Kata Lean Management
Effectief verbeteren en coachen
Een kata verwijst meestal naar fundamentele bewegingen in Japanse vechtsporten, maar kan ook verwijzen naar een basisvorm, routine of gedragspatroon. Herkenbare gedragspatronen en duidelijke verwachtingen maken het gemakkelijk om afwijkingen (problemen) te herkennen en dienen dan ook als basis voor verbetering, het stellen en bereiken van hogere normen. De letterlijke vertaling vanuit het Japans is ‘manier van dingen doen’. Kata is onder te verdelen in de verbeter-Kata en de coaching-Kata. Deze twee routines maken het mogelijk continue verbeteringen door te voeren.
Waarom Kata?
Lean is bij veel organisaties beperkt succesvol geweest. Zeker als we deze organisaties vergelijken met de grondlegger van Lean Management, autoproducent Toyota. Dit is op zich niet vreemd. Veel organisaties kopiëren de tools en de technieken van Toyota of de wijze van implementeren. Hiermee wordt de uitkomst overgenomen maar niet de reis ernaar toe. En juist die reis is datgene wat Lean Six Sigma uniek maakt. In de Toyota organisatie is continu verbeteren een gewoonte geworden, een routine. Het is een belangrijk onderdeel geworden van hun cultuur. Voor hen is het als leren ademhalen. Niemand denkt na over hoe wij ademhalen, maar we doen het wel. Dit is vergelijkbaar met de gewoontes bij Toyota. Het is lange tijd een mysterie geweest hoe Toyota dit heeft gerealiseerd totdat het boek ‘De Toyota Kata’ van Mike Rother verscheen.
Wat is Kata?
Rother beschreef in zijn boek een tweetal Kata’s of routines die continu verbeteren mogelijk maken. De verbeter Kata om processen continu te verbeteren en de coaching Kata om te leren verbeteren.
De verbeter-Kata (onderdeel van de Green Belt training)
De verbeter-Kata is een systematische routine om verbeteren te verankeren in de cultuur. Het is een vaardigheid, een manier van denken en doen, die wordt aangeleerd door elke dag een beetje te oefenen. De verbeter-Kata bestaat uit vier stappen:
- Begrijp de richting
- Begrijp de huidige toestand
- Bepaal de volgende doeltoestand
- Verbeter richting de toekomstige toestand
De coaching-Kata (onderdeel van de Black Belt training)
De coaching-Kata is een techniek die gebruikt wordt om de verbeter-Kata te onderwijzen. De coaching-cycli zijn een routine voor dagelijks management. De coaching-Kata bestaat uit vijf vragen:
- Wat probeer je voor elkaar te krijgen?
- Waar ben je nu?
- Wat staat je nu in de weg/welke obstakels belemmeren je?
- Wat is je volgende stap?
- Wanneer kunnen we zien wat we hebben geleerd van het nemen van de laatste stap?
Tijdens de Black Belt training oefenen we veelvuldig met de coaching-Kata om verbeteren écht tot een routine te maken zodat het een gewoonte wordt en onderdeel van het gewone werk. Het belangrijkste onderscheid is dat de verbeter-Kata zich richt op het proces dat men wil verbeteren en de coaching-Kata zich richt op de coachen van het proces (coach-the-coach-principe).
Wat is de link met Lean Six Sigma en de DMAIC-cyclus?
In een typisch Lean Six Sigma-traject doorlopen we de DMAIC-cyclus. Tijdens een dergelijk traject gebeuren er van allerlei dingen, niet alleen ‘boven water’ maar juist ook ‘onder water’. Met dat laatste bedoelen we de zachte, veranderkundige kant. Per DMAIC-fase onderkennen wij de fasering van de verbeter-Kata. We hebben deze als volgt aan elkaar gekoppeld.
De Define-fase begint met een globale probleem stelling. Deze wordt verhelderd door de klantvraag te onderzoeken en daaruit de zogenaamde Voice of the Customer of Voice of the Business (VOC/VOB) te destilleren. Koppeling aan de visie van de organisatie is belangrijk om de juiste projecten te selecteren. De overkoepelende vraag hierbij is: wat is de richting waarin we verbeteren?
De Measure-fase meet het huidige probleem. In de Analyse fase komen de oorzaken boven water. Deze worden vaak in een VSM (Value Stream Map) gevat. De overkoepelende vraag hierbij is: wat is de huidige situatie?
In de Analyse-fase wordt de toekomstige situatie vastgelegd in de Future State en vervolgens wordt hier een implementatieplan voor gemaakt. De overkoepelende vraag hierbij is: wat is de toekomstige situatie?
In de Improve-fase wordt de implementatie doorgevoerd. In de Control-fase wordt de verbetering geborgd en wordt gekeken hoe we de volgende stap kunnen zetten. De overkoepelende vraag hierbij is: verbeteren naar de toekomstige situatie?
