Project Charter

Het woord “Project Charter” wordt binnen Lean Six Sigma gebruikt voor het document dat je als projectmanager oplevert op het einde van de eerste van 5 fasen van je verbeterproject. De 5 fasen van een verbeterproject zijn “Define”, “Measure”, “Analyse”, “Improve” en als laatste “Control”. Deze 5 fasen vormen daarmee het “DMAIC” model dat zijn oorsprong ken vanuit Six Sigma.

Bij projectmanagement is een projectcharter een verklaring van de reikwijdte, doelstellingen en deelnemers aan een project. Op het einde van de eerste fase, Define, levert de projectmanager (Green Belt of Black Belt) een document op dat standaard bestaat uit 10 vaste onderdelen. Hiermee wordt tijdens de zogenaamde “Tollgate meeting” in een korte presentatie de stand van zaken van het project uitgelegd en toestemming gevraagd aan de opdrachtgever om verder te gaan met de volgende fase van het project.

De 10 onderdelen van de Project Charter

  1. De beschrijving van het probleem
  2. De doelstelling van het verbeterproject
  3. De scope van het project
  4. De samenstelling van het verbeterteam
  5. De businesscase
  6. De planning
  7. De randvoorwaarden
  8. De risico’s die nu al zichtbaar zijn bij de uitvoering van het verbeterproject
  9. De naam van de opdrachtgever of sponsor
  10. De naam van de proceseigenaar

Uiteraard ken het project ook een projectnaam (die passend is en vaak een beetje humor kent).

Invullen van de Project Charter

Om tot een ingevulde Project Charter te komen, ben je als Green Belt in de Define fase hard aan het werk. Je komt erachter dat wat in eerste instantie als probleem werd beschreven, vaak de lading niet helemaal dekt. Er is een ander of net iets gecompliceerder probleem dat eraan ten grondslag ligt. Dan komt het erop aan het juiste probleem aan te pakken en je daarop te focussen. Die focus is nodig omdat je slechts 1 probleem tegelijk wilt aanpakken. Dat is dan de start van “Continu Verbeteren”. Je kunt later de andere problemen aanpakken.

Als je naar je Project Charter kijkt, stel jezelf dan de vraag: “zou ik zelf investeren in dit project?” Het antwoord op die vraag laat je scherper kijken en afwegen of het de moeite waard is ermee verder te gaan. Kun je het goed uitleggen aan je opdrachtgever? Mag en kan ik mijn collega’s tijd laten investeren om mee te doen?