Wat is Poka Yoke?

Poka Yoke is een Japanse term die ‘foutbestendig’ of ‘onbedoelde foutpreventie’ betekent. Een Poka Yoke is elk mechanisme in elk proces dat een machinebediener helpt (yokeru) fouten (poka) te voorkomen. Het is een techniek uit de Lean-filosofie om processen dusdanig in te richten dat eenzelfde fout geen tweede keer gemaakt kan worden.

Het doel is om productdefecten te elimineren door menselijke fouten te voorkomen, te corrigeren of onder de aandacht te brengen. Het concept is geformaliseerd en de term is overgenomen door Shigeo Shingo als onderdeel van het Toyota Production System. Het werd oorspronkelijk beschreven als baka-yoke, maar omdat dit ‘dwaasvrij maken’ (of ‘idiot-proofing’) betekent, werd de naam veranderd in het mildere poka-yoke.

Geschiedenis van Poka Yoke

De term Poka Yoke werd in de jaren zestig door Shigeo Shingo gebruikt voor industriële processen die zijn ontworpen om menselijke fouten te voorkomen. Shingo ging aan de slag met een proces waarin fabrieksarbeiders bij het monteren van een kleine schakelaar vaak vergaten de vereiste veer onder een van de schakelknoppen te plaatsen. In het opnieuw ontworpen proces moest de werknemer de taak in twee stappen uitvoeren: eerst de twee vereiste veren voorbereiden en deze in een tijdelijke aanduiding plaatsen en vervolgens de veren uit de tijdelijke aanduiding in de schakelaar plaatsen. Als een veer in de tijdelijke aanduiding achterbleef, wisten werknemers dat ze vergeten waren deze in te brengen en konden ze de fout corrigeren.

Shingo onderscheidde de concepten van onvermijdelijke menselijke fouten en defecten in de productie. Defecten treden op wanneer fouten de klant bereiken. Het doel van Poka Yoke is het proces zo te ontwerpen dat fouten onmiddellijk kunnen worden gedetecteerd en gecorrigeerd, waardoor defecten bij de bron worden geëlimineerd.

Poka Yoke voorbeelden

Een veel gebruikt voorbeeld van Poka Yoke is de USB-stick: Deze kun je namelijk maar op één manier in je laptop steken. Of wat dacht je van een tankslang bij het pompstation die automatisch afslaat als de tank van de auto vol is. Hieronder vind je een lijst met voorbeelden van Poka Yoke toepassingen.

• Wasmachines of magnetrons werken niet met de deur open. Dit zijn voorbeelden van besturingsfuncties, die voorkomen dat het proces loopt totdat aan de vereiste voorwaarden (d.w.z. de deur die wordt gesloten) is voldaan.
• De pin om een aansluiting in het stopcontact te aarden, is langer dan de andere, hierdoor ben je zeker dat de verbinding als eerste wordt geaard.
• Liften hebben een sensor waardoor ze open gaan als er iets voor staat. Garagedeuren, metaaldeuren en andere automatische deuren zijn ook uitgerust met deze functie. Veel liften piepen ook en weigeren te werken als ze de gewichtslimiet overschrijden.
• Veel auto’s hebben automatische remsystemen om het voertuig te laten stoppen als de bestuurder niet remt wanneer er plotseling een obstakel verschijnt.
• Gordelspanners voorkomen dat inzittenden tijdens ongevallen onderuit glijden.
• Rolstoelwielen zijn ontworpen om te vergrendelen wanneer de stoel niet beweegt. Dit zorgt ervoor dat de inzittende niet uitglijdt wanneer hij in en uit de rolstoel gaat, of in een gevaarlijke situatie terechtkomt met een weggelopen stoel.

Je stuurt hierbij mensen in hun gedrag, zodat zij dit niet meer fout doen.

