Wat is een goed Lean Six Sigma project?

Vaak krijg ik de vraag wat een goed Lean Six Sigma project is als mensen een training bij ons (willen) volgen. Hieronder een aantal elementen die van belang zijn als je met Lean Six Sigma aan de gang gaat.

Bevat nog geen oplossing

Een goed Lean Six Sigma project bevat in elk geval geen oplossing. De bedoeling is om van probleem naar oorzaken naar oplossingen te gaan en die ook daadwerkelijk te implementeren. Een project met als doel een nieuwe IT tool te implementeren is dus niet een goed project. De oplossing moet nog niet vast staan.

Samen met mensen uit het proces

Het idee is om te gaan werken aan een doel waarvoor samen naar oorzaken en vervolgens naar oplossingen wordt gezocht. Dit ‘samen’ aspect is ook erg belangrijk binnen Lean. Mensen uit het proces verbeteren hun proces. Zij hebben allemaal een puzzelstukje in hun zak van het beste proces en samen komen ze zo tot een verbeterd proces. Een randvoorwaarde is dus dat je als Green of Black Belt niet zelf een proces verbetert maar dat je een team faciliteert om samen tot een beter proces te komen. In de praktijk zie je dat het best lastig kan zijn de goede mensen hiervoor bij elkaar te krijgen, en dat tijd hierbij een issue kan zijn. Daarom is het ook belangrijk om het project niet te groot te maken: het volgende element.

Een goede scope

‘Don’t boil the ocean’ wordt vaak gezegd als het over Lean gaat. Het gaat om kleine verbeteringen te introduceren dus pas op dat het project niet te groot wordt zodat het binnen zo’n drie maanden kan worden doorgevoerd.
We werken vaak volgens de DMAIC methode: Define, Measure, Analyse, Improve & Control.

• Define: In deze fase ga je op zoek naar de klantvraag en het grootste knelpunt. Dit wordt het doel van het project. Vervolgens wordt alles samengevat in een projectplan, het eind van de Define fase.
• Measure: In deze fase ga je het probleem meten: als het gaat over doorlooptijd van het afhandelen van klachten dan meet je hoe lang dit nu duurt. Ook wordt het proces in kaart gebracht met bijvoorbeeld een waardestroom analyse.
• Analyse: In deze fase gaan we op zoek naar oorzaken van de lange doorlooptijd via gegevens uit het proces en door hier bijvoorbeeld samen in een brainstorm naar te zoeken.
• Improve: In deze fase komen oplossingen naar voren en wordt een verbeterd proces gemaakt en geïmplementeerd. Dit kunnen kleine verbeteringen zijn. Soms wordt ook een verbeterd ideaal proces gemaakt waar stap voor stap naartoe gewerkt wordt.
• Control: In deze fase wordt dit proces geborgd en bijvoorbeeld ook gemonitord met een dag of weekstart inclusief bord. Ook wordt een nameting gedaan van de doorlooptijd van de klachten die duidelijk beter moet zijn. Dit is randvoorwaarde voor een succesvol project.

Een goed project doorloopt deze fases dus samen met de mensen uit het proces.

Op welk proces toepassen?

Toepassing hiervan kan op allerlei processen: thuis, in je eigen werkproces of in een ander proces. Het maakt voor de certificering niet uit welk proces je pakt. Je mag dus ook een project op de school van je kinderen doen. Als je met Lean in een organisatie aan de gang gaat helpt het wel om een project te pakken waar mensen blij van worden, en waar urgentie is om te verbeteren. Op termijn zien we vaak dat in organisaties waar Lean Six Sigma langer wordt toegepast projecten worden gekoppeld aan KPI’s en dat KPI’s die in het negatief zijn met de methode worden opgepakt. Zo wordt Lean continu verbeteren.