De rol van de Black Belt in vier hoofdstukken

Na het volgen van een Green- en Black Belt-opleiding ging ik aan de slag bij een verzekeringsmaatschappij. Of aan de slag, ik werkte er – weliswaar in een andere rol – al tien jaar, dus men mocht van mij verwachten dat ik al even bezig was. Omdat mijn collega en ik de eerste Black Belts waren, was het in het begin vooral zoeken. Ik had wel geleerd hoe ik een project moest draaien, het ging me zowaar nog aardig af ook, maar we hadden tijdens de training meer aandacht besteed aan statistiek dan aan de rol van de Black Belt.

Het was een mooie tijd, onder andere omdat we op ontdekkingsreis ging zonder reisplanner. Onherroepelijk maakten we omwegen, die ons soms in duistere steegjes – vol weerstand, tijdrekkers, ja-zeggers maar nee-doeners – deden belanden. Met de kennis van nu had ik toen graag meer geweten over de rol van de Black Belt.

Zonder de illusie te hebben uitputtend te zijn, weet ik inmiddels dat de rol van Black Belt in een boek met vier hoofdstukken past.

Hoofdstuk 1: algemeen

De Black Belt stimuleert en controleert dat het project volgens het Lean Six Sigma-stappenplan verloopt en dat de stappen juist zijn uitgevoerd. Hij of zij draagt daarmee bij aan de integriteit van de methode. Een andere benaming voor Lean Six Sigma-stappenplan is DMAIC. Over deze structuur is op deze site al veel geschreven. In de kern komt het erop neer dat de projectleider (vaak een Green Belt) van probleem naar grondoorzaken naar oplossingen gaat.

Aan het einde van de rit, na de Control-fase dus, zet de Black Belt haar of zijn handtekening ter bevestiging van een gedegen toepassing van de Lean Six Sigma-methode. We noemen dit ook wel decharge. Overigens is de Black Belt niet de enige die tekent, ook de opdrachtgever doet dat en binnen sommige organisaties ook een Controller.

Om de voortgang te volgen en tussentijds bij te kunnen sturen is de Black Belt aanwezig bij tollgates. Gebruikelijk is dat aan het einde van elke fase van de DMAIC zo’n tollgate is, om te bepalen of de projectleider op koers ligt of dat een interventie – van welk niveau dan ook – nodig is. Vanzelfsprekend begeleidt de Black Belt de projectleider ook tussen de fases. Daarover in het volgende hoofdstuk meer.

Hoofdstuk 2: de projectleider

De Black Belt traint de projectleider niet alleen in benodigde vaardigheden, hij of zij coacht de projectleider ook bij het dagelijkse werk. In de praktijk komt die coaching vaak neer op het stellen van open en oordeel-loze vragen. Hoe gaat het met je project? Wat is het probleem? Waarom is dat een probleem? Wat is het gevolg van het probleem? Waarom zou je dit probleem juist nu oppakken? Wie heeft er last van het probleem? Et cetera.

Hoofdstuk 3: de opdrachtgever

De Black Belt traint de opdrachtgever in het zo effectief mogelijk vervullen van zijn of haar rol en coacht hem of haar daarin. Mijn ervaring met die coaching is, dat het vaak niet zozeer over de inhoud gaat (of zou moeten gaan) maar meer over gedrag en procedure. Daarnaast brengt de Black Belt de opdrachtgever wat noodzakelijke Lean Six Sigma-kennis bij. Het helpt als opdrachtgever en projectleider dezelfde taal spreken.

Hoofdstuk 4: de Lean Six Sigma-programmamanager

De Black Belt rapporteert aan de Lean Six Sigma-programmamanager, vaak is dat een Master Black Belt. Het komt voor, meer wel dan niet, dat er meerdere projecten met verschillende projectleiders gaande zijn. De Black Belt heeft dus meer ijzers in het vuur. En dan helpt het te rapporteren: om het overzicht te bewaren en ook hier tijdig bij te kunnen sturen. Daarbij heb ik het bespreken van de rapportages, in een Stuurgroep-achtig gremium, bijna altijd als leerzaam, nuttig en waardevol ervaren.

Denk je na het lezen van dit artikel ‘Nou, dat lijkt me wel wat, Black Belt worden’? Of wil je meer weten over de rol van de Black Belt en de opleiding die daarbij horen? Neem dan eens contact met ons op. Je kunt ons telefonisch bereiken op 088 532 67 00 of mailen naar info@leansixsigmagroep.nl.