KPI: Wat zijn ze, hoe stel je ze op en hoe pas je ze toe?

Wat zijn de KPI’s? 

KPI’s zijn meetbare indicatoren die aangeven hoe een organisatie presteert. Ze geven inzicht in de procesprestatie en helpen bij het evalueren van het eigen presteren. KPI’s geven inzicht in waar continu verbeteren mogelijk en/of noodzakelijk is en worden daarom in de start van een verbeterproject gedefinieerd. KPI’s zijn een essentieel onderdeel van procesmanagement en processturing. Ze bieden een objectieve basis voor besluitvorming en helpen bij het richten van de inspanningen van de organisatie op de belangrijkste prestatiegebieden.

KPI of PI? 

Het verschil tussen Key Prestatie Indicatoren (KPI’s) en Prestatie Indicatoren (PI’s) zit in het woord ‘Key’. KPI’s zijn indicatoren van cruciale prestaties die van levensbelang zijn voor de organisatie. Als de KPI’s niet worden behaald, loopt het bestaan van de organisatie in gevaar. PI’s daarentegen meten algemene prestaties, maar zijn niet noodzakelijkerwijs cruciaal voor het overleven van de organisatie. Het is belangrijk om dit onderscheid te maken om te zorgen dat de focus ligt op de werkelijk belangrijke prestaties.

Hoeveel KPI’s zijn er? 

De 4 marketing KPI-categorieën zijn Algemeen, Financieel, HR en Verkoop. Deze categorieën dekken de belangrijkste aspecten van marketingprestaties en bieden een brede basis voor het meten van succes. De 4 Lean categorieën voor KPI’s zijn: Productie, Financieel, HR en Proces. Deze categorieën richten zich meer op de interne processen en efficiëntie van de organisatie. Door KPI’s in deze categorieën te definiëren, kan een organisatie een uitgebreid beeld krijgen van haar prestaties en verbeteringsmogelijkheden.

Hoe stel je KPI’s op?

Bakker en Schulten omschrijven in hun boek OGSM dat indicatoren worden gebruikt om voortgang te monitoren tijdens de uitvoering van het plan. De indicator(en) maken heel concreet welke (tussen)resultaten er worden verwacht binnen een strategische keuze. Hier zijn de stappen om KPI’s op te stellen:

1. Ambitie bepalen 
2. Doelstellingen definiëren en formuleren in Tijdigheid, Kwaliteit of Kosten. 
3. Per doelstelling kiezen uit 1 of meerdere Lean KPI categorieën 
4. Maak elke KPI kwantificeer- en meetbaar door een ….. 
5. Formuleer elk verkozen Lean KPI SMART; Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.

Het is cruciaal om deze stappen zorgvuldig te doorlopen om ervoor te zorgen dat de KPI’s effectief zijn en daadwerkelijk bijdragen aan de verbetering van de prestaties van de organisatie.

Hoe pas je KPI’s toe? 

KPI’s pas je toe door ze te integreren in je werkproces. Maak ze onderdeel van het dagelijks werken door het volgende te doen:

1. Doelstellingen en KPI’s kan je vertalen naar kort cyclische KPI’s (dagelijks of wekelijks inzicht) 
2. Doelstellingen kan je realiseren (uitvoeren) 
3. De uitkomsten kunnen dagelijks of wekelijks worden geëvalueerd 

Na het opstellen van een KPI is het noodzakelijk om deze onderdeel te maken van het werkproces. Dit doe je door het inrichten van een meetsysteem. De medewerker of het team realiseert de doelstelling waarna de output geëvalueerd wordt. De evaluatie geeft inzicht in ‘Doen we de goede dingen?’ en ‘Doen we de dingen goed?’. Als het antwoord ‘Ja’ is op beide vragen, zijn we goed bezig en blijven we in de uitvoeringscirkel. Als het antwoord ‘Nee’ is op één of beide vragen, dan hebben we een trigger om te starten met verbetering en gaan we naar de verbetercirkel.

De stap naar een meetbaar probleem, oftewel inzicht of we de juiste dingen doen, noemen we het ‘operationaliseren’. Dit proces zorgt ervoor dat de KPI’s niet alleen worden gemeten, maar ook daadwerkelijk leiden tot actie en verbetering.

Het belang van samenwerken bij het opstellen van KPI’s

Richt het meetsysteem van de KPI’s niet alleen in, maar in samenwerking met werkexperts uit het proces. Het is belangrijk dat er consensus wordt bereikt en het juiste wordt gemeten, omdat dit de acceptatie vergroot en stagnatie voorkomt. Stagnatie kan ontstaan door de verwerping van de uitkomsten van de meting als deze als ‘onwaar’ wordt ervaren en niets mee wordt gedaan.