Zes principes om processen foutloos in te richten

De befaamde designonderzoeker  Donald Norman  heeft hier onderzoek naar gedaan en zes principes vastgesteld, aan de hand waarvan je processen foutloos kunt inrichten (en mensen onbewust kunt sturen):

1. Het eerste principe draait om beperkingen opleggen. Zij voorkomen dat de gebruiker iets anders kan doen dan dat wat het proces wil dat je doet. De USB-stick en de tankslang dus. Andere voorbeelden zijn de wasmachine of de magnetron, die niet starten als je de deur open laat.
2. Het tweede principe is zichtbaarheid. Hoe zichtbaarder een volgende taak is, hoe duidelijker het is voor een werknemer om te weten wat hij/zij moet doen. Denk hierbij aan ‘to-do’-lijstjes of belangrijke instructies ophangen bij de bijhorende machines/processtappen.
3. Het derde principe draait om feedback. Feedback helpt de werknemer om te bepalen of een taak goed is uitgevoerd of dat er actie ondernomen moet worden. Denk hierbij aan Excel die een foutmelding geeft als je de verkeerde formule invoert, een zoemer als een verkeerde handeling gedaan wordt of het lampje op je koffieautomaat die aangeeft dat het klaar is.
4. Het vierde principe gaat over consistentie: dat eenzelfde actie altijd dezelfde uitkomst biedt. Zo kan iedereen met een rijbewijs elk type auto rijden zonder extra uitleg en werkt ieder schroefmachientje in de basis hetzelfde. Daarnaast weten we allemaal dat het klikken op de linker knop van een computermuis een programma start, en het klikken op de rechterknop een optiemenu opent. Maar consistentie kan ook betekenen dat informatie op eenzelfde manier getoond wordt in de opbouw van maandelijkse statusrapportages.
5. Het vijfde principe omvat de correspondentie. Komt het controlemechanisme overeen met het effect wat zij teweegbrengen? Een voorbeeld hiervan is de draaiende volumeknop, zodra ik hem naar rechts draai gaat het volume omhoog, zodra ik deze naar links draai gaat het volume zachter. Draai ik de knop snel dan verandert het volume snel, draai ik de knop langzaam dan verandert het volume langzaam. De disketteknop op je computer was voorheen ook een duidelijk symbool voor opslaan, namelijk je data wegzetten op een floppy.
6. Het zesde en laatste principe omvat de logica van een proces. Hoe duidelijk vertelt het proces wat je moet doen. Zo weten we allemaal vrij vroeg in ons leven hoe we een mok moeten gebruiken. Een autodeurhendel vertelt je waar je je hand moet plaatsen en dat je moet trekken in plaats van duwen. En wat dacht je van de stangen en handvatten in de bussen en metro’s waar iedereen zich meteen aan vastgrijpt.

De voordelen van Poka Yoke

Een typisch kenmerk van Poka Yoke oplossingen is dat ze fouten voorkomen. Andere voordelen zijn:

• Minder tijd besteed aan het trainen van werknemers
• Afschaffing van vele projecten over kwaliteitscontrole
• Het ontzorgen van operatoren tegen repetitieve handelingen
• Bevordering van de op werkverbetering gerichte aanpak en acties
• Een verminderd aantal afgewezen producten
• Onmiddellijke actie wanneer zich een probleem voordoet
• 100% ingebouwde kwaliteitscontrole
• Voorkomen dat slechte producten klanten bereiken
• Fouten detecteren wanneer ze zich voordoen
• Defecten verhelpen voordat ze optreden.

Zelf Poka Yoke toepassen

Poka Yoke’s kent vele vormen als het gaat om fouten voorkomen. Het belangrijkste is dat een klant niets merkt van de fouten die wij in ons bedrijf maken en met veel plezier mag genieten van ons product en/of dienst. Als professional is het immers onze taak om een klant tevreden te stellen. Natuurlijk mogen we fouten maken (en is het zelfs nodig om te kunnen groeien), maar dat neemt niet weg dat we deze wel moeten minimaliseren. Controleer dus in hoeverre je proces foutgevoelig is en of zij Poka Yoke ingericht kunnen worden. Gebruik hiervoor de zes principes van Norman en zie hoe je werkplezier en klanttevredenheid toeneemt.