Wat is BPMN?

Business Process Model and Notation (BPMN) is een grafische weergave voor het specificeren van bedrijfsprocessen in een bedrijfsprocesmodel. Het doel van deze methode is om eenvoudig te kunnen communiceren over bedrijfsprocessen.

Hoe kun je op een goede manier een proces vastleggen? De traditionele manier is dan de meest voor de hand liggende manier. Met een aantal symbolen, proberen we op papier te verbeelden en beschrijven, hoe een proces verloopt. In deze manier van vastleggen onderscheiden we in de basis de cirkelvormig figuur dat de start en einde van een proces duidt. De rechthoekige symbolen staan voor een actie of stap. En de ruitvorm wordt gebruikt om aan te geven dat er keuze moet worden gemaakt of dat over iets besloten moet worden.

Maar al snel blijkt dat deze te eenvoudige set aan symbolen, snel leidt tot verschillend gebruik. Als er meerdere collega’s zijn die procesplaten maken, zul je al zien dat er verschil is ontstaan in het toepassen van de symbolen, door verschil in interpretatie. Of dat de opbouw van het proces van boven naar beneden stroomt, in plaats van links naar rechts. En hoe meer proces platen nodig zijn, hoe groter de behoefte aan een uniforme opzet van deze informatie. Dat komt de leesbaarheid ten goede en laten we eerlijk zijn, ziet er ook prettig uit.

Voor wie is het relevant?

Business Processing Model & Notation is een standaard en beschrijft hoe een procesplaat wordt opgezet. Het beschrijft o.a. welke symbolen worden gebruikt, hoe informatie stroom moeten worden weergegeven en komt met een set aan regels en definities.

Het is relevant voor business analisten, business consultants, proceseigenaren (process owners), managers en iedereen die betrokken is bij het verbeteren van bedrijfsprocessen.

Waar komt BPMN vandaan?

BPMN is een officieel Trademark product van Object Management Group. Deze OMG is een standaarden instituut dat meerdere standaarden onder haar vleugels heeft. Deze organisatie zorgt dat de kennis, ervaring en deskundigheid op dit gebied, worden samen gebracht in een standaard. Vandaar dat over de tijd opvolgende versies van een standaard zullen verschijnen. Zo ook met BPMN, waarbij de huidige versie 2.0 is. Deze standaard is voor iedereen vrij toegankelijk. Alleen als je de standaarden wil omzetten in een product, bijvoorbeeld software dat jou helpt om BPMN op een goede manier te gebruiken, moet een licentie worden afgenomen.

Toepassing BPMN

Zoals aangegeven, de standaard is voor iedereen toegankelijk en vrij te gebruiken. Dat betekent dat bijvoorbeeld de symboliek, die wordt voorgeschreven, te vinden zijn in een Visio stencils die je voor jezelf of organisatie kunt gebruiken. Daarbij is nog steeds het risico dat iedereen de symbolen toch op eigen definitie gaat toepassen.

Uiteraard kun je de standaard van ruim 500 pagina’s doorlezen, om te lezen hoe de standaard in elkaar zit. Mocht je een korte introductie en uitleg zoeken, is de website van Lucichart erg behulpzaam. Zij bieden, naast overzichtelijke informatie, een platform aan, waarin procesplaten kunnen worden gemaakt en op een centrale plek worden bewaard.

Het grotere geheel

Vooral bij organisaties waar proces verbeteringen worden doorgevoerd, zie je dat de behoeft van standaard beschrijvingen van processen groeit. In verloop van tijd heeft OMG aan de standaard BPMN, twee andere standaard toegevoegd:

• CMMN: Case Management Model and Notation. Deze standard, boven op BPMN definieert hoe workflow systemen, kunnen worden geleerd, de procesplaat om te zetten naar een workflow configuratie. Op die manier ontstaat er een directe link tussen de proces plaat en hoe het voor de gebruikers werkelijk moet worden toegepast
• DMN: Decision Model and Notation. Elk proces kent besluitvormingsstappen. Deze standaard voorziet in ondersteuning, hoe besluitvorming op een goede manier kan plaatsvinden. Daarin zijn rollen, bevoegdheden en vastlegging de essentie.

Samen met BPMN vormen deze een drieluik om processen en alles wat daarom heen nodig is om het vast te leggen een eenheid.