Voorraadbeheer

Lean is volgens ons dé (bedrijfs)filosofie die zich richt op het elimineren van verspilling, het organiseren van ‘flow’ en vooral: het creëren van waarde voor de klant. Voorraadbeheer is een belangrijk onderdeel van deze filosofie, omdat voorraden een belangrijke bron van verspilling kunnen zijn en de ‘flow’ in je proces aardig in de weg kan zitten.

Voorraad

Bij voorraadbeheer vanuit een Lean perspectief is het de bedoeling om zo min mogelijk voorraad aan te houden, terwijl er toch voldoende voorraad beschikbaar is om aan de vraag van de klant te voldoen. Dat klinkt als een optimalisatievraagstuk en…dat is het ook. Hoeveel voorraad is de juiste hoeveelheid?

Voorrraden bevinden zich over het algemeen zowel ín het proces (als tussenvoorrraad, werkvoorraad of half-fabricaat) en aan het eind van het proces: de voorraad gereed product. De omloopsnelheid van elk van deze voorraden is sterk afhankelijk van het type product, het soort productie en uiteraard de vraag naar het product. Ter illustratie: een retail- of foodbedrijf zal een hogere omloopsnelheid hebben dan een farmaceutisch bedrijf of een autofabrikant.

Het aanhouden van voorraad is vanuit Lean één van de belangrijkste verspillingen. Lean is gericht op processen en vooral de verbetering daarvan. In dit artikel werken we twee concepten voor voorraadbeheer iets verder uit: FiFo (First In, First Out) en JIT (Just In Time). FiFo kan op lokaal niveau in processen helpen om te voorkomen dat voorraden uit de hand lopen, waar JIT vaak als filosofie op bedrijfsniveau wordt toegepast.

Voorraadbeheersysteem: Het concept ‘First In, First Out’

Een interessant concept bij voorraadbeheer is dus FiFo: “First in, First out”. Dit betekent dat de oudste voorraad als eerste verwerkt of verkocht wordt, zodat er geen oude voorraad achterblijft die mogelijk niet meer verkocht kan worden. Iedereen die wel eens een bijbaan in een supermarkt heeft gehad, weet dat bij het aanvullen en ‘spiegelen’ van de schappen de nieuwe producten achter in het schap moet worden geplaatst zodat de oudste voorraad vooraan staat. Het voorkomt zo verspillingen en sluit daarbij goed aan bij Lean.

FiFo en het bereiken van ‘flow’ 

Een FiFo-lane (of FiFo-baan) is een fysieke of virtuele wachtrij waarin producten, materialen, of werkopdrachten (die laatste vooral in de dienstensectoren) opgesteld staan op volgorde van binnenkomst. Wanneer een nieuwe partij of opdracht binnenkomt, wordt deze achteraan in de rij geplaatst en beweegt de hele rij op naar de volgende processtap. Dit zorgt ervoor dat producten of materialen op een gestructureerde en efficiënte manier door het productieproces bewegen en er geen vertragingen ontstaan.

Door het gebruik van een FiFo-lane kunnen bovendien verschillende processtappen onderling op elkaar afgestemd worden om de ‘flow’  in het proces te verbeteren. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een bepaalde processtap sneller verloopt dan de volgende processtap, waardoor er een ophoping van producten of materialen ontstaat. Je kunt dit vaak terugzien in een Value Stream Map (VSM of Waardestroom-analyse), omdat de ‘Cycle-tijd’ van de ene processtap lager (snellere productie) is dan de daaropvolgende.

Een voorbeeld

Stel een bedrijf produceert elke 10 seconden 1 set stoelpoten in processtap A, terwijl processtap B daarna elke 20 seconden 1 set gebruikt voor assemblage. Dit betekent dat tussen stap A en B een ophoping van stoelpoten ontstaat: voorraad. Bovendien onderbreekt het de ‘flow’ van het product doordat het product een tijdje stilstaat in de voorraad.

Door gebruik te maken van een ‘First-in-First-Out’ (FiFo)-lane wordt deze ophoping voorkomen, omdat producten of materialen opgesteld staan op volgorde van binnenkomst en alleen de volgende partij geproduceerd wordt zodra er ruimte vrijkomt in de FiFo-lane van de volgende processtap.

