Wat is de Eisenhower Matrix?

De Eisenhower Matrix, ook wel Urgent-Important Matrix genoemd, helpt je bij het beslissen over en prioriteren van taken door urgentie en belangrijkheid, waarbij minder urgente en belangrijke taken worden gesorteerd die je moet delegeren of helemaal niet moet doen.

Welke prioriteit stel jij? De hele dag zit bomvol met taken, zeker nu. Alles loopt dwars door elkaar heen nu werk en gezinstaken op 1 plek samen komen. Hoe stel je dan jouw prioriteiten voor de nieuwe dag of dagdeel? Gebruik de Eisenhower matrix!

Waar komt de naam vandaan?

Dwight D. Eisenhower was de 34e president van de Verenigde Staten van 1953 tot 1961. Voordat hij president werd, was hij generaal in het Amerikaanse leger en als opperbevelhebber van de geallieerde strijdkrachten tijdens de Tweede Wereldoorlog. Later werd hij ook de eerste opperbevelhebber van de NAVO. Dwight moest voortdurend moeilijke beslissingen nemen over welke van de vele taken hij zich elke dag zou moeten bezighouden. Dit leidde hem uiteindelijk tot het uitvinden van het wereldberoemde Eisenhower-principe, dat ons vandaag helpt prioriteiten te stellen door urgentie en belang.

Hoe gebruik je de Eisenhower Matrix?

Prioritering van taken door urgentie en belang resulteert in 4 kwadranten met verschillende werkstrategieën:

1. Belangrijk en urgent: nu doen!
2. Belangrijk maar niet urgent: op je to do lijst zetten!
3. Urgent maar niet belangrijk: delegeer!
4. Niet urgent niet belangrijk: vergeten; komt later!

Allereerst moet je dringende en belangrijke activiteiten classificeren. Om dit te doen, moet je jouw prioriteiten helder krijgen en urgentieniveaus definiëren.

Dringende taken zijn meestal de taken waaraan een tijdsdruk is verbonden. Deze activiteiten hebben een ‘doe het nu’ urgentie en vereisen je uiterste aandacht.

Aan de andere kant zijn de belangrijke taken over het algemeen langdurig en eerder doelgericht. Over het algemeen geven ze je geen onmiddellijke resultaten en zijn ze meer gericht op het nemen van betere langetermijnbeslissingen.

Nadat je klaar bent met het classificeren van dringende en belangrijke taken, zijn de volgende dingen die je moet doen om het potentieel van Eisenhower-matrix voor tijdbeheer volledig te benutten:

1. Geef kleurcodes aan kwadranten

Wijs kleurcodes toe aan kwadranten om je snel te helpen de ernst van de situatie te begrijpen. Door kleuren toe te wijzen, kun je snel een blik werpen op wat er vervolgens moet gebeuren. Deze kleurcodes helpen je ook om taken te prioriteren om weloverwogen beslissingen te nemen. Bijvoorbeeld; het do-kwadrant kan rood worden gekleurd om de urgentie van taken aan te geven.

2. Categoriseer je professionele en persoonlijke taken

Om overlappende verplichtingen te voorkomen, maak je aparte matrices voor professionele en persoonlijke taken. Dit zal duidelijk maken wat je te wachten staat en zal van grote invloed zijn op hoe je jouw tijd beheert. Een truc hier kan zijn om voor beide soorten verplichtingen afzonderlijke uren van de dag te besteden en te zien hoe dat gaat.

3. Beperk het aantal artikelen per kwadrant

Het toevoegen van te veel items per kwadrant zal de zaken te ingewikkeld maken en het doel van het gebruik van de Eisenhower-matrix voor tijdbeheer zal verloren gaan. Om het te optimaliseren, beperk je het aantal acties tot 7 of 8. Op die manier wordt je niet overweldigd door wat je moet doen.

Een handige tool om dit uit te voeren is een Kanban of Trello bord.