het antwoord vaak lastig. De klant hoeft namelijk niet altijd een betalende klant te zijn. Het kan ook een interne klant zijn die op jouw werk wacht, of een nieuwe medewerker als klant van het onboardingproces.
Neem het onderhoud van een auto. Waarom laat de klant dat doen? Hij wil rijden in een goed onderhouden auto, zodat hij niet langs de kant van de weg komt te staan, en hij heeft een APK-goedgekeurde auto nodig. Voordat je het proces in kaart brengt, moet scherp zijn wat de klant precies belangrijk vindt. Alles wat daar niet aan bijdraagt, is geen waarde.
2. Waardestroom: breng het proces in kaart
Door het bestaande proces in kaart te brengen zoals het echt verloopt, zie je welke stappen waarde toevoegen en welke niet. Ook verspillingen zoals wachttijd, overbodige stappen en herstelwerk worden zichtbaar. Mensen denken vaak dat hun eigen proces prima loopt, tot ze het op papier zien.
Binnen Lean gebruik je hiervoor vaak een value stream map, met een vel bruin papier en post-its. Bij elke stap stel je de vragen: voegt deze stap waarde toe? Is hij noodzakelijk? Hoe lang duurt hij, en hoe vaak gaat het hier mis?
Bij het onderhoud van de auto zie je dan bijvoorbeeld: een afspraak maken, naar de garage rijden, wachten op een leenauto, de auto ophalen, de rekening betalen en wegrijden. Een groot deel daarvan is wachten. Ook de garage zelf heeft een proces dat je zo in kaart kunt brengen.
3. Flow: laat het werk doorstromen
Flow betekent dat het product of de dienst niet stilligt, maar zonder onderbreking van stap naar stap gaat tot het klaar is. Dat bereik je door zo veel mogelijk verspilling weg te nemen, zoals fouten en wachttijd. Dan blijven vooral de stappen over die waarde toevoegen en waarvoor de klant wil betalen.
Alle verspilling in één keer weghalen lukt niet. Je doet het stap voor stap. Laat je daarbij niet afremmen door wat in eerste instantie onmogelijk lijkt. Bij de garage betekent flow bijvoorbeeld dat de onderdelen al klaarliggen als de auto binnenkomt, zodat de monteur meteen kan beginnen.
4. Pull: start het werk op vraag van de klant
Bij pull begint het proces pas als de klant om een product of dienst vraagt, en levert het precies op het moment dat de klant het wil hebben. Je maakt dus niet op voorraad in de hoop dat iemand het afneemt. Waar het werk niet in één doorgaande stroom kan lopen, zorgt pull ervoor dat er niet meer wordt gemaakt dan nodig is, bijvoorbeeld met een kanban-systeem.
Pull in productie betekent produceren op klantvraag. Pull in dienstverlening betekent dat de vraag van de klant de dienst door het proces trekt. Een proces met weinig verspilling helpt, want dan kun je snel leveren. De garage vult bijvoorbeeld onderdelen aan op basis van wat werkelijk is verbruikt, in plaats van grote voorraden aan te houden.
5. Perfectie: blijf verbeteren
Het vijfde principe had ook het eerste kunnen zijn. Het betekent dat je continu blijft kijken hoe het beter kan, en welke verbeterstap de volgende is. Daarna begin je weer bij het eerste principe.
Een dag- of weekstart helpt daarbij, in Agile-termen een daily standup. Daarin bespreek je samen wat er speelt, wie wat doet en waar nog verbetering mogelijk is. Voor de garage zou het ideaal zijn als de klant helemaal niets meer hoeft te doen: de auto wordt opgehaald, onderhouden en teruggebracht.
De focus van Lean ligt op processen en het verbeteren ervan, binnen een cultuur die verbeteren nastreeft. Daarbij hoort ook een duidelijke visie: waar wil je als organisatie naartoe, en hoe kom je daar?
Wat levert Lean Management op?
De opbrengsten zijn divers, maar laten zich samenvatten als: tevredener klanten en tevredener medewerkers. Klanten krijgen sneller antwoord op hun vraag, of betere kwaliteit voor dezelfde prijs. Dat geeft minder klachten, en medewerkers krijgen meer erkenning voor hun werk.
Wanneer zet je Lean Management in?
Lean Management is breed inzetbaar. De tools zijn geschikt voor een snelle verbetering van een paar dagen en voor een langer project, waarin je dieper ingaat op de prestaties van een proces en de grondoorzaken van problemen.
Green Belts en Black Belts leren welk instrument op welk moment waarde toevoegt, en helpen organisaties zo aan processen met een hoge kwaliteit en een korte doorlooptijd. Wil je zelf leren hoe je procesverbeteringen in je organisatie aanpakt? Lees meer over de Green Belt– of Black Belt-training.