Deze site maakt gebruik van cookies, zodat wij je de best mogelijke gebruikerservaring kunnen bieden. Cookie-informatie wordt opgeslagen in je browser en voert functies uit zoals het herkennen wanneer je terugkeert naar onze site en helpt ons team om te begrijpen welke delen van de site je het meest interessant en nuttig vindt.
KPI: Wat zijn ze, hoe stel je ze op en hoe pas je ze toe?
Als je wil veranderen moet je meten, want meten is weten! ‘Als je weet wat je moet meten!’
Wanneer weten we dat we het goed doen? Wanneer doen we de goede dingen? Vragen die elke medewerker, leidinggevende en eigenaar/aandeelhouder zich afvraagt. We kunnen een gevoel hebben, een gok wagen, of aannemen dat we de dingen goed doen en met de goede dingen bezig zijn. Jack Welch, voormalig CEO van General Electric en degene die Six Sigma als methode op de kaart heeft gezet had door dat ons gevoel veelal niet de werkelijkheid weerspiegelt. Een bekend citaat van hem is ‘show me the numbers!’. Om de werkelijkheid, lees huidige situatie, inzichtelijk te krijgen moeten we meten. Om goed te kunnen meten moeten we weten wat we moeten gaan meten. Voor de hoofdprocessen in een organisatie worden Key Prestatie indicatoren, ook wel KPI’s genaamd, gebruikt om dit inzichtelijk te maken.
Wat zijn de KPI’s?
KPI’s zijn meetbare indicatoren die aangeven hoe een organisatie presteert. KPI’s geven inzicht in (en voor) proces prestatie. Deze indicatoren helpen bij het evalueren van het eigen presteren en geven inzicht in ‘waar’ continu verbeteren mogelijk en/of noodzakelijk is en worden daarom in de start van een verbeter project gedefinieerd. KPI’s zijn een essentieel onderdeel van procesmanagement en processturing.
KPI of PI?
Het verschil tussen Key Prestatie Indicatoren en Prestatie Indicatoren is het woord ‘Key’. Key staat voor (proces-)prestatie, dat van levensbelang is voor de organisatie. Als de KPI’s niet worden behaald loopt het bestaan van de organisatie in gevaar. Prestatie indicatoren zijn meetbare prestaties.
Hoeveel KPI’s zijn er?
De 4 marketing KPI-categorieën zijn Algemeen, Financieel, HR en Verkoop.
De 4 Lean categorieën voor KPI’s zijn: Productie, Financieel, HR en Proces, zoals hieronder weergegeven:
Hoe stel je KPI’s op?
Bakker en Schulten omschrijven in hun boek OGSM dat indicatoren worden gebruikt om voortgang te monitoren tijdens de uitvoering van het plan. De indicator(en) maken heel concreet welke (tussen)resultaten er worden verwacht binnen een strategische keuze.
De stappen:
- Ambitie bepalen
- Doelstellingen definiëren en formuleren in Tijdigheid, Kwaliteit of Kosten.
- Per doelstelling kiezen uit 1 of meerdere Lean KPI categorieën
- Maak elke KPI kwantificeer- en meetbaar door een …..
- Formuleer elk verkozen Lean KPI SMART; Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.
Hoe pas je KPI’s toe?
KPI’s pas je toe door ermee te werken. Door het onderdeel te maken van het werkproces ‘Running the business’:
- Doelstellingen en KPI’s kan je vertalen naar kort cyclische KPI’s (dagelijks of wekelijks inzicht)
- Doelstellingen kan je realiseren (uitvoeren)
- De uitkomsten kunnen dagelijks of wekelijks worden geëvalueerd
Na het opstellen van een KPI is het noodzakelijk om deze onderdeel te maken van het werkproces. Dit doe je door het inrichten van een metingsysteem. De medewerker / het team realiseert de doelstelling waarna de output geëvalueerd wordt. De evaluatie geeft inzicht in ‘Doen we de goede dingen?’ en ‘Doen we de dingen goed?’. Als het antwoord ‘Ja’ is op beide vragen, zijn we goed bezig en blijven we in de uitvoeringscirkel. Als het antwoord ‘Nee’ is op één of beide vragen, dan hebben we een trigger om te starten met verbetering en gaan we naar de Verbetercirkel.
De stap naar een meetbaar probleem c.q. inzicht of we de juiste dingen doen, noemen we het ‘operationaliseren’.
Tip: richt het meetsysteem van de KPI’s niet alleen in, maar in samenwerking met werkexperts uit het proces. Het is belangrijk dat er consensus wordt bereikt en het juiste wordt gemeten omdat dit de A van acceptatie vergroot en stagnatie voorkomt. stagnatie door de verwerping van de uitkomsten van de meting c.q. de status van je KPI door deze als ‘onwaar’ wordt ervaren en niets mee wordt gedaan.
Stappen:
- Identificeer de stroomeenheid (de sleutelcomponent) van het proces die door het proces stroomt.
- Bepaal de systeemgrenzen: waar begint- en waar eindigt de meting?
- Bepaal de norm: wanneer doe we het goed en wanneer doe we het (nog) niet goed (genoeg). Druk dit vervolgens uit in een meetbare waarde. Bijvoorbeeld: de meetbare eenheid van de klantwens c.q. Critical to Quality (CTQ), Upper Specification Limit (USL) en/of Upper Specification Limit (LSL).
Het volgende overzicht beschrijft de elementen die nodig zijn om goed te bepalen wat we gaan meten in een Lean Six Sigma project. Deze kunnen behulpzaam zijn voor het inrichten van de KPI’s:
Tot slot is het van belang dat de KPI’s voor iedere medewerker zichtbaar en toegankelijk zijn en dat iedereen er graag mee wil werken. Let ook op voor management-jargon, houd het vooral simpel.
Is een KPI een doel?
Nee, een KPI is geen doel op zich. Net als een waterpas of meetlat voor een timmerman geen doel op zich is. Het is een middel om te helpen een doel te bereiken. Zonder meetmiddelen en inzichten is niet duidelijk of we iets gerealiseerd hebben dat correct is en ons uiteindelijk verder helpt in de richting die we voor onszelf hebben bepaald.
Conclusie
KPI’s zijn geen doel. Het is een middel om onze ambitie en doelstellingen efficiënt en effectief te bereiken. Door te weten wat we moeten meten, dit uit te voeren en vervolgens de gemeten resultaten dagelijks of wekelijks te evalueren, weten we of we de goede dingen doen en de dingen goed doen. Is dit nog niet het geval, dan kunnen we snel, effectief, en samen verbeteren.