Wat is een brown paper sessie?

Een brown paper sessie is een bijeenkomst van bijvoorbeeld collega’s die in hetzelfde proces werken, of op dezelfde afdeling. De bijeenkomst is bedoeld om inzicht te krijgen in processen, problemen of op enigerlei wijze het te verzetten werk te “zien”.

De bijeenkomst wordt georganiseerd door iemand die de leiding heeft over de sessie, maar die (juist) niet degene is die het meeste weet over de inhoud van het werk of de processen.Het lijkt misschien vreemd, maar juist iemand die minder weet is in staat om de vragen te stellen die ertoe doen. Met een frisse blik en onbevangen vragen stellen levert vaak het meeste inzicht op, in tegenstelling tot het doen van aannames in het kader van “dat weet iedereen toch al”.

Waarom een brown paper sessie?

Het gebruik van bruin papier komt overigens voort uit praktische overwegingen. Het is heel goedkoop, eenvoudig op een grote rol te bestellen en de felgekleurde post-it’s die je gebruikt steken lekker af.

In de praktijk worden brown paper sessies vaak gebruikt om processen in kaart te brengen waar zich op dat moment problemen voordoen. Bijvoorbeeld omdat wachttijden lang zijn, er vaak minder goede kwaliteit wordt geleverd, de uitkomsten van het proces niet voorspelbaar zijn, veel fouten worden gemaakt of gewoon helemaal niet duidelijk is wie nu juist wel of niet betrokken zijn. De Lean manier van processen in kaart brengen heet “Value Stream Mapping” en wordt in een apart artikel toegelicht.

Tips voor een succesvolle brown paper sessie

Een paar bruikbare tips;

• Organiseer een brown paper sessie met mensen die het werk echt zelf uitvoeren, op de plek waar het werk wordt uitgevoerd en neem er de tijd voor
• Schrijf niets op het bruine papier zelf, maar alleen op de post-it’s. Je komt er snel genoeg achter waarom..
• Scheur de post-it’s voorzichtig af en plak ze goed op het bruine papier zodat je ze volgende keer nog op dezelfde plek terug vindt
• Vraag aan de betrokkenen om zelf op de post it’s te schrijven, in werkwoorden, wat zij doen in het proces en hoeveel tijd het kost
• Verrijk de data door te vragen hoeveel voorraad er tussen de stappen ligt en ga er zelf ook kijken

Je zult merken dat na een minuut of 10 iedereen enthousiast aan het uitleggen is wat zij in het proces doen. Daarna vraagt iedereen zich af waarom iedereen iets anders doet, of juist precies hetzelfde en waarom er niet eerder op deze manier inzicht is gegeven in het proces… Dan hadden we kunnen voorkomen dat dingen fout gaan, we lang moeten wachten op anderen en hadden we kunnen leren van elkaar. Dat is het effect van een brown paper sessie, hoe eenvoudig het ook klinkt. Je leert er altijd heel veel van!