Swimlane

Een swimlane-diagram is een stroomschema waarin elke afdeling, elk team of elke rol een eigen baan heeft. Zo zie je in één oogopslag wie welke stap uitvoert en waar het werk van de ene naar de andere afdeling gaat.

Wat is een swimlane-diagram?

Een swimlane-diagram is een visuele manier om een proces in kaart te brengen, te analyseren en te verbeteren. Het heet ook wel een cross-functioneel stroomschema, omdat het laat zien hoe verschillende afdelingen samen een proces uitvoeren, van begin tot eind. De naam komt van de banen in een zwembad: elke deelnemer blijft in zijn eigen baan.

Waar een gewone flowchart alleen de volgorde van de stappen toont, laat een swimlane ook zien wie verantwoordelijk is voor elke stap.

Waaruit bestaat een swimlane-diagram?

• Banen: elke baan staat voor één afdeling, team, persoon of rol. Meestal liggen de banen horizontaal onder elkaar, maar verticaal kan ook.
• Stappen: elke stap staat in de baan van wie hem uitvoert. Bij horizontale banen loopt de tijd van links naar rechts.
• Symbolen: een rechthoek voor een activiteit, een ruit voor een beslissing en een afgeronde vorm voor begin en eind. Wil je een vaste standaard, gebruik dan BPMN.
• Pijlen: die tonen de volgorde. Elke pijl die van de ene naar de andere baan gaat, is een overdracht.

In het voorbeeld bovenaan dit artikel loopt een offerteaanvraag door vier banen: klant, verkoop, engineering en financiën. Het werk gaat zes keer over naar een andere afdeling. Juist op die overdrachten ontstaan wachttijd, misverstanden en fouten, en daar zit dus vaak de grootste verbeterkans.

Zo maak je een swimlane-diagram

Doe dit samen met de mensen die het proces uitvoeren, bijvoorbeeld met post-its op een muur. Zij weten hoe het echt gaat, en dat wijkt vaak af van wat in de procedure staat.

Waarvoor gebruik je een swimlane?

• Procesanalyse: je ziet het hele proces met alle stappen, en daarmee ook knelpunten en verspilling.
• Procesverbetering: je vindt overbodige stappen en overdrachten, en kunt taken vereenvoudigen of verantwoordelijkheden anders verdelen.
• Communicatie: iedereen ziet wat de eigen rol is en hoe die aansluit op die van anderen. Dat maakt het gesprek tussen afdelingen makkelijker. Wil je de verantwoordelijkheden per taak nog scherper vastleggen, combineer de swimlane dan met een RACI-matrix.

Voordelen en nadelen

Voordelen

• Overzicht: een duidelijk beeld van de stappen in het proces en wie welke taak heeft.
• Betere samenwerking: omdat zichtbaar is wie bij welke stap betrokken is, kun je makkelijker afspraken maken tussen afdelingen.
• Knelpunten zichtbaar: overdrachten, wachtmomenten en heen-en-weer tussen afdelingen springen eruit.

Nadelen

• Tijd: een goed diagram maken kost tijd, want je moet de juiste informatie bij de juiste mensen ophalen.
• Omvang: een groot of complex proces geeft een groot diagram dat lastig te lezen is. Begin daarom op hoofdlijnen en zoom pas in waar het nodig is.
• Geen tijden en aantallen: een swimlane laat zien wie wat doet, maar niet hoe lang het duurt of hoe vaak het voorkomt. Daarvoor gebruik je een value stream map.

Waar pas je een swimlane toe?

Swimlane-diagrammen worden gebruikt in alle sectoren, van productie en zorg tot onderwijs en de financiële sector. Overal waar een proces langs meerdere afdelingen loopt, helpen ze om het proces te stroomlijnen, de communicatie tussen afdelingen te verbeteren en uiteindelijk de klant beter te bedienen. Lees ook meer over process mapping.

Wil je leren hoe je procesverbeteringen in je eigen organisatie aanpakt? Lees meer over de Green Belt– of Black Belt-training.

In de video bij dit artikel zie je wat een swimlane-diagram is en wat het oplevert.