Kosten- en baten analyse

Als je overweegt om een verbetertraject te starten, is het essentieel om een gedegen projectcharter (plan van aanpak) te creëren. Dit document sluit de “Define” fase af (DMAIC-structuur die voortkomt uit de 5 fases van een Lean Six Sigma verbeter project) en omvat cruciale informatie, zoals de projectachtergrond, scope, planning, teamsamenstelling, en met name een kosten- en batenanalyse. Binnen het Lean-denken wordt de kosten- en batenanalyse een nog crucialer instrument. In dit artikel zullen we ons specifiek richten op het belang van de kosten- en batenanalyse binnen het kader van Lean. 

Kosten-batenanalyse: essentieel voor Lean verbeterprojecten

Een kosten- en batenanalyse, ook bekend als cost-benefit analysis (CBA), is een gestructureerde methode om de kosten van een (verbeter)project af te zetten tegen de verwachte opbrengsten ervan. Dit is vooral van belang waar efficiëntie en waardecreatie centraal staan. 

Binnen een projectcharter en als onderdeel van de financiële evaluatie van het project, wordt een kosten-batenanalyse vaak uitgevoerd. Zoals je waarschijnlijk wel weet, draait Lean om het optimaliseren van processen met behulp van het minimaliseren van verspillingen. Dit benadrukt de noodzaak om de financiële impact van projecten zorgvuldig te beoordelen. 

Een kosten-batenanalyse helpt om: 

• Kosten te minimaliseren: Door een grondige analyse van de kosten kunnen onnodige uitgaven worden geïdentificeerd en verminderd. 
• Efficiëntie te verhogen: Het zorgt ervoor dat projecten gericht zijn op het optimaliseren van processen en het verminderen van verspilling. 
• Waarde toe te voegen: Het beoordeelt of de verwachte voordelen daadwerkelijk waarde toevoegen aan de organisatie en klanten. 
• Besluitvorming te ondersteunen: Het biedt een solide basis voor beslissingen omtrent projecten.  

Hoe voer je een kosten- en batenanalyse uit: 

Een kosten-batenanalyse binnen Lean-denken volgt een gestructureerde aanpak. 

De stappen van deze aanpak betreft: 

• Bepaal de verwachte kosten en baten van het project: 

1. Identificeer de kosten die verband houden met het project, inclusief vaste- en variabele kosten. 
2. Onderzoek de verwachte voordelen, zowel harde- als zachte voordelen. 
3. Overweeg de levensduur van het project en of het om een eenmalige besparing of een jaarlijkse besparing gaat. 

• Druk de kosten en baten uit in dezelfde eenheid: 

1. Het is cruciaal dat zowel de kosten als de baten in dezelfde meeteenheid worden uitgedrukt om een vergelijking mogelijk te maken. 
2. Overweeg de financiële waarde van voordelen zoals een betere reputatie, verwachte groei, milieu-impact en werknemerstevredenheid. Controllers binnen de financiële afdeling van de organisatie kunnen hier vaak goed mee helpen.

• Vergelijk kosten en baten: 

De laatste stap omvat het vergelijken van de totale kosten met de totale baten om te bepalen of de voordelen de kosten binnen het project rechtvaardigen. 

Harde en zachte voordelen: wat is het verschil?

Bij het uitvoeren van een kosten- en batenanalyse is het van belang om zowel harde als zachte voordelen in overweging te nemen. Hoewel harde voordelen gemakkelijker meetbaar zijn en vaak direct financieel voordeel opleveren, kunnen zachte voordelen een waardevolle aanvulling vormen door een breder beeld te geven van de impact van een project of verandering op de organisatie. Het combineren van beide soorten voordelen biedt een uitgebreider inzicht in de totale waarde die een initiatief kan opleveren. Vaak vindt men het lastig om onderscheid aan te brengen in harde- en zachte baten. Echter, het benoemen van zowel harde als zachte baten biedt een completer beeld en daarmee draagt het bij aan een weloverwogen besluit. Hierin kan het betrekken van belanghebbenden bij het identificeren en waarderen enorm helpen. Daarnaast draagt het enorm bij aan de “Acceptatie” (E = K*A) door de organisatie/ de individuen / het team van het project en haar uitkomst. 

Het verschil tussen harde en zachte voordelen op een rijtje.  

Harde voordelen: 

• Meetbaar: Harde voordelen zijn kwantificeerbaar en meetbaar in concrete cijfers, zoals geldbedragen, percentages, of andere meeteenheden. 
• Tastbaar: Ze zijn fysiek of financieel tastbaar en kunnen direct worden waargenomen, zoals kostenbesparingen, omzetstijgingen, of tijdsbesparingen. 
• Objectief: Harde voordelen zijn objectief vast te stellen en worden doorgaans ondersteund door feitelijke gegevens. 

Zachte voordelen: 

• Minder meetbaar: Zachte voordelen zijn moeilijker te kwantificeren en meten. Ze zijn vaak subjectiever van aard en worden niet direct uitgedrukt in concrete cijfers. 
• Ontastbaar: Deze voordelen zijn niet fysiek of financieel tastbaar. Ze omvatten aspecten zoals verbeterde werksfeer, klanttevredenheid, of medewerkerstevredenheid. 
• Subjectief: Zachte voordelen zijn meer afhankelijk van perceptie en interpretatie en kunnen variëren tussen individuen. 

Conclusie

In het kader van een Lean verbeterproject is een gedegen kosten- en batenanalyse van cruciaal belang. Het stelt organisaties in staat kosten te minimaliseren, efficiëntie te verhogen en waarde toe te voegen, waardoor weloverwogen besluitvorming mogelijk wordt. Zowel harde als zachte voordelen dienen in beschouwing te worden genomen, waarbij het onderscheiden en benoemen ervan bijdraagt aan een completer beeld en een succesvol project. De kosten- en batenanalyse binnen Lean vormt zo een essentiële stap naar optimale procesoptimalisatie en waardecreatie.