Kanban is een visueel systeem voor het beheren van werk terwijl het door een proces gaat. De Kanban methode visualiseert zowel het proces (de workflow) als het daadwerkelijke werk dat het proces doorloopt. Het doel van de methode is om potentiële knelpunten in het proces te identificeren en op te lossen, zodat het werk er op een kostenefficiënte manier door kan stromen met een optimale snelheid of doorvoer. Het is een concept wat gebruikt wordt in Lean manufacturing en just-in-timeproductie.

Zelfs als je nog nooit een Lean training hebt gevolgd, bestaat er een redelijke kans dat je Kanban gebruikt. Een Kanban-systeem (van het Japanse kan ‘visueel’ en ban ‘kaart of bord’) is een manier om op de meest logische wijze een signaal af te geven als er iets moet gebeuren.

Ontstaan van Kanban

Kanban is, zoals zoveel Lean tools, bedacht aan de lopende band bij Toyota. Het eerste Kanban-systeem werd ontwikkeld door Taiichi Ohno (industrieel ingenieur en zakenman) voor Toyota automotive in Japan. Midden jaren 50 van de vorige eeuw werden daar kratten met onderdelen aangeleverd aan de medewerkers in het proces om auto’s in elkaar te zetten. Wegens tekorten (aan bijna alles, zo net na de Tweede Wereldoorlog) was de noodzaak hoog om de voorraden in het productieproces laag te houden. De kratten werden daarom gevuld met weinig onderdelen, maar wel van verschillende leveranciers.

Om die leveranciers en de eigen organisatie niet te belasten met onnodig ingewikkelde bestelprocessen, werd het Kanban-kaartje bedacht. Op dit kaartje, dat aan de buitenkant van het krat werd bevestigd, stond precies hoeveel van welke onderdelen iedere leverancier in het krat moet doen. De kratten bevatten daarmee niet alleen de exacte hoeveelheid onderdelen, maar ook precies in de juiste mix. Door deze methode kon de medewerker in het productieproces ook zien hoelang het duurde om het krat te gebruiken, te laten vullen en weer terug te krijgen. Belangrijke managementinformatie over omloopsnelheid en daarmee van invloed op de inzet van het werkkapitaal waar, je raadt het al, ook een tekort aan was.

Wat is de Kanban Methode?

De 4 centrale principes van de Kanban methode zijn:

Visualiseer de workflow
Beperk het werk in uitvoering
Focus op Flow
Continue verbetering

Hoewel de Kanban methode werd geïntroduceerd door Taiichi Ohno in de productie industrie, is het David J. Anderson die het concept als eerste in 2004 toepaste op IT, softwareontwikkeling en kenniswerk. David bouwde voort op het werk van Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker en anderen om de Kanban-methode te definiëren, met concepten zoals pull-systemen, wachtrijtheorie en flow. Zijn eerste boek hierover – “Kanban: Successfully Evolutionary Change for your Technology Business”, gepubliceerd in 2010, is de meest uitgebreide definitie van de Kanban-methode.

Kanban word in verschillende vormen gebruikt. Een vorm van Kanban is het Two-bin systeem, ook wel het ‘tweebakkensysteem’ genoemd. In de eerste bak ligt de werkvoorraad die gebruikt wordt voor de productie. In de tweede bak ligt een reservevoorraad. Zodra de eerste bak leeg is, wordt de Kanban uit de bak gehaald en als signaal voor het bevoorraden gebruikt. De tweede bak schuift nu naar voren. Als de bevoorrading heeft plaatsgevonden, is het systeem weer in balans. Zodra de tweede bak leeg is, begint de bevoorrading opnieuw met behulp van de kanbankaart die steeds in de bak zit.

Kanban is verder ontwikkeld en wordt nu, ook in digitale vorm, gebruikt om signalen af te geven (bijvoorbeeld in Trello).

Hoe werkt het Kanban bord?

De eerste stap bij de introductie van Kanban is het visualiseren van de workflow. Dit gebeurt in de vorm van een Kanban bord dat bestaat uit een eenvoudig whiteboard en plaknotities (post its) of kaarten. Elke kaart op het bord vertegenwoordigt een taak.

In een klassiek Kanban-bordmodel zijn er drie kolommen, zoals weergegeven in de bovenstaande afbeelding:
“To Do”: deze kolom bevat de taken die nog niet zijn gestart. (ook bekend als “achterstand”)
“Doing”: bestaat uit de taken die worden uitgevoerd.
“Done”: bestaat uit de taken die zijn voltooid.

