Wat is Kaizen?

Kaizen is Japans voor “veranderen ten goede”: 改 (kai) betekent veranderen en 善 (zen) betekent goed. Het staat voor continu verbeteren in kleine stappen, door iedereen in de organisatie, elke dag.

Waar komt Kaizen vandaan?

Kaizen ontstond in Japan na de Tweede Wereldoorlog en werd een kernonderdeel van het Toyota Productie Systeem. Daar wordt van medewerkers aan de lijn verwacht dat ze het werk stilleggen zodra er iets misgaat, en samen met hun leidinggevende een verbetering voorstellen. Masaaki Imai maakte het begrip in 1986 in het Westen bekend met zijn boek Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success.

Kaizen is een dagelijkse activiteit met een doel dat verder gaat dan verbeteren alleen. Goed toegepast maakt het het werk ook menselijker: het haalt onnodig zwaar werk weg, zowel lichamelijk als geestelijk, en het leert mensen verspilling in een proces te zien en weg te nemen.

De kern van Kaizen bestaat uit vijf elementen:

• teamwork;
• persoonlijke discipline;
• een goed moreel;
• kwaliteitscirkels: kleine groepen die samen verbeteringen zoeken;
• verbetervoorstellen van medewerkers.

Twee vormen: dagelijks en als event

Kaizen kent twee vormen, die je in de afbeelding bovenaan dit artikel naast elkaar ziet.

• Dagelijkse kaizen: iedereen verbetert elke dag een beetje aan het eigen werk. Ideeën komen van de werkvloer zelf en worden bijvoorbeeld besproken in de dagstart. Dit is de basis van een cultuur van continu verbeteren, vaak volgens de PDCA-cyclus.
• Kaizen-event: een team pakt in enkele dagen één afgebakend probleem aan, van probleem tot en met ingevoerde oplossing. Het doel is kosten besparen, de kwaliteit verhogen, levertijden verkorten of de klanttevredenheid vergroten.

Zo verloopt een kaizen-event

Een kaizen-event doorloopt dezelfde stappen als de DMAIC-cyclus, alleen in een paar dagen in plaats van een paar maanden. Hieronder zie je hoe een event van vijf dagen eruit kan zien.

Dit is een van de tools die je in de Green Belt training leert toepassen op een eigen verbeterproject.

1. Definieer het probleem en het doel. Wat is het echte probleem, en wat wil je bereiken? Formuleer het doel zo concreet mogelijk.
2. Meet de feiten. Ga naar de gemba, de plek waar het werk gebeurt. Breng het proces in beeld, bijvoorbeeld met een value stream map, en verzamel gegevens die het probleem duidelijk maken.
3. Analyseer de feiten. Zoek de oorzaken. Vraag door met 5x waarom en maak bijvoorbeeld een Ishikawa-diagram. Kies de belangrijkste oorzaken.
4. Bedenk verbeteringen voor die oorzaken, en probeer ze waar het kan meteen uit.
5. Voer de verbeteringen in. Zet ze op volgorde, maak een kort implementatieplan en voer het uit.
6. Controleer en borg. Kijk of het probleem is opgelost, leg de nieuwe werkwijze vast en communiceer erover.

Voorwaarden voor een geslaagd kaizen-event

• Het probleem is urgent en heeft een beperkte omvang en complexiteit.
• De deelnemers zijn tijdens het event volledig vrijgemaakt.
• Het team bestaat uit mensen die in het proces werken.
• Je zoomt in op de werkwijze, op het niveau van de afzonderlijke activiteiten.
• Zoek eerst naar slimme oplossingen voordat er geld uitgegeven wordt.
• Vraag door tot je bij de echte oorzaak bent.
• Voer goede oplossingen in en blijf niet zoeken naar de perfecte. Houd tempo.
• Een plan is pas goed als het ingevoerd kan worden, en pas geslaagd als het resultaat blijft. Kijk daarom na een maand terug.

Na een event zorgt dagelijkse kaizen ervoor dat de verbetering blijft en verder groeit.

Kaizen en Lean

Lean is een werkwijze die draait om waarde voor de klant en het wegnemen van verspilling. Kaizen is daarin het principe van continu verbeteren: verbeteren is nooit af. Waar Lean de richting en de tools geeft, zorgt Kaizen ervoor dat iedereen er elke dag mee bezig is. Met Kata train je die gewoonte stap voor stap.

Werk je met een value stream map, dan geef je verbeterpunten daarin aan met kaizen-bursts. Daarvoor kun je onze gratis kaizen-burst-tool gebruiken.

In de video bij dit artikel zie je hoe Toyota Kaizen toepast.