Process Mapping
Als je je processen wil verbeteren, is een belangrijke eerste stap begrijpen hoe de processen lopen. Hier kan process mapping bij helpen. Process mapping is het in kaart brengen van een proces, zodat je stap voor stap ziet wat er gebeurt binnen de organisatie om een product of dienst te kunnen leveren.
Wat is process mapping?
Een process map is een visuele plaat waar de processtappen op te zien zijn. Afhankelijk van het type process mapping wat gebruikt wordt, kan de process map ook informatie bevatten over wie er betrokken/verantwoordelijk zijn voor de stap, hoelang de stap duurt etc.
Zoals genoemd is process mapping bij uitstek geschikt op het moment dat je de prestaties van je organisatie wilt verbeteren. Als je niet weet hoe een proces eruit ziet, wordt het immers lastig om dit proces te verbeteren. Een goed in kaart gebracht proces maakt het mogelijk om te zien of en waar bepaalde verbeteringen in het proces mogelijk zijn.
Ook als je niet wilt verbeteren, kan process mapping een goede tool zijn. Je wilt immers dat je klant hetzelfde product of dienst ontvangt, onafhankelijk van de medewerkers die hieraan gewerkt hebben. Het maken van een process map kan helpen om de werkwijze op papier te zetten en daarmee een stap in de richting van uniform werken te maken.
Verschillende vormen van process mapping
Er zijn verschillende manieren om een proces in kaart te brengen.
- Traditionele procesmap
De bekendste versie van een process map is de traditionele process map, waarin verschillende symbolen een verschillende betekenis hebben. Het voordeel van een traditionele process map is dat alle routes in kaart gebracht kunnen worden, waardoor het een compleet beeld geeft van het proces en alle mogelijke routes hierdoorheen.
- Stroomdiagram / Swimlane diagram
Een tweede optie is het stroomdiagram, ook wel bekend als swim lane. In een stroomdiagram heeft iedere betrokken afdeling/persoon een eigen regel, of swim lane, waardoor overdrachten en verantwoordelijkheden heel duidelijk in kaart worden gebracht.
- Value stream map
De value stream map is een vorm van process mapping die binnen Lean en Six Sigma vaak wordt gebruikt. De value stream map is een proces plaat die wordt aangevuld met data. Het grote voordeel van een value stream map is dat de data ervoor zorgt dat de punten waar het proces niet goed loopt duidelijk zichtbaar worden.
Het is niet zo dat de ene manier van process mappen beter is dan de andere, ze hebben allemaal hun voor -en nadelen. Het is belangrijk dat je de vorm van process mapping kiest die jou helpt je doel te bereiken.
Hoe stel je een process map op?
Bij het opstellen van een process map, is het belangrijk dit te doen in samenwerking met de mensen die in het proces werken. Zij voeren het werk immers iedere dag uit en weten wat er precies gedaan wordt. Op deze manier krijg je dus een beeld van hoe het werk wordt uitgevoerd en niet hoe je graag zou willen dat het proces zou worden uitgevoerd. Ook worden op deze manier eventueel verschillende werkwijzen zichtbaar.
Wil je aan de slag met process mapping maar weet je niet goed hoe het aan te pakken? Wellicht is onze Green Belt opleiding iets voor jou. Hierin nemen we je mee door alle fases van een verbeterproject en is er veel aandacht voor process mapping. Wil je direct in de praktijk aan de slag maar wil je dit samen doen met iemand met veel ervaring? Neem gerust contact op!
