Dead Horse Theory en Lean

De dead horse theory, of in goed Nederlands het trekken aan een dood paard, is een oude wijsheid die nog altijd actueel is. Ze wordt vaak toegeschreven aan een indiaans gezegde: “Als je merkt dat je op een dood paard rijdt, is de beste strategie om af te stappen.” In het Engels kent men al sinds de negentiende eeuw de uitdrukking “flogging a dead horse”: zinloos doorgaan met iets dat geen kans meer heeft.

Helaas is afstappen op het werk niet altijd de meest gekozen strategie. Wat er vaker gebeurt, zie je deels terug in de afbeelding bovenaan dit artikel:

• We kopen een sterkere zweep.
• We wisselen van ruiter.
• We dreigen het paard met ontslag.
• We stellen een commissie in die het paard moet bestuderen.
• We gaan op werkbezoek naar andere landen om te zien hoe zij op dode paarden rijden.
• We verlagen de norm, zodat dode paarden ook meetellen.
• We noemen het dode paard voortaan “levend met een uitdaging”.
• We huren externen in om op het dode paard te rijden.
• We koppelen een paar dode paarden aan elkaar om de snelheid te verhogen.
• We verhogen het aantal trainingsuren van het paard.
• We doen een productiviteitsstudie om te bepalen of lichtere ruiters het paard sneller maken.
• We stellen vast dat het dode paard minder eet, dus minder kost en uiteindelijk meer bijdraagt aan het resultaat dan sommige levende paarden.
• We passen de functiebeschrijvingen aan, zodat een dood paard ook voldoet.
• We promoveren het dode paard tot manager, zodat het een ander paard kan aannemen om het werk te doen.

Ik moet de eerste persoon met een beetje werkervaring nog tegenkomen die geen van deze situaties herkent. En het zou me verbazen als jij het lijstje niet hebt gelezen met een lach én gefrustreerde herkenning.

Waarom blijven we op een dood paard zitten?

De reacties hierboven zijn precies het tegenovergestelde van Lean denken. Lean zegt: stop, zoek de echte oorzaak en los het werkelijke probleem op. Alle acties op het lijstje bestrijden alleen symptomen.

Het klinkt simpel, maar samen vaststellen dat het paard dood is, en daarnaar handelen, blijkt in de praktijk lastig. Een paar redenen:

Dit is een van de tools die je in de Green Belt training leert toepassen op een eigen verbeterproject.

• Kennis en kunde. We zien wel dat het paard dood is, maar weten niet wat we dan wel moeten doen. “Beter de duivel die je kent dan de duivel die je niet kent” geeft de keuze dan een schijn van logica.
• Verantwoordelijkheid. Het is onduidelijk wie mag beslissen dat het paard dood is. Gecombineerd met het gevoel dat stoppen gezien wordt als falen, blijven projecten als zombies voortbestaan, zonder ooit nog iets op te leveren.
• Investeringen. Het sunk cost-effect geldt ook voor dode paarden: we kijken naar wat er al in is gestoken, in plaats van naar wat het nog gaat opleveren.
• Belangen. Soms heeft iemand baat bij het niet dood verklaren van een paard. Zolang een project bestaat, krijgt het geld en mensen, en die kunnen dan voor andere dingen worden gebruikt. Zo ontstaat een zombieproject: dood, zonder resultaat, maar het blijft middelen opslokken. (Zombiemuziek zelf toevoegen.)
• Ego. Toegeven dat iets niet gelukt is, doet pijn. We zien onszelf graag als succesvol, en een mislukt project past niet in dat beeld. Dan houden we liever de illusie in stand.

Hoe voorkom je dat je organisatie in dode paarden blijft investeren?

Als dit de oorzaken zijn, wat kun je er dan aan doen? Er is geen wondermiddel, maar een combinatie van maatregelen helpt.

• Dagelijks sturen. Korte, dagelijkse momenten om de voortgang te bekijken, met de juiste KPI’s, geven snel en steeds opnieuw inzicht in hoe een project ervoor staat. Lees meer over operationeel management.
• Oorzaakanalyse. Eén zwaluw maakt nog geen zomer, en een kuchje is nog geen dood paard. Besluiten om te stoppen vraagt een goede oorzaakanalyse: waarom werkt het niet, hebben we doorgevraagd, de data gecontroleerd en het probleem van meerdere kanten bekeken?
• Maand- of kwartaalreviews. Zorg dat de mensen die over een project mogen beslissen regelmatig bij elkaar komen om naar de trends te kijken. Een systeem als OKR met vaste kwartaalreviews zorgt dat je regelmatig vraagt of een project nog bijdraagt. Dat is het moment om te stoppen met een project dat ondanks bijsturen zijn doelen niet haalt.
• Pre-mortem. Meestal denken we pas na over het mislukken van een project als het al mislukt is. Bij een pre-mortem, bedacht door psycholoog Gary Klein en bekend geworden door Daniel Kahneman (Thinking, Fast and Slow), doe je dat vooraf. Je stelt je met de stakeholders voor dat het project over een jaar mislukt is, en bedenkt waarom. Zo kun je die risico’s verkleinen of wegnemen.

Misschien wel het belangrijkste inzicht voor leiders: het gaat in dit hele verhaal nooit om het paard. Het paard, het project, is alleen een manier om te komen van waar je niet meer wilt zijn naar waar je wel wilt zijn. Het is niet het enige paard, en zelfs niet de enige route. Wie het doel voor ogen houdt en zich niet blindstaart op één paard, kan afstappen en opnieuw kijken hoe het doel bereikt kan worden.

Hoeveel (bijna) dode paarden lopen er in jouw organisatie rond? Laat het ons weten, dan kijken we samen wat we eraan kunnen doen. Mail naar [email protected] of bel 088 53 26 700.