Lean Communicatie Kata hefboom voor meer rendement

Ineffectieve communicatie is een grote bron van verspilling, ook in verbetertrajecten. En dat terwijl die trajecten juist bedoeld zijn om verspilling weg te nemen. Te lange vergaderingen, mensen die ja zeggen en nee doen, oeverloze discussies: het kost tijd, energie en resultaat. Wat is de oplossing?

De kern: begin bij jezelf

Een voorwaarde om iets aan communicatie te doen, is dat je je eerst bewust wordt van hoe effectief die verloopt, en wat je eigen rol daarin is. Vaak begint verbeteren bij je eigen communicatie.

Vind je het bijvoorbeeld lastig om gevoelige onderwerpen aan te kaarten? Gebeurt het regelmatig dat de ander geïrriteerd reageert als je je mening geeft? Voel je je geregeld niet gehoord? En hoe ga je daarmee om: raak je zelf geïrriteerd?

Uit veel publicaties en mijn tientallen jaren ervaring blijkt dat vrijwel iedereen dit soort situaties meemaakt. Je hoeft het je dus niet persoonlijk aan te trekken. Maar in (project)teams leidt het tot ongezonde discussies, met onbegrip, irritatie, spanningen en stroeve samenwerking als gevolg. Dat hoeft niet: iedereen kan leren effectief te communiceren.

Signalen in Lean Six Sigma-projecten

Juist als projectleider is het belangrijk dat je het goede voorbeeld geeft. Herken je een of meer van deze signalen in je verbeterproject, dan valt er aan de communicatie iets te verbeteren:

• te lange en ondoelmatige projectvergaderingen;
• mensen die ja zeggen en nee doen;
• onderlinge irritaties en een gespannen sfeer;
• oeverloze discussies en vasthouden aan standpunten;
• conflicten die niet of te laat besproken worden;
• mensen die voortijdig afhaken;
• kwaliteiten van teamleden die niet uit de verf komen;
• vertraging door onenigheid over oorzaken, oplossingen of aanpak;
• projectresultaten die achterblijven.

De Lean Communicatie Kata

Een Kata is in Lean een vaste routine die je zo vaak oefent dat ze een gewoonte wordt. De Lean Communicatie Kata past dat toe op communicatie, in vier stappen, zoals je in de afbeelding bovenaan dit artikel ziet: uitspreken, bespreken, afspreken en aanspreken. Effectief betekent hier dat jij en je teamleden bereiken wat jullie willen bereiken, zonder ongewenste bijeffecten.

In de Lean Agile Coach training oefen je hiermee in de praktijk, met echte teams.

Succesfactoren voor effectieve communicatie

Het probleem is vaak dat mensen zich te ongemakkelijk voelen om echt te zeggen wat ze vinden, of niet bereid zijn om oprecht te luisteren naar een ander, zeker als ze het oneens zijn of een vooroordeel hebben. Effectieve communicatie rust onder meer op deze succesfactoren:

1. Oprecht begrip voor de zienswijze van de ander. Veinzen helpt niet.
2. Reacties op je eigen communicatie gebruiken als aanleiding om uit te zoeken wat daarachter zit. Een vorm van continu verbeteren die je zelf kiest.
3. Inzicht dat je intentie het resultaat bepaalt, zoals het overzicht hierboven laat zien. Wil ik de ander veranderen, of begrijpen? Wil ik winnen, of wil ik dat we allebei winnen? Wil ik gelijk krijgen, of samen verder komen? Wil ik aardig gevonden worden?
4. Bewust zijn van je houding. Een gelijkwaardige houding is essentieel, juist in verbeterprojecten die het beste uit iedereen willen halen.
5. Je comfortabel voelen bij lastige situaties, en conflicten vroeg bespreken. Nooit op zijn beloop laten.
6. Destructieve en constructieve patronen herkennen, bij jezelf en bij anderen, en ze bespreekbaar maken. Dat heet metacommunicatie: praten over hoe je met elkaar praat.

Achter veel communicatieproblemen zitten emoties die geen ruimte krijgen; lees daarover bij emotiemanagement op de werkvloer. En wie wil weten met wie hij in een project vooral moet praten, vindt houvast in de stakeholderanalyse.

Meer weten?

Communicatie is een goede aanvulling op de Green Belt-training: de methode helpt het project, de communicatie helpt de mensen. Lees ook communicatie als katalysator voor je verbetercultuur, of neem contact met ons op.

Leo Sonneveld MBA, netwerkpartner van Lean Six Sigma Groep