Wat is Poka Yoke?

Poka Yoke is Japans voor “fouten voorkomen”: poka betekent onbedoelde fout en yokeru vermijden. Het is een Lean-techniek waarmee je een proces zo inricht dat een fout niet gemaakt kan worden, of meteen opvalt als hij toch gemaakt wordt.

Het doel is om defecten te voorkomen door menselijke fouten onmogelijk te maken, te corrigeren of direct zichtbaar te maken. Shigeo Shingo maakte het concept in de jaren zestig onderdeel van het Toyota Productie Systeem. Hij noemde het eerst baka-yoke, “idiot-proof”, maar veranderde dat in het mildere poka-yoke: niet de mens is dom, het proces moet beter.

Twee niveaus en drie methodes

Een Poka Yoke werkt op een van twee niveaus, zoals je in de afbeelding bovenaan dit artikel ziet:

• Voorkomen (control): de fout kan niet gemaakt worden, of het proces gaat niet verder. Een magnetron start niet met de deur open.
• Waarschuwen (warning): de fout kan wel gemaakt worden, maar valt direct op. De auto piept als je gordel niet om is.

Voorkomen is sterker dan waarschuwen, want een waarschuwing kun je negeren. Shingo onderscheidde daarnaast drie methodes:

• Contactmethode: vorm, maat of positie zorgen dat iets maar op één manier past. Een simkaart met een afgeknipte hoek, of een mal waar een onderdeel alleen goed in valt.
• Vaste-waardemethode: je controleert of het juiste aantal is gebruikt. Een bakje met precies het aantal onderdelen voor één product, of een instrumentenset in de operatiekamer die na afloop compleet moet zijn.
• Stappenvolgordemethode: de volgende stap kan pas als de vorige gedaan is. De geldautomaat geeft eerst je pas terug en pas daarna het geld, zodat je de pas niet vergeet.

Geschiedenis: Shingo’s schakelaar

Shingo bedacht de techniek bij een fabriek waar medewerkers kleine schakelaars monteerden. Ze vergaten regelmatig een van de twee veertjes onder de knoppen te plaatsen. Shingo veranderde het werk in twee stappen: eerst twee veren uit de voorraad in een bakje leggen, en daarna de veren uit het bakje in de schakelaar plaatsen. Lag er na het monteren nog een veer in het bakje, dan wist de medewerker meteen dat hij er een vergeten was.

Dit is een van de tools die je in de Green Belt training leert toepassen op een eigen verbeterproject.

Shingo maakte daarbij onderscheid tussen fouten en defecten. Fouten zijn menselijk en nooit helemaal te voorkomen. Een defect ontstaat pas als een fout de klant bereikt. Poka Yoke richt het proces zo in dat fouten direct worden ontdekt en hersteld, zodat er geen defect ontstaat.

Voorbeelden van Poka Yoke

• Een tankpistool slaat automatisch af als de tank vol is.
• Het pistool voor diesel is dikker dan de tankopening van een benzineauto, zodat je niet per ongeluk diesel tankt.
• Een wasmachine of magnetron start niet met de deur open.
• De aardingspin van een stekker is langer dan de andere pinnen, zodat de verbinding altijd eerst geaard is.
• Liftdeuren gaan weer open als er iets tussen zit, en een lift weigert te vertrekken als hij te zwaar beladen is.
• Een webformulier laat je pas versturen als alle verplichte velden zijn ingevuld, en controleert of een postcode het juiste formaat heeft.

Ontwerpprincipes die fouten voorkomen

De ontwerper Don Norman beschreef in zijn boek The Design of Everyday Things principes waarmee je een product of proces zo ontwerpt dat mensen het vanzelf goed doen. Ze zijn goed bruikbaar bij het bedenken van een Poka Yoke:

1. Beperkingen: maak het onmogelijk om iets anders te doen dan de bedoeling is, zoals de wasmachine die niet start met de deur open.
2. Zichtbaarheid: hoe zichtbaarder de volgende taak, hoe duidelijker wat je moet doen. Denk aan een checklist of een instructie direct bij de machine.
3. Feedback: laat direct zien of iets goed is gegaan, met een foutmelding, een piep of een lampje dat aangeeft dat iets klaar is.
4. Consistentie: dezelfde handeling geeft altijd hetzelfde resultaat. Daardoor kun je met een rijbewijs in elke auto rijden, en weet iedereen wat de linker- en rechtermuisknop doen. Ook rapportages die steeds dezelfde opbouw hebben, maken fouten minder waarschijnlijk.
5. Logische koppeling (mapping): de bediening past bij het effect. Draai je een volumeknop naar rechts, dan gaat het geluid harder.
6. Vanzelfsprekend gebruik (affordance): de vorm laat zien hoe je iets gebruikt. Een deurhendel nodigt uit om te trekken, een plaat op de deur om te duwen.

Wat levert Poka Yoke op?

• Minder afkeur en herstelwerk, omdat fouten worden voorkomen of direct ontdekt.
• Kwaliteit die in het proces is ingebouwd, in plaats van achteraf gecontroleerd.
• Minder kans dat een fout de klant bereikt.
• Minder tijd nodig om nieuwe medewerkers in te werken, omdat het proces zelf de juiste werkwijze afdwingt.
• Minder mentale belasting bij herhalend werk: je hoeft niet alles te onthouden.

Zelf Poka Yoke toepassen

Fouten maken is menselijk, en soms zelfs nodig om te leren. Maar een klant hoort er niets van te merken. Bekijk daarom in je eigen proces waar fouten ontstaan, bijvoorbeeld met een FMEA of een oorzakenanalyse, en vraag je per fout af: kunnen we hem onmogelijk maken, en zo niet, kunnen we hem meteen zichtbaar maken? Poka Yoke is een vast onderdeel van de fase Improve in DMAIC.