Wat zijn dagstarts en daily standups?

Een dagstart, ook wel daily stand-up, is een kort teamoverleg van hooguit 15 minuten aan het begin van elke werkdag. Het team kijkt of de doelen van gisteren zijn gehaald, wat de doelen voor vandaag zijn en wat daarbij in de weg zit. Zo ben je elke dag bezig met continu verbeteren.

Bovenaan dit artikel zie je hoe zo’n kwartier eruit kan zien, onderdeel voor onderdeel.

Kenmerken van een dagstart

• Elke dag op hetzelfde tijdstip en dezelfde plek, bij het bord. Zo wordt het een gewoonte.
• Staand. Dat houdt het overleg kort en het tempo hoog.
• Een vaste agenda die elke dag terugkomt.
• De voorzitter rouleert. Dat vergroot de betrokkenheid van iedereen.
• Hij gaat altijd door, ook als er teamleden afwezig zijn.
• Geen discussies. Wat meer tijd nodig heeft, gaat naar de parkeerplaats en wordt direct na de dagstart besproken met alleen de mensen die erbij nodig zijn.

De agenda

De agenda bestaat uit vaste onderdelen:

1. Bezetting en mededelingen: wie is er, en wat moet iedereen weten?
2. Terugblik op gisteren: zijn de doelen gehaald? Wat ging goed, wat kon beter?
3. Vooruitblik op vandaag: wat zijn de doelen, en gaan we die halen met de mensen die er zijn?
4. Knelpunten en verbeteracties: wat zit in de weg, en wie pakt het op?
5. Afspraken: wie doet wat, en voor wanneer?

Het dagstartbord

Tijdens de dagstart staat het team bij een bord, ook wel teambord of verbeterbord genoemd. Iemand vult het vóór de dagstart met de meest recente gegevens: de KPI’s en prestaties van gisteren of vorige week, de planning en de bezetting. Ook verbeteracties krijgen een plek op het bord, met wie ze oppakt en voor wanneer, zodat ze niet vergeten worden.

In de Scrum Master training oefen je hiermee met situaties uit je eigen team.

Houd het bord eenvoudig en actueel. Een bord dat niemand bijhoudt, is na een paar weken behang. Zie je dat KPI’s vaak op rood staan, pak het grootste knelpunt dan op met een verbetercyclus zoals PDCA, of train het team met Kata in het stap voor stap verbeteren.

Wat levert een dagstart op?

Een dagstart vergroot de betrokkenheid van medewerkers bij het werk:

• Door elke dag kort te overleggen, weet iedereen waar de anderen mee bezig zijn.
• Het gezamenlijke doel wordt duidelijker, en dat geeft een sterker teamgevoel.
• Zaken die anders per mail heen en weer gaan, worden nu even face-to-face opgelost.
• Het wordt gewoner om elkaar om hulp te vragen.
• Problemen komen dezelfde dag op tafel, in plaats van pas als ze groot zijn geworden.

Het belangrijkste: iedereen ziet het gezamenlijke doel van het team en de organisatie, en werkt daar elke dag naartoe. Dat maakt de dagstart een vast onderdeel van kaizen, dagelijks verbeteren.

Dagstart, weekstart en Daily Scrum

Naast de dagstart hebben veel teams een weekstart, waarin ze iets langer vooruitkijken naar de doelen en planning van de week. Teams die met Scrum werken, kennen de Daily Scrum: ook hooguit 15 minuten, waarin de ontwikkelaars de voortgang naar het sprintdoel bespreken en de plannen voor de komende dag bijstellen. Het idee is hetzelfde: elke dag kort en gericht afstemmen.