Wie een training bij ons volgt of wil volgen, vraagt vaak: wat is een goed Lean Six Sigma-project? Een goed project heeft vijf kenmerken, zoals je in de afbeelding bovenaan dit artikel ziet: een echt procesprobleem, meetbaar, nog zonder oplossing, met een duidelijke opdrachtgever en een beheersbare scope. Hieronder lichten we ze toe.
Een echt procesprobleem
Een goed project begint bij een probleem dat klanten of collega’s merken: lange wachttijden, fouten, klachten, herstelwerk. Het liefst een probleem waar urgentie op zit en waar mensen blij van worden als het is opgelost. Dat helpt enorm om iedereen mee te krijgen.
Meetbaar
Je moet kunnen laten zien hoe groot het probleem nu is, en straks dat het beter is geworden. Gaat het om de doorlooptijd van klachten, dan meet je hoe lang de afhandeling nu duurt, en na de verbetering opnieuw.
Nog geen oplossing
Een goed Lean Six Sigma-project bevat nog geen oplossing. De bedoeling is om van probleem naar oorzaken naar oplossingen te gaan, en die ook in te voeren. “We voeren een nieuw IT-systeem in” is dus geen goed project: de oplossing staat al vast, en er valt niets meer te analyseren. “Waarom wordt 40% van de orders niet in één keer goed verwerkt?” is wel een goed project. De afbeelding hieronder geeft meer voorbeelden.
Een duidelijke opdrachtgever
Elk project heeft iemand nodig die eigenaar is van het probleem: de opdrachtgever. Die geeft het project ruimte, zorgt dat mensen tijd krijgen, en hakt knopen door. Leg de afspraken vast in een project charter.
Een beheersbare scope
“Don’t boil the ocean”, zeggen ze in Lean: probeer niet de hele zee aan de kook te brengen. Maak het project niet te groot. Een Green Belt-project duurt gemiddeld ongeveer vier maanden; lang genoeg om de vijf fasen van DMAIC goed te doorlopen, kort genoeg om tempo te houden. Wie merkt dat zijn project veel langer nodig heeft, heeft vaak eigenlijk meerdere projecten tegelijk. Maak de scope dan eerst kleiner.
Samen met de mensen uit het proces
Het belangrijkste aan een goed project zit niet in het onderwerp, maar in de aanpak. Mensen uit het proces verbeteren hun eigen proces. Ze hebben allemaal een puzzelstukje van het beste proces in hun zak, en samen leggen ze de puzzel. Als Green Belt of Black Belt verbeter je het proces dus niet zelf: je helpt een team om samen tot een beter proces te komen.
In de praktijk is het soms lastig om de juiste mensen bij elkaar te krijgen, en tijd is vaak het grootste probleem. Nog een reden om de scope klein te houden. Een goed project doorloopt de fasen van DMAIC samen met dat team:
- Define: wat wil de klant, wat is het grootste knelpunt, en wat is het doel?
- Measure: hoe groot is het probleem nu? Breng ook het proces in kaart, bijvoorbeeld met een value stream map.
- Analyse: wat zijn de oorzaken, gezocht met data uit het proces en samen met het team?
- Improve: welke oplossingen werken? Test ze en voer ze in, soms stap voor stap richting een ideaal proces.
- Control: hoe blijft het beter? Bijvoorbeeld met een dagstart met een bord, en een nameting die laat zien dat het probleem kleiner is geworden.
Op termijn: projecten koppelen aan doelen
In organisaties die al langer met Lean Six Sigma werken, zie je vaak dat projecten worden gekoppeld aan KPI’s: een KPI die achterblijft, wordt met de methode opgepakt. Zo wordt verbeteren een vast onderdeel van het werk. Wat er in de organisatie nodig is om zo’n project te laten slagen, lees je in succesfactoren van een Green Belt-project.