Impact Effort Matrix

Als je aan de slag gaat met een Lean Six Sigma project, volg je de structuur van probleem naar oorzaken naar oplossingen. Maar hoe maak je nou een afgewogen keuze tussen al die goede verbeterideeën? Binnen Lean Six Sigma wordt hiervoor veel gebruik gemaakt van een handige tool: De Impact Effort Matrix, ook wel de Ease/Impact Matrix genoemd.

Wat is de Impact Effort Matrix?

Als we kijken naar de DMAIC fases van een Lean Six Sigma project, dan staat de ‘I’ van Improve in het teken van het genereren van verbeterideeën. Voor velen stiekem de leukste fase binnen een Lean Six Sigma project, wat leidt tot veel ideeën en oplossingen. De Impact Effort Matrix is een tool om verbeterideeën te categoriseren en te selecteren.

Hoe werkt de Impact Effort Matrix?

De Impact Effort Matrix kent twee assen; de ‘Impact’ van het verbeteridee en de ‘Effort’ die bij een implementatie van het verbeteridee komt kijken.

• Effort: Effort betekent letterlijk inspanning. Denk bij inspanning aan hoeveel inspanning nodig is om het idee te realiseren. Hierbij kun je rekening houden met zaken als tijd, geld, creëren van draagvlak, etc. Hoe minder inspanning nodig is hoe hoger het idee scoort.
• Impact: Hier spreken we over de impact of invloed van het verbeteridee/oplossing op het verminderen van het probleem. Hoe meer impact het idee heeft, hoe hoger deze scoort op deze as.

Door verbeterideeën langs deze twee assen te leggen, kun je deze plaatsen in één van de vier kwadranten. Om vanuit daar de bijbehorende acties te bepalen.

De vier kwadranten van de Impact Effort Matrix?

De vier kwadranten van de Impact Effort Matrix zijn:

• Niet doen: Deze verbeterideeën die veel effort kosten en weinig impact zullen hebben op het verbeterdoel. Deze zijn dan ook niet de moeite waard om een vervolg te geven.
• Quick Wins: Dit zijn de verbeterideeën die – wellicht niet de grootste impact hebben op het verbeterdoel – en met weinig effort in te regelen zijn. Quick Wins kunnen helpen om snel de eerste successen te bewerkstelligen en het creëren van momentum.
• Plannen: In dit kwadrant komen verbeterideeën die veel impact hebben en tegelijkertijd niet eenvoudig zijn te implementeren. Denk hierbij aan het aannemen van extra mensen en/of het automatiseren van processen.
• Onmiddellijk: Dit zijn de krenten in de pap. Verbeterideeën die gemakkelijk te realiseren zijn én voor een hoge impact zorgen, zijn het meest kansrijk om te gaan implementeren. Daar wil je dus onmiddellijk mee aan de slag.

Een Impact Effort Matrix ziet er als volgt uit:

Het juiste kwadrant bepalen met n/3

Een handige tool om na een brainstorm met elkaar te stemmen over waar een verbeteridee in de Impact Effort Matrix te plaatsen is de tool n/3.

De tool n/3 staat voor het aantal (n) verbeterideeën gedeeld door 3. De uitkomst van deze formule levert het aantal stemmen op dat mensen mogen geven. Dit kan eenvoudig met groene stift een streepje te zetten bij (lage) Effort en met rode stift een streepje te zetten bij (hoge) Impact.

Het verbeteridee met de meeste rode streepjes scoort het hoogst op impact, en die met de groene scoort het hoogste op (lage) ‘Effort’ en zo vul je de matrix. Dan weet je gelijk waaraan te werken. Je kunt dit ook meten, dan wordt het meer feitelijk.

Hoe nu verder?

Nu alle verbeterideeën (oplossingen) zijn geselecteerd en geprioriteerd kun je deze opnemen in je implementatieplan. Werk je in een (Scrum) Agile omgeving, dan is dit perfecte input voor de backlog. Zo niet, dan kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om de implementatie te plannen met behulp van een Gannt Chart.