Werk je aan een Lean Six Sigma-project, dan ga je van probleem naar oorzaken naar oplossingen. Maar hoe kies je tussen al die goede verbeterideeën? Daarvoor gebruik je de Impact Effort Matrix, ook wel de Ease/Impact Matrix genoemd.
Wat is de Impact Effort Matrix?
In de DMAIC-cyclus van een Lean Six Sigma-project draait de fase Improve om het bedenken van verbeterideeën. Voor velen stiekem de leukste fase, en meestal levert die veel meer ideeën op dan je tegelijk kunt uitvoeren.
De Impact Effort Matrix helpt je die ideeën in te delen en te kiezen: welke pak je meteen aan, welke plan je in, en welke laat je liggen?
Hoe werkt de Impact Effort Matrix?
De matrix heeft twee assen:
- Impact: hoeveel draagt het idee bij aan het oplossen van het probleem? Hoe meer impact, hoe hoger het idee in de matrix staat.
- Inspanning (effort): hoeveel tijd, geld en energie kost het om het idee in te voeren? Denk ook aan het creëren van draagvlak. Hoe meer inspanning, hoe verder naar rechts.
Door elk idee langs beide assen te leggen, komt het in een van de vier kwadranten terecht. Het kwadrant bepaalt wat je ermee doet.
De vier kwadranten
- Direct doen (veel impact, weinig inspanning): de krenten in de pap. Deze ideeën zijn het meest kansrijk, daar begin je meteen mee. In veel bronnen heet dit kwadrant ook quick wins: ze laten snel resultaat zien en geven het project vaart.
- Plannen (veel impact, veel inspanning): waardevol, maar niet eenvoudig. Denk aan het automatiseren van een proces of het aannemen van extra mensen. Deze ideeën neem je op in een plan, met tijd, budget en een eigenaar.
- Tussendoor (weinig impact, weinig inspanning): makkelijk te doen, maar ze lossen het probleem niet op. Pak ze op als er ruimte is, zonder dat ze de aandacht afleiden van de grote verbeteringen.
- Niet doen (weinig impact, veel inspanning): veel werk voor weinig resultaat. Deze ideeën zijn de moeite niet waard.
In de afbeelding bovenaan dit artikel zie je een voorbeeld: zeven ideeën om de wachttijd bij een klantenservice te verkorten, verdeeld over de vier kwadranten.
Samen het kwadrant bepalen met n/3
Waar een idee in de matrix hoort, bepaal je bij voorkeur samen, direct na de brainstorm. Een handige methode daarvoor is stemmen met n/3.
- Tel het aantal ideeën (n) en deel dat door 3. De uitkomst, naar beneden afgerond, is het aantal stemmen dat elk teamlid mag uitbrengen.
- Elk teamlid krijgt dat aantal rode stippen voor impact en hetzelfde aantal groene stippen voor makkelijk in te voeren.
- Iedereen plakt zijn rode stippen bij de ideeën met volgens hem de meeste impact, en zijn groene stippen bij de ideeën die het makkelijkst in te voeren zijn.
- Veel rode stippen betekent veel impact, veel groene stippen weinig inspanning. Zo vul je de matrix.
Stemmen geeft snel een gezamenlijk beeld, maar het blijft een inschatting. Waar het kan, onderbouw je de impact met data, bijvoorbeeld met de metingen uit de fase Measure.
Dit is een van de tools die je in de Green Belt training leert toepassen op een eigen verbeterproject.
Hoe nu verder?
Zijn de verbeterideeën gekozen en op volgorde gezet, dan neem je ze op in je implementatieplan. Werk je in een Agile– of Scrum-omgeving, dan zijn ze goede input voor de backlog. Anders kun je de invoering bijvoorbeeld plannen met een Gantt chart.