Stakeholder Management

Kort gezegd is Stakeholder management alle activiteiten die je onderneemt om inzicht te krijgen wie stakeholders zijn, wat hun interesses zijn in jouw project, wat ze daar van vinden (kansen of bedreiging) en eventueel de acties die je uit voert om daar rekening mee te houden.

Stakeholdermanagement is een cruciaal onderdeel voor de succesvolle uitvoering van een project, programma of activiteit. Een stakeholder is een partij die een belang heeft in een bedrijf en die het bedrijf kan beïnvloeden of beïnvloed kan worden. De belangrijkste belanghebbenden bij een typisch bedrijf zijn haar investeerders, werknemers, klanten en leveranciers. Kort samengevat omvat het stakeholdermanagement vier stappen:

  1. Stakeholder identificeren, erkennen en erkennen;
  2. Bepaal hun invloed en interesse;
  3. Stel een communicatiebeheerplan op
  4. Stakeholder beïnvloeden en betrekken

Waarom Stakeholder management?

Niet bij ieder project kun je verwachten dat mensen juichend op de tafels gaan staan. Dat heeft vaak te maken met interpretaties en/of verwachtingen ten aanzien van de uitkomst van het project. In een aantal organisaties heeft een Lean project helaas een negatieve connotatie gekregen (‘Lean and mean’). Dat als het proces verbeterd is, dat ten kosten gaat van banen. Dan kun je niet verwachten dat ze ‘zomaar’ mee werken met het project laat staan dat ze open staan voor enige ‘acceptatie’.

Er kunnen echter meerdere redenen zijn waarom niet iedereen direct enthousiast is over een verandering in een bestaand proces. Wellicht is er de angst om een stuk vrijheid of autonomie te verliezen. Of dat uit het onderzoek van het proces misschien naar voren komt, dat jij als manager van het proces niet goed functioneert (anders zou het proces toch beter lopen).

Wat kan je ermee?

Met goed stakeholder management kun je verrassingen verder op in het project proberen te voorkomen. In een Lean Six Sigma aanpak, zijn de eerste stappen/fases nog een onderzoekende fase, van probleem tot de oorzaken. Dan verandert er nog maar weinig. Pas op het moment dat het team met oplossingen aan de gang gaat en deze ook werkelijk gaat implementeren, dan zal dat impact gaan krijgen. Collega’s die moeten verhuizen, applicaties waar iemand al jaren mee werkt en expert (lees: autoriteit) in is, wordt opeens afgesloten. Dan is er een gerede kans dat de stakeholders die zich bedreigd voelen, zullen proberen het project te saboteren.

Met een goede analyse krijg je inzicht wie een ‘stake’ heeft rondom een proces, in het Nederlands ‘een belang’. Dat kan iedereen zijn, vanuit besluitvormende rollen, eind gebruikers, leveranciers, en mensen die de oplossing mogelijk maken/faciliteren. En dat betekent dat je inzicht wilt krijgen wie een belang heeft in de ‘status quo’ en wie juist een belang heeft in een verbeterde/vernieuwde situatie. De eerste groep, zal vooral een remmende kracht laten zien, terwijl de laatst genoemde groep juist met jou vooruit wil. Dat is vaak de groep waar ook jij de meeste energie van krijgt (eindelijk mensen die je begrijpen). Dat maakt dat je de eerste groep, van nature, wat meer negeert. Dit heeft alleen tot gevolg dat zij zich nog minder begrepen en gehoord voelen en nog meer gaan remmen/frustreren tot aan sabotage aan toe.

Toepassing van Stakeholder management

Wellicht door simpel te luisteren en samen naar mogelijkheden/alternatieve te zoeken, wordt groot leed voorkomen. Zowel voor de stakeholders die liever houden wat er was als voor jezelf. Er zijn voldoende voorbeelden te noemen, waar deelnemers binnen een project in eerste instantie de grootste sceptici waren en dat aan andere duidelijk lieten blijken. Zodra ik rustig, zonder andere er bij het gesprek ben aangegaan, veranderde in juist de trekkers van het project. Dat geeft even verwarring in het project team, maar ja, als zelfs hij nu opeens enthousiast is…

En ik was ook weer geholpen, want hij had me gewezen op een mogelijk risico om het project succesvol te implementeren, wat ik anders in mijn optimisme, over het hoofd had gezien.