Een Kanban-bord maakt zichtbaar wat er te doen is, wat loopt en wat af is. Combineer je het met een korte dagelijkse bijeenkomst, een daily of dagstart, dan krijgt het team elke dag in een kwartier overzicht en focus. Dit artikel laat zien hoe je van een gewone to-dolijst naar zo’n bord gaat, en hoe je de daily aan het bord houdt.
Wat is Kanban?
Kanban betekent in het Japans ongeveer “zichtbaar bord” of “signaalkaart”. Het komt uit de just-in-time-productie van Toyota: een kaart gaf aan wanneer een processtap nieuw materiaal nodig had. Een bekend voorbeeld is two-bin Kanban: aan de werkplek staan twee bakken met bijvoorbeeld schroeven. Is de eerste leeg, dan pak je de tweede, en de lege bak is het signaal om bij te vullen. Zo is er nooit te veel en nooit te weinig voorraad.
Tegenwoordig wordt Kanban veel gebruikt in dienstverlening en kenniswerk. Daar zijn de kaarten taken, en het bord laat zien waar elke taak staat.
Van to-dolijst naar Kanban-bord
Veel mensen werken met een to-dolijst. Daar staat van alles op, en elke keer dat je ernaar kijkt, kies je opnieuw wat eerst moet: wat is dringend, wat is belangrijk, waar heb ik nu de concentratie voor? Ongemerkt gaat daar veel tijd in zitten. En sommige taken, zoals het schrijven van dit artikel, schuif je steeds vooruit. Leg dezelfde lijst aan een collega voor, en die kiest weer een andere volgorde.
Met een Kanban-bord maak je van die ene lijst vier kolommen, zoals je in de afbeelding bovenaan dit artikel ziet:
- Backlog: alles wat er ooit moet gebeuren.
- Te doen: wat je deze week of vandaag echt oppakt.
- Bezig: waar je nu mee aan de slag bent. Houd deze kolom klein.
- Klaar: wat af is.
Je kiest dus één keer per dag of week wat er van de backlog naar “te doen” gaat, en daarna werk je gewoon door. Echt krachtig wordt het als een team samen een bord gebruikt, bijvoorbeeld als je van elkaar afhankelijk bent of een gezamenlijke werkvoorraad hebt. Dat kan een fysiek bord met post-its zijn of een digitaal bord; hoe je dat bijvoorbeeld in Trello opzet, lees je in De Kanban-methode in Trello.
De daily aan het bord
Werk je als team met een bord, dan ontstaat vanzelf de behoefte aan een vast moment om er samen naar te kijken. Dat is de daily of dagstart: elke dag op hetzelfde tijdstip, staand, maximaal een kwartier.
In de Scrum Master training oefen je hiermee met situaties uit je eigen team.
Een handige manier om de daily te houden: loop het bord door van rechts naar links, zoals je hierboven ziet. Begin bij wat klaar is, ga dan naar wat bijna klaar is en wat vastzit, en kijk pas als laatste of er ruimte is voor nieuw werk. Zo ligt de nadruk op afmaken in plaats van beginnen. Het verschil met de klassieke ronde langs iedereen (“wat heb jij gisteren gedaan?”) is dat het over het werk gaat, niet over de personen.
Problemen die meer tijd vragen, los je niet in de daily op. Spreek af wie erover praat, en doe dat direct erna met wie het aangaat. Zo blijft de daily kort, en vaak levert het een nieuwe kaart op het bord op.
Wat het oplevert
- Overzicht: iedereen ziet waar het team aan werkt, zonder dat iemand het hoeft te vragen.
- Focus: door weinig werk tegelijk te doen, gaat het sneller af.
- Problemen eerder in beeld: een kaart die dagen in “bezig” blijft staan, valt op.
- Energie: elke dag zien wat er afgerond is, werkt motiverend.
Werk je met Scrum, dan heet deze bijeenkomst de Daily Scrum. Die is van de Developers en draait om de voortgang naar het Sprintdoel; het bord is dan meestal de Sprint Backlog.
Wil je meer weten over deze manier van werken? Bekijk onze Agile-trainingen of neem contact met ons op.