Kosten- en baten analyse

Als je overweegt om een verbetertraject te starten, is het essentieel om een gedegen projectcharter (plan van aanpak) te creëren. Dit document sluit de “Define” fase af (DMAIC-structuur die voortkomt uit de 5 fases van een Lean Six Sigma verbeter project) en omvat cruciale informatie, zoals de projectachtergrond, scope, planning, teamsamenstelling, en met name een kosten- en batenanalyse. Binnen het Lean-denken wordt de kosten- en batenanalyse een nog crucialer instrument. In dit artikel zullen we ons specifiek richten op het belang van de kosten- en batenanalyse binnen het kader van Lean. 

Kosten-batenanalyse: essentieel voor Lean verbeterprojecten

Een kosten- en batenanalyse, ook bekend als cost-benefit analysis (CBA), is een gestructureerde methode om de kosten van een (verbeter)project af te zetten tegen de verwachte opbrengsten ervan. Dit is vooral van belang waar efficiëntie en waardecreatie centraal staan. 

Binnen een projectcharter en als onderdeel van de financiële evaluatie van het project, wordt een kosten-batenanalyse vaak uitgevoerd. Zoals je waarschijnlijk wel weet, draait Lean om het optimaliseren van processen met behulp van het minimaliseren van verspillingen. Dit benadrukt de noodzaak om de financiële impact van projecten zorgvuldig te beoordelen. 

Een kosten-batenanalyse helpt om: 

• Kosten te minimaliseren: Door een grondige analyse van de kosten kunnen onnodige uitgaven worden geïdentificeerd en verminderd. 
• Efficiëntie te verhogen: Het zorgt ervoor dat projecten gericht zijn op het optimaliseren van processen en het verminderen van verspilling. 
• Waarde toe te voegen: Het beoordeelt of de verwachte voordelen daadwerkelijk waarde toevoegen aan de organisatie en klanten. 
• Besluitvorming te ondersteunen: Het biedt een solide basis voor beslissingen omtrent projecten.  

Hoe voer je een kosten- en batenanalyse uit: 

Een kosten-batenanalyse binnen Lean-denken volgt een gestructureerde aanpak. 

De stappen van deze aanpak betreft: 

• Bepaal de verwachte kosten en baten van het project: 

1. Identificeer de kosten die verband houden met het project, inclusief vaste- en variabele kosten. 
2. Onderzoek de verwachte voordelen, zowel harde- als zachte voordelen. 
3. Overweeg de levensduur van het project en of het om een eenmalige besparing of een jaarlijkse besparing gaat. 

• Druk de kosten en baten uit in dezelfde eenheid: 

1. Het is cruciaal dat zowel de kosten als de baten in dezelfde meeteenheid worden uitgedrukt om een vergelijking mogelijk te maken. 
2. Overweeg de financiële waarde van voordelen zoals een betere reputatie, verwachte groei, milieu-impact en werknemerstevredenheid. Controllers binnen de financiële afdeling van de organisatie kunnen hier vaak goed mee helpen.

• Vergelijk kosten en baten: 

De laatste stap omvat het vergelijken van de totale kosten met de totale baten om te bepalen of de voordelen de kosten binnen het project rechtvaardigen.