Praktijkopdracht voor Black Belt-certificering

Het doen van een praktijkopdracht is één van de vereisten voor Black Belt-certificering. De andere zijn het certificaat van deelname voor het volgen van de volledige training (je mag maximaal één dag missen) en slagen voor het Black Belt examen.

Aan de Black Belt praktijkopdracht is een aantal vereisten verbonden:

• Je voert de opdracht zelfstandig uit, veelal binnen je organisatie maar in overleg met de trainer (Master Black Belt) is een opdracht buiten je organisatie ook mogelijk
• Je toont aan een proces te kunnen analyseren
• Je hebt aantoonbaar verbeteringen doorgevoerd in het proces
• Je gebruikt het door Lean Six Sigma Groep aangeleverde template (een eigen versie daarvan mag ook, in overleg met de trainer)
• De opdracht wordt getoetst door een trainer van Lean Six Sigma Groep
• De opdrachtgever en de trainer geven decharge aan het einde van de opdracht

Voorbeeld van een Black Belt opdracht

De Black Belt in opleiding werkt bij een middelgrote Nederlandse bank. Voorafgaand aan haar opdracht heeft zij een uitgebreide Gemba Walk (kijk eens op Lean Six Sigma Woordenboek wat dat betekent) gemaakt. Het probleem dat ze gaat oplossen, zijn de te lange doorlooptijden bij de afdeling Debiteuren Zakelijk. Uit klantwensonderzoek blijkt dat de klant, in dit geval gaat het om ondernemers, kan leven met een afhandeltijd van twee werkdagen. Het doel van haar project is dat 95% van alle klantvragen binnen 2 werkdagen wordt afgehandeld.

Uit de meetfase blijkt dat het proces – in kaarten gebracht met mensen uit het proces – veel aftakkingen kent. Daarbij duurt op dit moment maar liefst 88% van alle klantvragen langer dan 2 werkdagen. De Black Belt gaat op zoek naar grondoorzaken, eerst creatief, dan kritisch. Proces- en data-analyse, maar vooral doorvragen levert haar op dat het aantal (onnodige) overdrachtsmomenten in het proces, omdat iedereen specialist is en niemand generalist, een grondoorzaak is voor het falen van het proces. Daarbij zorgen een overdaad aan controles (voor elke processtap geldt het vier-ogenprincipe) en een kennisachterstand van nieuwe medewerkers (er is te weinig tijd om ze echt goed op te leiden, wat leidt tot fouten, die door alle controles wel ontdekt maar niet teruggekoppeld worden; controles vergen tijd, waardoor de klant zit te wachten) voor lange doorlooptijden.

Brainstormen met de afdeling levert in de verbeterfase een flink aantal verbeterideeën op. Uiteindelijk wordt gekozen voor een zogenaamde werkcel, waarin iedereen alles doet. Om medewerkers met een kennisachterstand te helpen, wordt een ervaren opleider vrijgemaakt. Na de pilot, waarin iedereen die in het proces werkt wordt betrokken en waaruit blijkt dat de tegenmaatregel een significante verbetering oplevert, volgt implementatie.

Ter afsluiting van haar opdracht maakt de Black Belt een dashboard, waardoor de procesprestatie ook na de opdracht continu te volgen is. Ze bergt de tekening van het nieuwe proces op een centrale en door iedereen te benaderen plek op. Ten slotte introduceert ze dagstarts, om de procesprestatie te bespreken en waar nodig bij te sturen.

Zowel de opdrachtgever als de Master Black Belt (haar trainer en begeleider, die haar tussentijds heeft gecoacht en bij alle tollgates aanwezig was) zijn tevreden met het resultaat van de opdracht. De Black Belt-certificering wordt gevierd met een borrel en een etentje. Uiteraard zijn alle medewerkers die op de nieuwe manier werken daar ook bij aanwezig.

Tips & tricks voor een Black Belt praktijkopdracht

Een drietal tips & trick voor het doen van een opdracht:

1. Scope! Als je denkt dat het probleem te klein is, ben je er bijna. Nog iets kleiner en je kunt aan de slag.
2. Met name bij je eerste opdracht helpt het wanneer het oplossen van het probleem binnen jouw invloedssfeer ligt.
3. Verdwaal niet in data. Maak eerst plaatjes waarin mogelijke verbanden tussen X-en (invloedsfactoren) en de Y (het probleem) zichtbaar worden, voordat je uitgebreid met hypothesetesten aan de slag gaat.

Voor meer tips & tricks – en ja, die zijn er, legio – verwijzen we je graag naar de mogelijkheid van coaching. Bij de Black Belt opleiding is een tweetal coachingsmomenten inbegrepen. Voor extra coaching kunnen we een offerte uitbrengen.