Voorraadbeheer vanuit Lean draait om één vraag: hoe weinig voorraad kun je aanhouden en toch altijd leveren wat de klant vraagt? Voorraad kost geld, ruimte en aandacht, en verbergt problemen. Tegelijk heb je soms juist voorraad nodig om leverbaar te blijven. Dit artikel laat zien hoe je die balans vindt.
Waarom voorraad een verspilling is
In Lean is voorraad een van de klassieke verspillingen uit TIM WOODT. Niet omdat voorraad altijd slecht is, maar omdat te veel voorraad veel kost: geld dat vastzit, opslagruimte, producten die verouderen of bederven, en werk dat blijft liggen. En voorraad verbergt problemen: zolang er genoeg ligt, valt een storing of een late levering niemand op.
Voorraad zit op verschillende plekken: grondstoffen aan het begin, onderhanden werk tussen de processtappen, en gereed product aan het eind. Hoe snel die voorraad rondgaat, verschilt sterk per sector: een supermarkt draait zijn voorraad veel sneller om dan een farmaceutisch bedrijf of een autofabrikant.
FIFO: wie eerst komt, gaat eerst
FIFO staat voor First In, First Out: de oudste voorraad gaat het eerst door. Iedereen die een bijbaan in de supermarkt had, kent het: bij het aanvullen zet je de nieuwe producten achteraan in het schap, zodat de oudste vooraan staan. Zo blijft er geen oude voorraad achter die niet meer verkocht kan worden.
De FIFO-baan
Een FIFO-baan gaat een stap verder. Het is een wachtrij tussen twee processtappen, met een maximum. Werk gaat er op volgorde van binnenkomst in en uit, en als de baan vol is, stopt de stap ervoor met produceren. Je ziet het in de afbeelding bovenaan dit artikel.
Een voorbeeld. Stap A zaagt elke 10 seconden een set stoelpoten, stap B monteert er elke 20 seconden een stoel mee. Zonder grens ontstaat er tussen A en B een steeds grotere stapel stoelpoten. Met een FIFO-baan van maximaal vijf stops stap A zodra er vijf sets klaarliggen, en gaat pas verder als er ruimte vrijkomt. Zo blijft de voorraad klein, gaat de oudste set altijd eerst door, en zie je meteen dat stap B het knelpunt is.
FIFO-banen vind je overal, niet alleen in de fabriek: tickets bij de ICT-afdeling, aanvragen bij een verzekeraar, vergunningen bij een gemeente. Ook daar helpt een maximum om te voorkomen dat er een eindeloze stapel ontstaat.
Op tijd bijbestellen: het bestelpunt
Voor materiaal dat je inkoopt, is de vraag: wanneer bestel je bij? Daarvoor gebruik je het bestelpunt.
Het bestelpunt is de voorraad waarbij je een nieuwe bestelling plaatst: precies genoeg om de levertijd te overbruggen, plus een veiligheidsvoorraad voor onverwachte pieken of een late levering. Verbruik je 20 stuks per dag, is de levertijd 5 dagen en houd je 40 stuks als veiligheidsvoorraad aan, dan bestel je bij zodra de voorraad op 140 stuks staat.
Hoe korter de levertijd en hoe stabieler het verbruik, hoe lager het bestelpunt en de veiligheidsvoorraad kunnen zijn. Daar zit dus winst: niet in scherper bestellen, maar in kortere levertijden en een gelijkmatiger vraag.
Een eenvoudige vorm is het tweebakkensysteem, een vorm van kanban: er staan twee bakken, en zodra de eerste leeg is, bestel je bij. De tweede bak is genoeg tot de levering binnen is.
Niet elk artikel verdient evenveel aandacht. Met een ABC-indeling verdeel je de artikelen naar waarde: de A-artikelen, vaak zo’n 20% van de artikelen die samen het grootste deel van de waarde vormen, beheer je strak. De C-artikelen, veel goedkope kleine spullen, mogen eenvoudiger.
Just in Time
Waar een FIFO-baan een oplossing op één plek in het proces is, is Just in Time een aanpak voor de hele keten: alleen maken en leveren wat nodig is, op het moment dat het nodig is. Dat vraagt drie dingen:
- Betrouwbare leveranciers die vaak en in kleine hoeveelheden op tijd leveren.
- Stabiele processen met kleine series, korte omsteltijden en weinig fouten.
- Een gelijkmatige vraag. Just in Time werkt met trekken op basis van de werkelijke vraag, niet met vooruit produceren op een voorspelling. Grote schommelingen moet je daarom eerst afvlakken.
De coronapandemie en de blokkade van het Suezkanaal in 2021 lieten zien dat lange, strak afgestelde ketens kwetsbaar zijn. Veel bedrijven zoeken sindsdien een balans: Just in Time waar het kan, en een bewuste buffer voor kritische onderdelen met een lange of onzekere levertijd. Zie ook het Bullwhip Effect.
Voorraad en flow
Het doel van Lean is niet nul voorraad, maar flow: werk en materiaal dat zonder onnodig wachten door het proces gaat. Voorraad beperk je daarom door goed zicht te hebben op de processen waarin hij ontstaat. In de Green Belt-training leer je hoe je processen inzichtelijk maakt en verbetert.