Operationeel management is de manier waarop een organisatie haar dagelijkse werk stuurt: plannen, het werk volgens standaarden uitvoeren, resultaten zichtbaar maken en direct bijsturen bij afwijkingen. Het zorgt voor stabiliteit, en die stabiliteit is de voorwaarde om blijvend te kunnen verbeteren.
Waarom stabiliteit eerst?
Het is een bekend patroon. Een organisatie voert een mooi en succesvol verbeterproject uit, maar na een tijd blijken de resultaten verdwenen. De oude gewoonten zijn terug. De oorzaak zit zelden in het project zelf, maar in wat eromheen ontbreekt: een manier van werken waarin afspraken worden vastgehouden, afwijkingen worden opgemerkt en iemand verantwoordelijk is voor de prestaties van het proces.
Dat is operationeel management. Het is de voedingsbodem voor verbeteren. Zonder die basis lijkt verbeteren op dweilen met de kraan open.
De bouwstenen
De afbeelding bovenaan dit artikel laat zien waaruit operationeel management bestaat:
- Plannen: werk en capaciteit op elkaar afstemmen, zodat je weet wat er vandaag en deze week moet gebeuren en of dat haalbaar is.
- Standaard werk: iedereen werkt volgens de beste bekende manier, vastgelegd in bijvoorbeeld standaard werkinstructies. Pas als er een standaard is, kun je afwijkingen zien.
- Zichtbaar maken: doelen en resultaten staan op een bord, en worden elke dag bekeken.
- Bijsturen: afwijkingen worden direct besproken en opgelost, in plaats van weken later in een rapport.
Het fundament is helderheid: wie is waarvoor verantwoordelijk, en wat zijn de doelen? Het dak is continu verbeteren: problemen bij de bron oplossen en het werk elke dag een beetje beter maken.
Het overlegritme
Een belangrijk onderdeel is een vast ritme van korte overleggen die op elkaar aansluiten.
Het team houdt elke dag een korte dagstart bij het bord: hoe ging het gisteren, wat staat er vandaag, waar loopt het vast? Wat het team niet zelf kan oplossen, gaat naar het weekoverleg van de afdeling, en van daar zo nodig naar de maandreview van de directie. Zo komen problemen snel op het niveau waar ze opgelost kunnen worden.
Leidinggevenden spelen daarin een sleutelrol. Ze zijn regelmatig op de werkvloer, de gemba, en helpen hun team problemen op te lossen in plaats van ze zelf op te lossen. Lees meer over operationeel leiderschap.
Herken je dit?
Een gebrek aan operationeel management heeft gevolgen voor het proces én het resultaat. Welke observaties herken je in je eigen organisatie?
| Observatie | Gevolg |
|---|---|
| We besteden te veel tijd aan reactief brandjes blussen | Weinig stabiliteit en ogenschijnlijk weinig tijd om zaken systematisch aan te pakken |
| Verbeteringen zijn vaak pleisters en blijken geen echte oplossingen | Problemen komen terug, vaak juist op het slechtste moment |
| Verbeteren wordt gezien als iets naast het werk, of iets dat anderen moeten doen | Weinig betrokkenheid, en verbeterkansen worden maar half benut |
| Processen zijn niet stabiel en niet gestandaardiseerd | Sterk wisselende resultaten, en oplossingen worden steeds opnieuw uitgevonden |
| Problemen oplossen en besluiten nemen gaat traag | Langlopende projecten en dure of halve oplossingen |
| Geen uniforme aanpak | Elk team doet het anders, en het geheel wordt niet beter |
| Stabiliteit en verbetering worden slecht gemeten | Niemand weet of iets een echte verbetering is of herstel van een terugval |
| Blinde vlekken: zo doen we dat al jaren | De kleine verbeteringen die volgen uit kritisch kijken naar het eigen werk blijven liggen |
| Onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden | Problemen blijven liggen of worden te laat opgelost, en er ontstaat ergernis |
| Geen goede rolbeschrijvingen voor operationele functies | Nieuwe collega’s hebben lang nodig om hun rol te vinden, en verwachtingen sluiten niet aan |
Waarom het vaak niet lukt
Veel organisaties beginnen enthousiast, maar slagen er niet in om operationeel management echt in de dagelijkse gang van zaken te verankeren. De hulpmiddelen zijn er, het bord hangt aan de muur, maar het wordt niet gebruikt. Een van de oorzaken: operationele zaken worden vaak niet als interessant genoeg gezien. Veel managers hebben weinig ervaring met het dagelijks sturen en verbeteren van de werkvloer, en daardoor krijgt dat niet de aandacht die het nodig heeft.
Gewoon doen is daarom niet genoeg. Operationeel management vraagt een aanpak die systematisch, gestandaardiseerd en geïntegreerd is, en leidinggevenden die het zelf voordoen. Het is een vak apart.
Wil je leren hoe je dit in je eigen organisatie opzet? Dat komt aan bod in de Green Belt-training.