RPA en Lean

De afgelopen jaren is de interesse in Robotic Process Automation (RPA) enorm gegroeid. Vooral om eenvoudige, repeterende, geen waarde-toevoegende taken van medewerkers te vervangen door een robot. De medewerker hoeft geen saaie taken meer uit te voeren, zoals het overzetten van gegevens van de ene applicatie in een andere. Dat vind vrijwel niemand leuk en omdat het als saaie, eentonige taken wordt ervaren, neemt de aandacht snel af en dus de kans op fouten dito toe. Het zou toch mooi zijn als een robot dit doet?

Wat is RPA?

Robotic Process Automation (RPA) is de technologie waarmee je computersoftware of een “robot” kan configureren om de acties van een mens die in digitale systemen werkt te emuleren (nabootsen) en te integreren om een ​​bedrijfsproces uit te voeren. RPA-robots gebruiken de gebruikersinterface om gegevens vast te leggen en applicaties te bedienen, net zoals mensen dat doen, alsof ze zelf achter de zelfde computer zitten. Ze interpreteren, triggeren reacties en lezen gegevens uit een andere applicatie om een ​​grote verscheidenheid aan repetitieve taken uit te voeren. RPA-scenario’s variëren van zoiets eenvoudigs als het genereren van een automatisch antwoord op een e-mail tot het inzetten van duizenden bots, elk geprogrammeerd om taken in een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) te automatiseren.

Robots?

Misschien even het beeld van een robot bijstellen: Het is dus niet een machine, lijkend op een mens, die achter een computer gaat zitten en zijn werk gaat doen. Het is een software toepassing, die als een verbinding werkt tussen applicatie, alsof er een mens zit.

Voor de organisatie neemt snelheid toe en de data heeft geen vertraging meer.

Ontstaan van RPA

Tot een aantal jaar geleden, als data tussen systemen moest worden uitgewisseld, werd er een zogenaamde interface gebouwd. Er moest tussen de systemen een afspraken worden gemaakt hoe de betreffende data tot een herkenbaar pakket moest worden gecodeerd om de juiste informatie uit te wisselen met het ontvangende systeem, hoe de ontvangen data moest worden ontleed.

API’s
Er kwam veel programmeer werk en hoge kosten om de hoek kijken, naarmate het systeem complexer werd of door ‘grote’ software huizen werd geleverd. De behoefte om dat uit te kunnen wisselen of uit te lezen van een systeem ontwikkelde zich richting de Automated Programmable Interface (API’s). Een gestandaardiseerde interface die, met een beetje programmeer werk of verdieping in de techniek snel en eenvoudig kon helpen om bijvoorbeeld data uit een database server te trekken direct je Excel sheet in. Deze ontwikkeling werd ook gebruikt tussen servers, om data uit te wisselen.

RPA als schil
RPA lijkt eigenlijk een verdieping op deze laatste ontwikkeling. Mogelijk ingegeven door de ‘moeizame’ ondersteuning van dé IT-afdeling die moet helpen om de interfaces binnen het systeemlandschap te ontwikkelen. Je ziet op een desktop twee applicaties, ieder met een eigen User Interface (UI) en je denkt: “hoe krijg ik de data van het ene systeem in het andere zonder dat ikzelf hoef te typen? Kunnen we er geen schil overheen leggen die simuleert dat iemand de data uit het ene veld leest en in de andere applicatie invult, gewoon als of iemand het toetsenbord bediend?”. Door die schil als een Lego Boost programmering in te richten (programmeren door pictogrammen met verschillende functies in juiste volgorde te zetten), kan bijna iedereen zo’n koppeling maken. Is RPA geen oude wijn in nieuwe zakken en is een organisatie er echt mee geholpen?

De voordelen van het gebruik van RPA

Academische studies laten zien dat RPA, naast andere technologische trends, naar verwachting een nieuwe golf van productiviteits- en efficiëntieverbeteringen op mondiaal niveau zal stimuleren. Hoewel niet rechtstreeks toe te schrijven aan RPA alleen, vermoedt de Universiteit van Oxford dat in 2035 tot 35% van alle banen geautomatiseerd zou kunnen zijn.

