Nulmeting in Lean Six Sigma

Wat is een Nulmeting?

Een nulmeting is een objectieve meting van de huidige situatie. In de Measure-fase van Lean Six Sigma – aanpak breng je het huidige proces in kaart en bepaal je hoe goed het presteert ten opzichte van de klantwens. Dit is cruciaal, want zonder een betrouwbaar vertrekpunt weet je niet of je verbeteringen daadwerkelijk effect hebben.

Voorbeeld: Een gemeente krijgt steeds vaker klachten over lange wachttijden bij het verlenen van bouwvergunningen. Inwoners verwachten binnen 40 dagen een beslissing, maar veel aanvragen blijven langer liggen. Voordat de gemeente kan ingrijpen, moet eerst helder worden hoe vaak en waarom het misgaat. Dit doen ze met een nulmeting.

Hoe voer je een Nulmeting uit?

We nemen je mee in vijf praktische stappen.

Stap 1: Definieer de Y – Wat Ga Je Meten?

Een cruciale eerste stap is het duidelijk definiëren van wat je meet en hoe je dat doet. Dit wordt vastgelegd in een operationele definitie. Een operationele definitie is als het ware een instructie die exact beschrijft hoe de meting moet worden uitgevoerd, zodat iedereen het op dezelfde manier doet.

Voorbeeld: De gemeente definieert een “te late vergunning” als een aanvraag die niet binnen 40 dagen na indiening is afgehandeld. Dit betekent dat er alleen wordt gekeken naar de tijd tussen ontvangst en besluit, zonder andere factoren zoals incomplete aanvragen mee te nemen.

Stap 2: Breng het Huidige Proces in Kaart

Voordat je data verzamelt, moet je begrijpen hoe het proces écht werkt. Dit betekent dat je het proces vastlegt zoals het nu is, zonder alvast oplossingen toe te voegen. Werk samen met de mensen in het proces en kies een geschikte techniek:

• Procesmap – Standaard weergave van processtappen.
• Swimlane/Makigami – Laat zien wie welke stappen uitvoert.
• Spaghetti-diagram – Visualiseert fysieke bewegingen.
• Value Stream Map (Waardestroomanalyse) – Focus op toegevoegde waarde en laat goed zien waar eventuele obstakels, bottlenecks en verspillingen in het proces zitten.

Voorbeeld: De gemeente kiest een Value Stream Map om te ontdekken waar vertragingen ontstaan en waar tijd verloren gaat, zonder hier al verbeteringen door te voeren.

Stap 3: Bepaal Hoeveel Data Je Nodig Hebt

Om tot een betrouwbare analyse te komen, moet je voldoende gegevens verzamelen. Hoeveel datapunten je nodig hebt, hangt af van het type data en is vooral van belang als je werkt met een steekproef:

• Discreet (bijvoorbeeld: aantal te late vergunningen) → Minimaal 100 datapunten.
• Continu (bijvoorbeeld: doorlooptijd in dagen) → Minimaal 10 datapunten.

Voorbeeld: De gemeente besluit om gegevens van 200 vergunningaanvragen te verzamelen om een compleet beeld te krijgen. Hierbij kijken ze naar goedgekeurde én afgekeurde aanvragen om een representatief overzicht te krijgen.

Belangrijk bij het bepalen van de dataset is om te zorgen dat deze een afspiegeling is van de werkelijkheid. Als bijvoorbeeld alleen aanvragen van één type project worden geanalyseerd, kan dit leiden tot een vertekend beeld.

Stap 4: Verzamel de Data

Het verzamelen van data kan op verschillende manieren:

1. Handmatige registratie – Medewerkers noteren zelf de verwerkingstijd van vergunningen.
2. Systeemdata – Gegevens worden rechtstreeks uit digitale registratiesystemen gehaald.

Voorbeeld: De gemeente kiest ervoor om systeemdata te gebruiken, maar merkt dat sommige gegevens ontbreken of inconsistent zijn. Daarom wordt besloten om een steekproef van 30 aanvragen handmatig te controleren om te zien of de geregistreerde doorlooptijden overeenkomen met de realiteit. Dit helpt om fouten in de meting te voorkomen.

Daarnaast wordt een duidelijk meetprotocol opgesteld waarin staat:

• Wie verantwoordelijk is voor het verzamelen van de data.
• Op welke manier en op welk moment de data wordt geregistreerd.
• Hoe wordt gecontroleerd of de data betrouwbaar is.

Stap 5: Analyseer de Huidige Procesprestatie

Nu begint het echte werk: hoe presteert het proces momenteel? Maak de data visueel met histogrammen, paretodiagrammen of boxplots. De procesprestatie wordt bepaald op basis van wat de wens van de klant of organisatie is.

Voorbeeldberekening: Wachttijd Vergunningen

De gemiddelde wachttijd blijkt 42 dagen te zijn met een standaarddevitatie van 6 dagen. De klant (inwoner) verwacht een beslissing binnen maximaal 40 dagen.

• Z-waarde berekening:
  • USL = 40 dagen (maximale specificatiegrens)
  • Z = (40 – 42) / 6 = -0,33 → Dit betekent dat ongeveer 63% van de aanvragen te laat wordt verwerkt!

Nadat de Z-waarde is berekend, wordt in een tabel de p(d) (Probability of a Defect) opgezocht. In dit geval blijkt dat ongeveer 63% van de aanvragen niet binnen de afgesproken termijn wordt verwerkt. Dit toont aan dat er een structureel probleem is en helpt om verbeteracties gericht in te zetten.

Wat als de Nulmeting Geen Probleem Aantoont?

Soms toont een nulmeting aan dat een probleem minder groot is dan gedacht. Dit kan verschillende oorzaken hebben:

1. Je meet niet het juiste aspect – Controleer of de gekozen meetvariabelen aansluiten bij het probleem. Overweeg een herdefiniëring van de meting.
2. Er zijn al quick wins doorgevoerd – Het proces kan verbeterd zijn sinds het probleem werd geconstateerd. In dat geval is het goed om de impact van deze verbeteringen verder te analyseren.
3. Het probleem zit op een ander niveau – Kijk of de bottleneck ergens anders in het proces ligt. Bijvoorbeeld: misschien is de goedkeuringstijd wel binnen de norm, maar wordt de aanvraag vaak vertraagd door ontbrekende documenten.

Wat kun je doen? Ga terug naar de Define-fase en bepaal of de probleemstelling of het meetpunt moet worden aangepast. Soms kan het helpen om een nieuw meetpunt toe te voegen of verder te kijken naar variatie in het proces.

Waarom is een Nulmeting Belangrijk?

• Voorkomt aannames en onderbuikgevoelens.
• Biedt objectief inzicht in hoe groot het probleem werkelijk is.
• Zorgt voor meetbare verbeteringen.
• Helpt draagvlak te creëren binnen de organisatie door feiten en cijfers te tonen.

Conclusie

Een nulmeting is de basis voor een succesvolle Lean Six Sigma-aanpak. Door objectieve data te verzamelen en het huidige proces goed in kaart te brengen, zorg je ervoor dat verbeteringen écht effect hebben. Dit helpt organisaties om hun processen continu te optimaliseren en klanttevredenheid te verhogen.

Wil je leren hoe je zelf een nulmeting uitvoert en procesprestatie-analyse toepast? Neem contact met ons op via info@leansixsigmagroep.nl of bel 088 53 26 700.