Proces
Wat is een Proces? Definities en Betekenis
Als je de vraag, wat is een proces, een opzoekt in het woordenboek, in AI of op Wikipedia, komen er prachtige definities zoals “Een proces is een reeks van opeenvolgende activiteiten met een duidelijk doel: het bereiken van een eindresultaat. Het is een fundamenteel concept in zowel het bedrijfsleven als in ons dagelijks leven, omdat het helpt bij het organiseren en verbeteren van de manier waarop we taken uitvoeren”.
Vanuit een Lean bril kijken we continu naar processen. Het zijn processen die we vastleggen en standaardiseren. Het zijn processen die we vervolgens steeds beter en slimmer proberen in te richten. Bij een verbeterproject is in veel gevallen een van de eerste stappen de vraag “Wat is het proces?” en deze leggen we vast met behulp van een SIPOC.
SIPOC: Een Overzichtelijke Procesbeschrijving
De SIPOC bestaat uit 5 stappen:
- Supplier (Leverancier): Wie zijn de leveranciers van het proces?
- Input: Wat leveren de leveranciers aan het proces?
- Process (Processtappen): Wat zijn de hoofdstappen in het proces?
- Output: Wat komt er uit het proces?
- Customer (Klant): Voor wie zijn deze uitkomsten van het proces?.
De SIPOC geeft ons een vogelvlucht perspectief van het proces. Als we verder zijn met een verbeterproject in de measure of analyse fase zijn er verdere verdiepende stappen die we zetten op het proces. De meest gebruikte verdiepende stap is met behulp van de waardestroom analyse of de Value Stream Map.
Procesmanagement: Beheren en Verbeteren
Met de Waarde Stroom Map kunnen we op zoek gaan naar de toegevoegde waarde in een proces en kunnen slagen gemaakt worden om deze effectiever of efficiënter in te richten. In Lean termen noemen we dit het verhogen van de Flow. Als het proces beter stroomt, als er Flow is, dan is er minder verspilling en doelen worden beter gehaald. Dat levert betrouwbaarheid op en dus vertrouwen van klanten, en vaak grotere werktevredenheid bij interne klanten—vooral als ze een rol mogen spelen in de opeenvolgende verbeteringsslagen waarbij gestreefd wordt naar perfectie. Dat in kaart brengen van processen, met het beheren en verbeteren (vaak met statistische data) van diezelfde processen noemen we samengevat Procesmanagement.
Voorbeeld: Waarde Stroom Map
En wat is hier nou zo leuk aan? Tijdens onze Lean trainingen hebben we met regelmaat gesprekken met onze deelnemers over wat processen eigenlijk zijn. We vragen onze deelnemers in een opdracht om daar over na te denken, en ook over hoe processen tot stand komen. Stap twee is dan daarover een gesprek te voeren met anderen in de training. Wat eruit komt is voor veel van onze deelnemers onthutsend. Processen zijn er overal. Als je in een bedrijf komt bestaat het bewuste proces vaak al. Tijdens je inwerktijd kun je je soms verbazen over processen, maar in die tijd is toch meestal niet het eerste wat je doet de hele boel veranderen (uitzonderingen daargelaten). En daarna is het de standaard manier van werken geworden.
Het gevolg: Er zijn processen, zowel grote als kleine processen in zowel grote als kleine organisaties, die onnavolgbaar zijn. Ze zijn ooit ontstaan en vervolgens doorgezet, omdat letterlijk niemand ooit de moeite heeft genomen om dat proces effectiever in te richten. Wij kunnen er boeken over schrijven inmiddels, over de geweldige verhalen die we in deze eerste trainingsdagen horen. En dat is waar Lean begint. Het start met anders kijken naar wat er gebeurt op de plek waar het gebeurt, en dat in kaart te brengen. Dit moet gebeuren met verwondering, alsof je het voor het eerst ziet, over waarom processen zijn hoe ze zijn. Lean Procesmanagement, met alles wat daarbinnen past, valt allemaal op zijn plek met die ene vraag: Wat zijn processen en hoe ontstaan ze?
Meer weten over Green Belt Lean Six Sigma trainingen en processen? Kom een training volgen!
