Wat is de Eisenhower Matrix?

De Eisenhower-matrix, ook wel urgent-belangrijk-matrix genoemd, helpt je taken te prioriteren op twee vragen: is het urgent, en is het belangrijk? Zo zie je meteen wat je nu doet, wat je inplant, wat je delegeert en wat je beter helemaal niet doet.

Dit is een van de tools die je in de Green Belt training leert toepassen op een eigen verbeterproject.

Welke prioriteit stel jij? Je dag zit vol met taken, mails en verzoeken die allemaal aandacht vragen. Hoe kies je dan waar je de komende dag of dit dagdeel aan begint? Gebruik de Eisenhower-matrix.

Waar komt de naam vandaan?

Dwight D. Eisenhower was van 1953 tot 1961 de 34e president van de Verenigde Staten. Daarvoor was hij generaal in het Amerikaanse leger, opperbevelhebber van de geallieerde strijdkrachten in Europa tijdens de Tweede Wereldoorlog en later de eerste opperbevelhebber van de NAVO in Europa.

Eisenhower moest voortdurend kiezen waar hij zijn tijd aan besteedde. In een toespraak in 1954 citeerde hij een oud-universiteitsrector, vrij vertaald: “Ik heb twee soorten problemen, de urgente en de belangrijke. De urgente zijn niet belangrijk, en de belangrijke zijn nooit urgent.” De matrix zelf is later gemaakt, onder meer door Stephen Covey in zijn boek De zeven eigenschappen van effectief leiderschap (1989). Hij noemde het naar Eisenhower.

Hoe gebruik je de Eisenhower-matrix?

Als je taken sorteert op urgentie en belang, krijg je vier kwadranten, elk met een eigen aanpak:

1. Belangrijk en urgent: doen. Pak het nu zelf op.
2. Belangrijk maar niet urgent: plannen. Zet een vast moment in je agenda.
3. Urgent maar niet belangrijk: delegeren. Wie kan dit voor je doen?
4. Niet urgent en niet belangrijk: schrappen. Niet doen, of pas als er tijd over is.

Urgent of belangrijk: wat is het verschil?

Begin met het indelen van je taken. Daarvoor moet je helder hebben wat je prioriteiten zijn, en wanneer iets echt urgent is.

Urgente taken hebben tijdsdruk. Ze vragen om een reactie nu, en schreeuwen daarom het hardst om aandacht.

Belangrijke taken dragen bij aan je doelen op langere termijn. Ze leveren meestal niet direct resultaat op, maar juist daar zit de winst: wat je in kwadrant 2 inplant, zoals een verbeterproject of een goede werkinstructie, voorkomt later brandjes in kwadrant 1.

Drie tips om de matrix goed te gebruiken

1. Geef de kwadranten een kleur

Met een vaste kleur per kwadrant zie je in één oogopslag wat er als eerste moet gebeuren. Kleur het doe-kwadrant bijvoorbeeld rood, zodat urgente taken opvallen.

2. Houd werk en privé apart

Maak aparte matrices voor werk en voor persoonlijke taken. Dan zie je duidelijker wat je te wachten staat en kun je je tijd beter verdelen. Een handige truc is om voor beide vaste uren van de dag te reserveren en te kijken hoe dat bevalt.

3. Beperk het aantal taken per kwadrant

Zet je te veel taken in een kwadrant, dan verliest de matrix zijn kracht. Houd het bij zeven of acht taken per kwadrant, zodat je niet overweldigd raakt.

Een handig hulpmiddel om dit bij te houden is een Kanban– of Trello-bord.