Alleen al deze eenvoudige visualisatie leidt tot veel transparantie over de verdeling van het werk en eventuele bestaande knelpunten. Natuurlijk kunnen Kanban-borden uitgebreide workflows weergeven, afhankelijk van de complexiteit van de workflow en de noodzaak om specifieke delen van de workflow te visualiseren en te onderzoeken om knelpunten te identificeren om ze te verwijderen.

Het concept van FLOW

De kern van de Kanban methode is het concept van “Flow”. Dit betekent dat de kaarten zo gelijk mogelijk door het systeem moeten vloeien, zonder lange wachttijden of blokkades. Alles wat de stroom belemmert, moet kritisch worden onderzocht. Kanban heeft verschillende technieken, metrieken en modellen, en als deze consequent worden toegepast, kan dit leiden tot een cultuur van voortdurende verbetering (kaizen).

Het concept van Flow is van cruciaal belang en door Flow-statistieken te meten en te verbeteren, kun je de snelheid van jouw leveringsprocessen drastisch verbeteren, terwijl je de cyclustijd verkort en de kwaliteit van jouw producten of services verbetert door snellere feedback van de klant te krijgen – intern of extern. Deze worden uitgebreid behandeld in het boek getiteld “Actionable Agile” van Dan Vacanti.

Kanban, Agile en Lean

Het Kanban-systeem is een concept gerelateerd aan Lean en just-in-time (JIT) productie, waarbij het wordt gebruikt als een planningssysteem dat je vertelt wat je moet produceren, wanneer je het moet produceren en hoeveel je moet produceren.

Waar worden Kanban-systemen gebruikt?

Het mooie van Kanban is dat het op elk proces of elke methode kan worden toegepast. Of je nu al Agile-methoden gebruikt, zoals Scrum, XP en andere, of meer traditionele methoden – waterval, iteratief, enz. – je kunt daarbovenop het Kanban-systeem toepassen om geleidelijk aan processen te verbeteren, de cyclustijd te verminderen en flow te verbeteren. In het proces bevind je je op het pad naar continue levering van functies, producten of diensten.

Kanban in productie

De oorsprong van Kanban ligt in productie omgevingen. Hier wordt het tot de dag van vandaag nog altijd gebruikt. Weliswaar steeds vaker met behulp van workflow managementsystemen. Het Kanban-systeem stelt productieteams in staat om de productiestroom te visualiseren en ervoor te zorgen dat elke fase soepel verloopt. Met behulp van Kanban kunnen teams knelpunten identificeren, de doorlooptijd verkorten en de algehele efficiëntie verbeteren.

Kanban in logistiek

In de logistieke sector kan Kanban een waardevol hulpmiddel zijn om de workflow te stroomlijnen. Het kan worden gebruikt om het voorraadbeheer te optimaliseren en de doorlooptijd van bestellingen te verkorten. Door een Kanban-systeem te implementeren, kunnen logistieke bedrijven de vraag naar materialen en producten beter voorspellen en ervoor zorgen dat er voldoende voorraad beschikbaar is om aan de behoeften van klanten te voldoen.

Kanban in softwareontwikkeling

Kanban heeft een grote impact gehad op de softwareontwikkelingssector. Het gebruik van een Kanban-bord stelt ontwikkelingsteams in staat om taken visueel te volgen en de voortgang ervan in verschillende fasen te visualiseren, zoals “te doen”, “in uitvoering” en “voltooid”. Dit helpt bij het identificeren van knelpunten en het optimaliseren van de workflow. Bovendien kunnen teams door het toewijzen van limieten aan elke kolom de werklast beter beheren en ervoor zorgen dat er geen overbelasting optreedt.

Kanban in Marketing

Kanban kan ook effectief worden toegepast in de marketingsector. Marketingteams kunnen Kanban gebruiken om campagnes en projecten te beheren. Het Kanban-bord kan worden gebruikt om de voortgang van verschillende marketingactiviteiten bij te houden, zoals het maken van inhoud, het ontwerpen van advertenties en het plannen van evenementen. Hierdoor kan het team de prioriteiten duidelijk stellen en ervoor zorgen dat alle taken op tijd worden voltooid.

Al met al maakt Kanban alle principes van het Agile Manifesto mogelijk en helpt producten en diensten te leveren die jouw markt daadwerkelijk nodig heeft. Vanuit de principes van Lean zorgt Kanban voor een pull-mechanisme. Of je nu Lean, Scrum en andere Agile-technieken of -methoden gebruikt, Kanban helpt om processen te verbeteren voor betere prestaties van teams en organisaties.