In het voorbeeld van de stoelpoten zal Stap A dus produceren totdat er bijvoorbeeld 5 stuks in de FiFo-lane zijn geplaatst. Daarna stopt Stap A met produceren totdat er weer ruimte is in de FiFo-lane. De stoelpoten worden door Stap B op volgorde van binnenkomst verwerkt: FiFo.

Voorraadbeheersysteem: Het concept ‘Just-In-Time’

Waar een FiFo-lane in het proces op bepaalde plekken een oplossing zou kunnen zijn, is ‘Just-in-Time’ (JIT) voorraadbeheer een meer overkoepelende aanpak. Organisaties proberen via JIT hun voorraadniveaus te minimaliseren door producten en gereedschappen precies op het juiste moment te ontvangen en te gebruiken in het productieproces. Hierdoor verlagen de opslagkosten, vermindert verspilling en werkt men aan een betere efficiëntie. Uiteindelijke doel is om kosten te optimaliseren en vooral: te voldoen aan de klantvraag.

Het succesvol inrichten van Just-in-Time (JIT) voorraadbeheer vraagt om zorgvuldige planning en voorbereiding. De drie belangrijkste voorwaarden zijn:

1. Betrouwbare leveranciers: Om JIT-voorraadbeheer te laten werken, moet je samenwerken met betrouwbare leveranciers die in staat zijn om materialen en producten tijdig en in de juiste hoeveelheden te leveren. Dit zorgt ervoor dat je productie niet wordt verstoord door vertragingen in de toeleveringsketen.
2. Efficiënte productieprocessen: Het is essentieel om je productieprocessen te stroomlijnen en te optimaliseren. Standaardisatie, kleine batchgroottes en continue verbetering (bijv. Lean-methoden) helpen verspilling te verminderen, doorlooptijden te verkorten en flexibiliteit te vergroten.
3. Nauwkeurige vraagvoorspelling: Het is cruciaal om de vraag naar je producten zo nauwkeurig mogelijk te voorspellen. Door gebruik te maken van betrouwbare prognosetechnieken en nauwe samenwerking met klanten, kun je de juiste hoeveelheden producten bestellen en voorraden minimaliseren.

Toepassing

De voordelen van een goed ingerichte JIT-structuur of -keten zijn evident vanuit Lean perspectief. Tijdens de COVID-pandemie en de problemen met de blokkade van het Suez-kanaal, hebben we ook gezien dat al te lange ketens kwetsbaar zijn voor verstoring. Daarbij speelde tijdens de pandemie verstoring van de vraagvoorspelling een hoofdrol.

Over het algemeen heeft COVID-19 aangetoond dat een te rigide JIT-systeem risico’s met zich meebrengt. Bedrijven zoeken nu naar een balans tussen JIT-efficiëntie en het aanleggen van strategische voorraadbuffers om beter voorbereid te zijn op onverwachte verstoringen in de toekomst. Het is waarschijnlijk dat het concept van JIT-voorraadbeheer zal evolueren en zich zal aanpassen aan de lessen die uit de pandemie zijn geleerd.

Flow

Op verschillende manieren zoeken organisaties naar het optimaliseren van de doorstroom van materialen of opdrachten door het (productie)proces om verspilling door voorraad te voorkomen.

En hoewel het voorbeeld met de stoelpoten zich misschien meer in de productiewereld afspeelt, zijn FiFo-lanes overal. Denk hierbij aan tickets bij je IT-afdeling of aanvragen bij een verzekeringsbedrijf, vergunningen bij een gemeente, de wachtrij in de supermarkt of de afspraak bij je huisarts.

Just-In-Time concepten zien we misschien minder direct in onze omgeving, maar zoals we tijdens de pandemie hebben gemerkt, leidt verstoring van ketens direct tot problemen in de levering.

Voorraadbeheer vanuit een Lean perspectief richt zich op het elimineren van verspilling en het creëren van waarde voor de klant. Niet voor niets is ‘Inventaris’ een van de 7-wastes die elke startende Orange- of Green-belt geleerd krijgt. Om voorraden te beperken, is het van belang om goed zicht te hebben op de processen waarin de voorraden aanwezig zijn. Een Lean-opleiding kan daarbij een uitkomst zijn om de praktische vaardigheden aan te leren om processen inzichtelijk te maken en te verbeteren.