Projectmanagement is het planmatig voorbereiden, uitvoeren en bewaken van een project, zodat het binnen de afgesproken tijd, kosten en kwaliteit het beoogde resultaat oplevert. Het is de toepassing van kennis, vaardigheden, methodes en ervaring om projectdoelen te bereiken.
Wat is een project?
Een project is een unieke, tijdelijke inspanning met een duidelijk doel. Het heeft een begin en een eind, een eigen team en een eigen budget. Dat onderscheidt een project van het gewone, doorlopende werk. Een project is geslaagd als het resultaat voldoet aan de afgesproken eisen, binnen de afgesproken tijd en het afgesproken budget.
De bouwstenen van projectmanagement
Tijd, kosten, scope en kwaliteit zijn de bouwstenen van elk project, zoals je in de afbeelding bovenaan dit artikel ziet:
- Tijd: wanneer moet het project klaar zijn, en welke tussenstappen horen daarbij?
- Kosten: welk budget is er, en hoe bewaak je het?
- Scope: wat levert het project op, en vooral ook wat niet?
- Kwaliteit: voldoet het resultaat aan de eisen van de opdrachtgever en de gebruikers?
Ze hangen met elkaar samen. Wil de opdrachtgever halverwege meer scope, dan kost dat tijd of geld, of gaat het ten koste van de kwaliteit. Een goede projectmanager maakt die keuzes zichtbaar en bespreekbaar.
De fasen van een project
Er zijn veel methodes, maar de meeste projecten doorlopen dezelfde fasen:
Dit is een van de tools die je in de Green Belt training leert toepassen op een eigen verbeterproject.
- Initiëren: samen met de opdrachtgever en de stakeholders leg je vast wat het project moet opleveren, waarom, en wat buiten de afbakening valt. Het resultaat is een projectopdracht.
- Plannen: je zet de taken, de afhankelijkheden, de mensen, het budget en de risico’s op een rij, bijvoorbeeld in een Gantt chart. Met een RACI-matrix maak je duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.
- Uitvoeren: het team gaat aan het werk en levert de resultaten op.
- Bewaken en bijsturen: dit loopt door het hele project heen. Je volgt de voortgang, het budget, de kwaliteit en de risico’s, en stuurt bij als dat nodig is.
- Afsluiten: je draagt het resultaat over aan de organisatie, evalueert wat goed ging en wat beter kan, en bouwt het team af.
Ook een Lean Six Sigma-verbeterproject is een project. Het volgt de DMAIC-cyclus, met in de Define-fase een projectcharter en in de Control-fase de overdracht aan de proceseigenaar.
Wat doet een projectmanager?
De projectmanager is verantwoordelijk voor het halen van het projectresultaat binnen de afgesproken tijd, kosten en kwaliteit. Hij of zij plant, organiseert, bewaakt en stuurt bij, en is het aanspreekpunt voor opdrachtgever en stakeholders.
Daar zijn veel vaardigheden voor nodig: helder communiceren, mondeling en schriftelijk, leiding geven zonder altijd de baas te zijn, plannen, problemen oplossen, onderhandelen en goed met tijd omgaan. Steeds vaker wordt ook verwacht dat een projectmanager de klant en de organisatie goed begrijpt, en niet alleen het plan uitvoert.
Methodes voor projectmanagement
- Traditioneel of watervalmatig, bijvoorbeeld met PRINCE2® of de PMBOK-richtlijnen: eerst volledig plannen, dan uitvoeren. Geschikt als de eisen vooraf goed bekend zijn.
- Agile, bijvoorbeeld met Scrum of Kanban: in korte cycli werken en steeds bijsturen op feedback van de klant. Geschikt als de eisen nog veranderen.
- Combinaties, waarin een project op hoofdlijnen gepland wordt en in korte cycli wordt uitgevoerd.
Hoe word je projectmanager?
Lean Six Sigma Groep biedt trainingen op alle niveaus voor (aankomende) projectleiders. Met Lean Six Sigma leer je verbeterprojecten leiden: Lean zorgt voor doorstroming en waarde voor de klant, Six Sigma voor stabiele, voorspelbare processen. Daarnaast bieden we Agile-trainingen en de combinatie van Lean en Agile.