Rendabel
Geschat wordt dat het gebruik van robotica de operationele kosten met maar liefst 25-50% kan verlagen. Robots kunnen 24/7 opereren en nemen geen vakantie in vergelijking met mensen, die van acht tot vijf werken en elk jaar een vooraf vastgesteld aantal jaarlijkse verlof hebben. Als robots een deel van het handmatige, intensieve werk van mensen overnemen, kan dit zichtbare winst opleveren voor het bedrijf.

Nauwkeurigheid
RPA biedt verbeterde services voor processen met een grote kans op menselijke fouten, waardoor de nauwkeurigheid toeneemt. Robots zijn betrouwbaar en consistent en klagen niet als ze onvermoeibaar moeten werken. Ze verminderen ook het aantal revisies en kunnen de uitvoerkwaliteit drastisch verbeteren.

Snelheid
Omdat robots hier de uitvoering afhandelen, kan er in relatief kortere tijd meer werk worden verzet.

De nadelen van RPA

Mogelijk meer werk
Zoals we eerder aangeven zou bijna iedereen zo’n koppeling kunnen maken als een soort Lego Boost programmering. Dit is alleen geen Lego boost maar bedrijfsdata en als het even niet goed gaat, kunnen werkstromen in de productie overhoop worden gehaald. Dus toch maar eerst neerzetten in een test omgeving en zo verschuift het maken van een RPA-koppeling langzamerhand richting dezelfde IT-afdeling, die het al druk hadden. Binnen Lean spreken we dan van een fop-lossing en komt de term over-processing al snel om de hoek kijken. In plaats van dat rechtstreeks tussen systemen uit te wisselen, plaatsen we daar een (werk)station tussen, die daarmee voor extra data verkeer op het netwerk zorgt.

Hoe groter de afhankelijkheid van techniek, hoe minder transparant het proces
Vanuit het perspectief van Lean zijn er zeker bedenkingen, hoe blijft namelijk de voortgang/status van het proces nog zichtbaar?RPA lijkt het onderhanden werk nog verder te verstoppen, dan we nu al doen. Workflow Management Systemen (WMS) hebben ons geholpen om input aan de voorkant van een proces door datzelfde proces te begeleiden. Vaak met de verwachting dat de automatisering ons proces sneller zal maken of om geen informatie/klantvragen uit het oog te verliezen. Daarbij pushed het WMS de vragen/tickets/aanvragen van klanten van de ene naar de andere proces stap, met als doel, bij iedere stap waarde toe te voegen.

Een WMS wordt daarmee de container voor alle het onderhanden werk, voor iedere stap. De inrichting daarvan is vaak al lastig genoeg en wordt vooral gekeken naar de informatie die door het systeem moet worden doorgegeven, rollen en bijbehorende rechten van medewerkers, diezelfde medewerkers mee krijgen om met het systeem te gaan werken en natuurlijk niet te vergeten, de rapportages. Zelden wordt vooraf gekeken naar een procesoptimalisatie, hoe de processtappen aansluiten bij de takttijd van het proces, het ritme van de klantvraag. Door het proces verder niet aan te passen, zal een suboptimaal proces, worden geautomatiseerd, of eigenlijk verstopt. Kortom, door het verder uitbreiden van de automatisering in een organisatie, ontnemen we mogelijk nog meer indicatoren aan het oog van de medewerker, waar in het proces TIM WOODT’s zijn, die de flow tegenhouden.

Blijf ‘in control’ van je proces!

RPA is een volgende stap om ‘te zien’ wat er in het proces gebeurt en waar verbeterd kan worden. Het is in veel opzichten de toekomst voor saaie, repeterende taken waarbij de kans op fouten groter is als het door een mens wordt gedaan. We moeten bij de implementatie goed nadenken, welke indicatoren informatie geven over de gezondheid van het proces. Zo kan ondanks verdere automatisering, toch gewerkt worden aan proces verbeteringen vanuit een Lean perspectief.