Lean methode: Hoe streef je naar perfectie?

De Lean methode kan het beste uitgelegd worden door de 5 principes te noemen; Waarde, Waardestroom, Flow, Pull en perfectie. Lean voorziet in technieken om Waarde en Waardestroom te bepalen voor een proces in elke willekeurige organisatie, los van de dienst of het product dat het produceert. Het voorziet tevens in technieken en aanpak om in datzelfde proces een ritme te ontwikkelen, de flow, net als het ritme in een orkest en het muziekstuk dat gespeeld wordt wat de klant, het publiek, graag wil horen (Pull).

Regelmatig vragen familie en vrienden aan mij, wat is Lean nou precies? Ik heb er wel van gehoord, maar kun je me nu eens uitleggen wat het is. Uitleggen kan ik het best, dat doe ik immers regelmatig in een van onze trainingen zoals de Green Belt training.

De 5 basisprincipes van de Lean methode

1. Klantwaarde: Wie is de klant van het proces en wat wil de klant?

Het allerbelangrijkste basisprincipe. Wie is de klant/wie zijn de klanten en wat is de toegevoegde waarde voor de klant? Sta hier eerst goed bij stil, en oefen dit goed. Hierbij is de klant centraal.

2. Waardestroom: Breng het proces goed in kaart

Door het bestaande proces goed in kaart te brengen wordt duidelijk hoe de toegevoegde waarde wordt gemaakt en wat belangrijke stappen zijn om dit te doen. Hierbij staat waarde toevoegen centraal.

3. Flow: Hoe kun je de flow in het proces brengen?

Dit betekent dat je zoveel mogelijk verspillingen uit het proces haalt zoals bijvoorbeeld defecten en wachttijden. Op die manier houd je de stappen over die toegevoegde waarde leveren voor de klant.

4. Pull: Goed nadenken over wanneer doe je nou wat

Hoe kun je het proces inrichten zodat het start wanneer de klant erom vraagt en vervolgens precies op tijd levert, wanneer de klant het wil. Het helpt hierbij om een proces te hebben met weinig verspillingen, zodat je al snel kunt leveren.

5. Perfectie: Streven naar perfectie

Dit betekent dat je continu blijft kijken hoe je verder kunt verbeteren en welke stap de volgende wordt in het dagelijkse proces. Wanneer je verbeterd hebt, ga je het proces uitvoeren.

Perfectie in de Lean methode uitgelicht

In dit artikel wil ik vooral de nadruk leggen op het laatste principe, Perfectie. In tal van artikelen wordt Lean op dit punt ook wel een filosofie genoemd, streven en leven om perfectie te behalen. Persoonlijk vind ik filosofie iets te ver gaan. Het geeft de suggestie van zweverigheid en een beeld van mijmeren hoe processen verbeterd kunnen worden. Het is veel praktischer, je wordt uitgenodigd om er samen met collega’s mee aan de slag te gaan. Het is een methode om binnen de organisatie een cultuur te ontwikkelen dat perfectie als streven heeft.

De definitie van methode volgens de Van Dale is dan ook: ‘1. Vaste manier van handelen om een bepaald doel te bereiken; manier van werken; 2. Leerwijze’. Dat is precies wat Lean is. De Lean methode stimuleert niet alleen om pragmatisch verbeteringen in een proces door te voeren, maar stimuleert nog meer het ‘willen verbeteren’ als een leerwijze, als een ‘manier van werken’. Iedereen wordt aangemoedigd om eigenaarschap te nemen om verbeteringen in de eigen werkomgeving op te merken en helpen weg te nemen. Kortom, een leerwijze bedoelt voor iedereen in de organisatie.

Apenkooi en banaan

In de parabel van de apenkooi en de banaan wordt beschreven hoe cultuur ontstaat in een groep. Het gaat over een kooi met apen, waar midden in de kooi op een trap een banaan wordt neergelegd. Elke keer als een van de apen een stap op de ladder zet om deze te pakken, worden alle apen nat gespoten. De apen beginnen elkaar tegen te houden, om niet meer een stap op de ladder te zetten. Vervolgens worden de apen een voor een vervangen. En elke keer als de nieuwe aap maar een stap in de richting van de banaan zet, wordt het hardhandig tegengehouden door de anderen, deze hebben namelijk geen zin in nog een nat pak. Iedereen laat het uit zijn hoofd om iets met de banaan te doen. Op een gegeven moment zijn alle apen vervangen die ooit nat gespoten zijn, maar de banaan, die wordt niet aangeraakt. Iedereen houdt het gedrag in stand, elkaar tegen te houden en niet aan de banaan te komen, zonder meer te weten waarom dat niet mag. Kortom, het is een treffende metafoor voor gedrag dat we ontwikkelen en blijven vertonen (of juist niet) zonder dat we weten waarom. Een treffende vergelijking met gedrag op de werkvloer, we doen ons werk op een manier, zonder vaak goed te weten waarom het op die manier wordt gedaan. Het is ons ooit zo verteld.

Veranderen met de Lean methode

Kunnen veranderen, begint voor iedereen bij begrijpen waarom iets moet veranderen. Intrinsiek begrijpen dat in een proces handelingen zitten, die geen Waarde toevoegen voor de klant. Het zorgt voor een referentie om de vragen te gaan stellen die de apen in de apenkooi niet meer stellen. ‘Waarom mogen we de banaan niet pakken’, ‘waarom hangt die banaan daar überhaupt?’. De Lean methode helpt begrijpen waarom een handeling in een proces wel of juist geen zin heeft. Het helpt om te begrijpen waar verspillingen in de samenwerking zitten en waarom veranderingen nodig zijn. En door het te begrijpen, zijn collega’s sneller geneigd om in actie te komen om te gaan verbeteren. Lean biedt ons ook nog eens de technieken om tot de verbetering te komen, om een nieuwe manier van werken te bereiken. Door deze technieken toe te passen, werk je met collega’s stap voor stap aan het begrijpen, waarom verandering nodig is. Acceptatie is een onderdeel dat op de achtergrond zich in het team ontwikkelt. En als de verbeterstap slaagt, er worden betere resultaten gehaald, is de eerste stap vaak onbewust gezet in het streven naar perfectie.