SOP (Standard Operating Procedure)

Een Standard Operating Procedure (SOP) is een reeks stapsgewijze instructies die door een organisatie zijn samengesteld om werknemers te helpen bij het uitvoeren van complexe routinehandelingen. SOP’s streven naar efficiëntie, output van kwaliteit en uniformiteit van de prestaties, terwijl ze miscommunicatie en het niet naleven van industriële voorschriften verminderen.

Waarom SOP?

Bij veel van de processen waar we bij betrokken zijn denken we dat we het werk op dezelfde manier uitvoeren. Soms is dit inderdaad zo, maar vaak zijn er ook inhoudelijke of procesmatige verschillen tussen hoe collega’s het werk doen. Dit kan vervelend worden op het moment dat de ene collega een sneller proces heeft dan de ander, een hogere kwaliteit levert, minder fouten maakt of minder risico’s loopt. Werken met SOP’s of ‘Standard Operating Procedures’ kan helpen om het proces te standaardiseren en hierin te verbeteren.

Wat kan je ermee?

Een SOP stel je op voor de processen waar jij met je collega’s bij betrokken bent. Het maakt daarbij niet uit of het om hoog volume proces of juist een proces met heel veel uitzonderingen. Voor ieder proces is een SOP op te stellen. Het opstellen van een SOP kun je doen tijdens een workshop. Het doel is daarbij om de beste manier om het werk uit te voeren met elkaar scherp te krijgen. Dit doe je door (bij voorkeur) op de werkplek aan elkaar te laten zien hoe we de stappen in het proces uitvoeren. Een SOP werk je vervolgens uit in een overzicht. Daarin neem je op wat de processtappen zijn, wanneer deze worden uitgevoerd, wat de gedetailleerde activiteiten zijn per stap, wie de stap uitvoert en eventuele aandachtspunten.

SOP’s geven daarmee veel duidelijkheid, maar vergen wel onderhoud. Immers is het wel belangrijk om de SOP’s te blijven volgen en als gebruikers hier aandacht te blijven geven. We willen processen verbeteren en een SOP is daarmee de standaard tot dat we een betere standaard met elkaar bedacht hebben. Het idee is daarbij dat standaardiseren helpt om van daaruit verder te verbeteren. En het helpt om met elkaar de goede discussie te blijven voeren.