Bottleneck

Wat is een Bottleneck?

Een bottleneck is een stap in het proces, die het proces vertraagt. Waarom? Omdat het in deze stap langer duurt taken uit te voeren dan in andere stappen van het proces.

Waar komt de term ‘Bottleneck’ vandaan?

De term bottleneck is afgeleid van de hals van een fles: deze is dunner dan de rest van de fles. Als je een fles wijn in de gootsteen leeg laat lopen, gaat dat langzamer dan wanneer de hals van de fles net zo dik zou zijn als de rest van de fles. De hals heeft dus een vertragende werking.

Hoe identificeer je een bottleneck?

1. Visuele weergave van het proces:

Een mogelijkheid om een bottleneck te identificeren is om een proces visueel inzichtelijk te maken: plak de processtappen op aan de muur in de juiste volgorde en voeg dan de voorraden toe, tussen de processtappen. Zo worden de bottlenecks in processen snel zichtbaar: omdat voorraad zich vaak ophoopt vóór de bottleneck-stap.

Doordat het afhandelen van deze stap langer duurt dan de voorgaande stappen, zullen alle eenheden die door het proces gaan in de wachtrij voor de bottleneck aan moeten sluiten.

2. Observatie in de praktijk:

Een vliegveld is een voorbeeld om bottlenecks te zien. Waar staan de langste rijen? Juist, bij de incheckbalie, de securitycheck en de boardinggate. Bottlenecks dus.

Maar niet alleen daar kunnen bottlenecks ontstaan. Ze zijn ook te identificeren in de dienstverlening, zorg en administratieve processen.

3. Datameting:

Een andere mogelijkheid om bottlenecks in kaart te brengen is met data. Door te meten hoe lang elke stap duurt. De langst durende stap is uiteraard de bottleneck.

Kortom, bottlenecks kunnen worden geïdentificeerd door verschillenden manieren waaronder; visuele weergave, observatie in de praktijk en datameting.

Hoe kun je een bottleneck oplossen?

Een Bottleneck vraagt aandacht van de organisatie. Door met mensen die deze processtap uitvoeren in gesprek te gaan, krijg je inzicht in de manier van werken, wat weer kan leiden tot gezamenlijk verbeteren.

Soms wordt ook geconcludeerd dat de ene stap simpelweg meer tijd vraagt dan de andere. Wat dan kan helpen, is het proces balanceren, met de takttijd als leidraad.

Takttijd

De takttijd geeft het door-de-klantvraag-bepaalde ritme van produceren aan. Anders gezegd: in welk tempo moeten we werken om aan het einde van de werkdag alles gedaan te hebben wat onze klanten van ons vroegen?

Door de netto beschikbare werktijd – bijvoorbeeld 480 minuten – van het proces te delen door het aantal aanvragen in die beschikbare werktijd – bijvoorbeeld 6 verzekeringspolisaanvragen – kun je de takttijd berekenen, namelijk 80 minuten: elke 80 minuten moet er een afgeronde verzekeringspolis opgeleverd worden door het proces om te voldoen aan de klantvraag.

Je kunt nu stellen dat het proces alleen flowt, als alle stappen van het proces binnen 80 minuten klaar zijn met hun taken.

Balanceren van de stappen

Vervolgens verdelen we het werk zodanig dat elke stap binnen 80 minuten afgehandeld wordt. Bijvoorbeeld door taken te herverdelen of met de bezetting te spelen.

Bottleneck in beeld krijgen

In het onderstaande filmpje zal visueel in 3 stappen worden uitgelegd (Engels), hoe je in een proces flow een bottleneck kunt identificeren. Leer meer over Bottlenecks en hoe Bottlenecks kunt identificeren en deze op te lossen om processen te optimaliseren of eventueel beter te balanceren.

Wanneer jij de vaardigheden op wil doen hoe je procesverbeteringen in jouw organisatie goed kunt managen lees hier meer over  de Green Belt  of  Black Belt opleiding en schrijf je dan gerust in.