Stappen bij het inrichten van een meetsysteem:

1. Identificeer de stroomeenheid: De sleutelcomponent van het proces die door het proces stroomt.
2. Bepaal de systeemgrenzen: Waar begint en eindigt de meting?
3. Bepaal de norm: Wanneer doen we het goed en wanneer niet? Druk dit uit in meetbare waarden zoals Critical to Quality (CTQ), Upper Specification Limit (USL) en/of Lower Specification Limit (LSL).

Elementen van een goed KPI-systeem

Het volgende overzicht beschrijft de elementen die nodig zijn om goed te bepalen wat we gaan meten in een Lean Six Sigma project. Deze kunnen behulpzaam zijn voor het inrichten van de KPI’s:

• Doelstellingen: Wat willen we bereiken?
• Metingen: Hoe gaan we dit meten?
• Normen:Wat is het gewenste resultaat?
• Acties: Wat doen we als we de normen niet halen?

KPI’s en communicatie

Het is van belang dat de KPI’s voor iedere medewerker zichtbaar en toegankelijk zijn en dat iedereen er graag mee wil werken. Let ook op voor management-jargon, houd het vooral simpel. Een KPI is een hulpmiddel, geen doel op zich. Het is net als een waterpas of meetlat voor een timmerman; zonder deze hulpmiddelen is het niet duidelijk of het werk correct is uitgevoerd.

Monitoren van KPI’s en visual management

Het monitoren van KPI’s is een doorlopend proces dat vraagt om regelmatige evaluatie en bijstelling. Hierbij speelt visual management een cruciale rol. Visual management maakt gebruik van visuele hulpmiddelen zoals dashboards, grafieken en scorecards om de prestaties van de KPI’s in één oogopslag duidelijk te maken. Door KPI’s visueel te presenteren, kunnen medewerkers snel en eenvoudig zien hoe de organisatie presteert en waar eventuele knelpunten zitten. Dit zorgt voor een verhoogd bewustzijn en betrokkenheid bij de doelstellingen. Een goed visueel managementsysteem maakt het mogelijk om trends en afwijkingen direct te signaleren, waardoor er sneller en effectiever kan worden ingegrepen. Bovendien bevordert het transparantie en een cultuur van continue verbetering, omdat iedereen toegang heeft tot dezelfde, actuele informatie.

Valkuilen bij het werken met KPI’s

In de praktijk zijn er verschillende valkuilen bij het werken met KPI’s. Een veelvoorkomende fout is het kiezen van te veel KPI’s, waardoor de focus verwatert en de belangrijkste doelstellingen uit het zicht raken. Daarnaast kan het gebeuren dat KPI’s te complex worden geformuleerd, wat zorgt voor verwarring en gebrek aan draagvlak onder medewerkers. Ook is er het risico dat er te veel nadruk wordt gelegd op kwantitatieve gegevens, terwijl kwalitatieve inzichten over het hoofd worden gezien. Een andere valkuil is het meten van zaken die gemakkelijk meetbaar zijn, maar weinig bijdragen aan de werkelijke doelen van de organisatie. Tot slot kan een gebrek aan regelmatige evaluatie en bijstelling van KPI’s leiden tot een situatie waarin KPI’s hun relevantie verliezen en niet meer bijdragen aan de verbetering van de prestaties. Het is daarom essentieel om continu kritisch te blijven kijken naar de gekozen KPI’s en deze indien nodig aan te passen aan de veranderende omstandigheden en doelstellingen.

Conclusie

KPI’s zijn geen doel op zich, maar een middel om onze ambitie en doelstellingen efficiënt en effectief te bereiken. Door te weten wat we moeten meten, dit uit te voeren en vervolgens de gemeten resultaten dagelijks of wekelijks te evalueren, weten we of we de goede dingen doen en de dingen goed doen. Is dit nog niet het geval, dan kunnen we snel, effectief en samen verbeteren. KPI’s helpen ons om inzicht te krijgen, gericht te verbeteren en uiteindelijk succesvoller te zijn in wat we doen. Visual management versterkt dit proces door KPI’s helder en toegankelijk te maken, wat bijdraagt aan een transparante en betrokken werkomgeving. Echter, wees bewust van de valkuilen bij het werken met KPI’s en zorg ervoor dat de gekozen indicatoren werkelijk bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie.