Project Charter
Begrijp het belang van een project charter in projectmanagement en gebruik het als leidraad voor doelgerichte en succesvolle projecten.
De woorden ‘Project Charter’ worden binnen Lean Six Sigma gebruikt voor het document dat je als projectmanager oplevert aan het einde van de eerste van vijf fasen van je verbeterproject. De vijf fasen van een verbeterproject zijn ‘Define’, ‘Measure’, ‘Analyse’, ‘Improve’ en als laatste ‘Control’. Deze vijf fasen vormen daarmee het ‘DMAIC’-model dat zijn oorsprong vindt in Six Sigma.
Bij projectmanagement is een Project Charter een verklaring van de reikwijdte en doelstellingen van en de deelnemers aan een project. Aan het einde van de eerste fase, Define, levert de projectmanager (Green Belt of Black Belt) een document op dat bestaat uit tien vaste onderdelen. Hiermee wordt tijdens de zogenaamde ’tollgate meeting’ in een korte presentatie de stand van zaken van het project uitgelegd en toestemming gevraagd aan de opdrachtgever om verder te gaan met de volgende fase van het project.
De tien onderdelen van de Project Charter
- De beschrijving van het probleem
- De doelstelling van het verbeterproject
- De scope van het project
- De samenstelling van het verbeterteam
- De businesscase
- De planning
- De randvoorwaarden
- De risico’s die nu al zichtbaar zijn bij de uitvoering van het verbeterproject
- De naam van de opdrachtgever of sponsor
- De naam van de proceseigenaar
Uiteraard kent het project ook een projectnaam (die passend is en vaak een beetje humor kent).
Invullen van de Project Charter
Om tot een ingevulde Project Charter te komen, ben je als Green Belt in de Define fase hard aan het werk. Je komt erachter dat wat in eerste instantie als probleem werd beschreven, vaak de lading niet helemaal dekt. Er is een ander of net iets gecompliceerder probleem dat eraan ten grondslag ligt. Dan komt het erop aan het juiste probleem aan te pakken en je daarop te focussen. Die focus is nodig omdat je slechts één probleem tegelijk wilt aanpakken. Dat is dan de start van continu verbeteren. Je kunt later de andere problemen aanpakken.
Als je naar je Project Charter kijkt, stel jezelf dan de vraag: zou ik zelf investeren in dit project? Het antwoord op die vraag laat je scherper kijken en afwegen of het de moeite waard is ermee verder te gaan. Kun je het goed uitleggen aan je opdrachtgever? Mag en kan ik mijn collega’s tijd laten investeren om mee te doen?