Wil je een proces verbeteren, dan moet je eerst begrijpen hoe het loopt. Process mapping helpt daarbij: je brengt een proces in kaart, zodat je stap voor stap ziet wat er in de organisatie gebeurt om een product of dienst te leveren.
Wat is process mapping?
Een process map is een visueel overzicht van de stappen in een proces. Afhankelijk van de vorm die je kiest, staat er ook op wie een stap uitvoert, hoe lang die duurt of hoeveel werk er ligt te wachten.
Process mapping is bij uitstek geschikt als je de prestaties van je organisatie wilt verbeteren. Weet je niet hoe een proces eruitziet, dan is het lastig om het te verbeteren. Een goed in kaart gebracht proces laat zien of en waar verbetering mogelijk is.
Ook zonder verbeterplannen is process mapping nuttig. Je wilt immers dat een klant hetzelfde product of dezelfde dienst krijgt, welke medewerker er ook aan werkt. Een process map legt de werkwijze vast en is daarmee een stap naar uniform werken, en een goed hulpmiddel bij het inwerken van nieuwe collega’s.
Vormen van process mapping
Er zijn verschillende manieren om een proces in kaart te brengen. In de afbeelding bovenaan dit artikel zie je de vier die het meest gebruikt worden, en wanneer je welke kiest.
- SIPOC: het proces op hoofdlijnen, in vijf tot zeven stappen, met de leveranciers, de input, de output en de klanten. Een goed begin, omdat je meteen afspreekt waar het proces begint en eindigt.
- Flowchart (stroomschema): de bekendste vorm, met symbolen voor stappen en beslissingen. Een flowchart laat alle routes zien die het werk kan nemen, en geeft zo een compleet beeld van het proces.
- Swimlane: een flowchart waarin elke afdeling of rol een eigen baan heeft. Zo worden overdrachten en verantwoordelijkheden heel duidelijk.
- Value stream map: veel gebruikt binnen Lean Six Sigma. De processtappen worden aangevuld met gegevens, zoals bewerkingstijd, wachttijd en voorraad. Daardoor zie je precies waar het proces niet goed loopt en waar de doorlooptijd verloren gaat.
De ene vorm is niet beter dan de andere; ze hebben allemaal hun voor- en nadelen. Kies de vorm die je helpt je doel te bereiken. Vaak begin je met een SIPOC en zoom je daarna in met een van de andere vormen.
Zo maak je een process map
Maak een process map altijd samen met de mensen die in het proces werken. Zij doen het werk elke dag en weten precies wat er gebeurt. Zo krijg je een beeld van hoe het werk echt gaat, niet van hoe je zou willen dat het gaat. Ook verschillen in werkwijze tussen collega’s worden zo zichtbaar.
Zelf aan de slag
Wil je aan de slag met process mapping, maar weet je niet goed hoe? In onze Green Belt-training doorloop je alle fases van een verbeterproject, met veel aandacht voor process mapping. Wil je het liever direct in de praktijk doen, samen met iemand met veel ervaring? Neem gerust contact op.