Obeya

Wat is Obeya en wat kan je ermee?

Obeya is een Japanse term en betekent: grote ruimte. De Obeya methodiek is ontstaan ​​in de jaren ‘90 bij Toyota tijdens het bouwen van de Prius. Meneer Uchiyamadade bedacht dat het efficiënt en effectief zou zijn om een ruimte in te richten waar het team snel tot goede beslissingen kon komen over de aanpak en ontwikkeling van de nieuwe auto. De aanpak bleek erg goed te werken. Alle informatie was zichtbaar aanwezig in de ruimte en hielp het team in het sturen van de ontwikkeling en het ‘on the spot’ nemen van beslissingen. Vanwege die ‘zichtbaarheid’ wordt een Obeya ook wel betiteld als: Visual Management Room (VMR).

Obeya en Lean Agile

Lean Agile Model

Het principe van de Obeya wordt tegenwoordig veel breder ingezet. Recent passen wij de methode veelvuldig toe bij het besturen van organisaties en afdelingen. Onze Lean Agile visie, die richting bepalen, verbeteren en uitvoeren met elkaar verbindt, sluit namelijk erg goed aan bij de Obeya. De elementen uit de visie kunnen heel mooi worden geconcretiseerd in een Obeya ruimte. Daarmee wordt het een heel krachtig middel om de realisatie van je strategische verbeteringen te combineren met de monitoring van je operationele prestaties. Dit samen leidt tot de beste resultaten voor klanten, medewerkers en de organisatie.

Obeya bord

Aan de slag met Obeya

De basis van de methodiek is – zoals zoveel technieken uit Lean en Agile – relatief eenvoudig en praktisch. De uitdaging zit in het daadwerkelijk effectief en resultaatgericht toepassen. Een ruimte vinden, deze vol hangen met grafieken en schema’s en daarin een gesprek voeren, lukt wel, ook in de steeds meer gebruikelijke en noodzakelijk digitale varianten. Een goed functionerende Obeya vraagt echter veel meer van een afdeling of organisatie: voorbereiding, discipline, juiste dialoog en gedrag en natuurlijk relevante informatie. Lean Six Sigma Groep heeft daarvoor een implementatieaanpak die al deze elementen invult. Daarmee krijg je dus niet alleen een ingerichte Obeya, maar een werkende structuur die management inzicht en grip geven op de organisatie en leidt tot concrete verbetering van de prestaties.

Dit vraagt ook wel wat van management en organisatie. Een Obeya standup zoals wij die neerzetten met de klant leidt tot een ‘Pull’ richting de rest van de organisatie. De Obeya moet namelijk gevoed worden door relevante en actuele informatie uit die organisatie. Daarmee heeft de implementatie van een goede Obeya een veel bredere impact dan alleen de ruimte en het gesprek zelf. Van de ‘onderliggende’ lagen wordt concrete bijdrage en input gevraagd. De Obeya geeft daarmee richting aan die lagen, monitort hoe succesvol die richting wordt gevolgd en initieert hulp daar waar nodig. Door deze ‘Pull’ kan ook een cascade van Obeya’s ontstaan of worden gerealiseerd. Hierbij voedt de ene Obeya de bovenliggende.

Resultaat implementaties

Voorbeeld Obeya VMR

Naast deze ‘indirecte’ impact op de organisatie, zien wij de volgende directe resultaten bij Obeya implementaties:

  • Overall leidt beter inzicht en een betere dialoog tot betere, afgewogen en gedragen beslissingen
  • Er ontstaat een betere balans tussen dagelijkse operatie en verbetertrajecten
  • Geplande verbeteringen worden daadwerkelijk gerealiseerd, of mocht het niet lukken, dan is er een duidelijke grondslag waarom
  • De structuur en stand ups leiden tot een actieve houding in (doorgaans wat saaie) management meetings
  • Mede daardoor ontstaat er beter begrip voor elkaars situatie en zie je betere samenwerking

Obeya VMR training

Alle verandering is moeilijk en de heldere inzichten en scherpe dialogen zijn soms confronterend, desondanks zien we gelukkig ook heel veel lol bij het goed draaien van een Obeya en daar leveren wij als Lean Six Sigma Groep dan ook graag onze bijdrage aan, ook in jouw organisatie! Voor meer informatie of een voorstel op maat kun je contact met ons opnemen per  email  of telefonisch met nummer 088-5326700.