Een project charter is het document waarmee je aan het eind van de Define-fase van een Lean Six Sigma-project vastlegt waar het project over gaat: het probleem, het doel, de afbakening, het team en de opdrachtgever. Het is de afspraak tussen projectleider en opdrachtgever, en het kompas voor de rest van het project.
Waar komt de project charter in beeld?
Een Lean Six Sigma-verbeterproject doorloopt de vijf fasen van DMAIC: Define, Measure, Analyse, Improve en Control. Aan het eind van Define levert de projectleider, meestal een Green Belt of Black Belt, de project charter op.
In de tollgate-bespreking aan het eind van de fase licht de projectleider in een korte presentatie de stand van zaken toe, en vraagt de opdrachtgever toestemming om door te gaan naar de volgende fase. Ook in de latere fasen blijft de charter een levend document: wordt iets duidelijker, dan pas je hem aan.
De tien onderdelen
Bovenaan dit artikel zie je een ingevuld voorbeeld. Een project charter bevat:
- Probleemstelling: wat gaat er mis, waar, sinds wanneer en hoe groot is het probleem?
- Doelstelling: wat wil je bereiken, meetbaar en met een datum?
- Scope: wat valt binnen het project, en wat er nadrukkelijk buiten?
- Team: wie doet er mee, en met welke rol?
- Businesscase: wat levert het oplossen van het probleem op, bijvoorbeeld in geld, tijd of klanttevredenheid?
- Planning: wanneer is welke fase klaar?
- Randvoorwaarden: waar moet het project binnen blijven, zoals budget of beschikbare tijd?
- Risico’s: wat kan het project nu al in de weg zitten?
- Opdrachtgever of sponsor: wie geeft de opdracht en neemt de besluiten?
- Proceseigenaar: wie is verantwoordelijk voor het proces, en neemt de verbetering straks over?
En natuurlijk heeft het project een naam, het liefst eentje met een beetje humor.
Een scherpe probleem- en doelstelling
De probleem- en doelstelling zijn het hart van de charter, en het lastigst om goed te krijgen.
Een goede probleemstelling beschrijft wat er mis is, waar, wanneer en hoe groot, zonder al een oorzaak of oplossing te noemen. Een goede doelstelling is meetbaar en tijdgebonden, en noemt ook de oplossing nog niet: die zoek je pas in de fasen Analyse en Improve. Een SMART-doel helpt daarbij.
De charter invullen
In de Define-fase ben je als projectleider hard aan het werk. Vaak blijkt dat het probleem zoals het in eerste instantie werd beschreven de lading niet helemaal dekt. Er zit een ander, of net iets ingewikkelder, probleem achter.
Het komt er dan op aan het juiste probleem te kiezen en je daarop te richten. Pak één probleem tegelijk aan: dat is het begin van continu verbeteren. De andere problemen kunnen later.
Stel jezelf bij het nalezen van de charter de vraag: zou ik zelf in dit project investeren? Kan ik het goed uitleggen aan de opdrachtgever? En kan ik het verantwoorden dat collega’s er tijd in steken? Die vragen helpen om scherp te blijven.
Het opstellen van een project charter komt uitgebreid aan bod in de Green Belt-training.