Lean en Agile vullen elkaar aan
Lean gaat over de toegevoegde waarde voor de klant en verbeteren, door een steeds betere afstemming van processtappen op elkaar, waardoor de flow (waardestroom) toeneemt.
Agile gaat over wendbaar zijn door elke keer goed naar de klant te luisteren en producten en diensten daarop aan te passen aan de actuele marktsituatie.
In beide zijn klantwaarde verhogen en continu verbeteren als grondprincipes aanwezig. De principes van Lean en Agile liggen heel dicht bij elkaar met soms enkele nuanceverschillen.
De twee methodes hebben veel gemeen en zijn ook gebaseerd op vergelijkbare uitgangspunten. Dit zorgt ervoor dat ze goed samen te gebruiken zijn. Beide methodes werken op basis van klantwens, de klant staat centraal. Je hoeft dus geen keuze te maken tussen Lean of Agile, maar kan een werkende combinatie van de twee inzetten.
Het Lean Agile model
In elke organisatie worden processen uitgevoerd. Hoe er gestuurd en verbeterd wordt is overal anders.
De bovenstaande cirkels en daarbij horende routines hebben een belangrijke verhouding tot elkaar. Wij noemen dit Lean Agile werken. Hieronder leggen we uit wat er in elke cirkel gebeurt en hoe ze invloed op elkaar hebben.
Agile start vaak met de ‘Proces Uitvoeren’ cirkel, Lean en Six Sigma start vaak met de ‘Proces Verbeteren’ cirkel.
Proces Uitvoeren
Alles begint bij “voer het proces uit”, oftewel de werkvloer. Vanuit hier worden de diensten of producten geleverd aan de klant. Hiervoor zijn bepaalde processen ingericht. De processen kunnen repeterende processen zijn (Lean). Ook kan het dagelijkse werk een ontwikkelproces zijn (Agile).
In deze processen wordt de toegevoegde waarde van het product of dienst geleverd waar de klant uiteindelijk voor betaalt. Elk proces heeft zijn eigen doelstellingen of eisen waar het aan moet voldoen. Bijvoorbeeld: Als iemand een product bestelt moet het pakketje binnen 24 uur zijn verzonden.
Stap 1: Bepaal het kort-cyclisch doel
Bij het bepalen van de korte termijn doelen wordt gelet op de doelen van de organisatie. Deze zijn vaak afgeleid van de klantvraag.
Voorbeelden van doelen voor het proces zijn:
- het aantal producten dat klaar moet zijn om de klantvraag te beantwoorden;
- het sprintdoel van een sprintplanning;
- het aantal binnenkomende telefoontjes dat moet worden weggewerkt.
De beste manier om doelen te stellen is om deze uit te drukken in tastbare, meetbare eenheden. Deze doelen worden doorgaans gebaseerd op de ‘resultaat KPI’s’ van de organisatie, de zogenaamde strategische doelen.
Stap 2 en 3: Realiseer het doel en evaluatie
Stap 2: Door het proces uit te voeren worden doelen gerealiseerd. Dit doen mensen individueel of gezamenlijk aan de hand van de gestelde doelen onder stap 1.
Stap 3: Hierna wordt het resultaat geëvalueerd en kan bijvoorbeeld via een dag-/weekstart (of daily standup) weer gestart worden met doelen stellen en realiseren.
Proces Verbeteren
Wanneer doelstellingen van een proces doelstelling te vaak niet worden gehaald gaat het proces het “verbeterproces” in. Hier wordt een klein stukje uit het proces gepakt, waar de grootste oorzaak van het niet halen van de doelstelling ligt. De belangrijkste oorzaken worden aangepakt, dit kan bijvoorbeeld met principes zoals DMAIC, PDCA, A3 of Scrum. De vragen die centraal staan in het “verbeterproces” zijn:
- Wat wil de klant?
- Hoe ziet het proces eruit?
- Wanneer voeg je waarde toe voor de klant?
- Wat zijn de hoofdoorzaken van het probleem? Hoe neem je deze weg?
- Wat is de oplossing van het probleem? Hoe implementeer je deze? Hoe borg je die?
Het stukje verbeterde proces wordt teruggezet in het dagelijkse proces. Hier moet het worden geborgd en uitgevoerd. Zo maken de onderste twee cirkels een lus.
Als een proces in “voer proces uit” frequent zijn doelstellingen niet haalt wordt hij verbeterd in een verbeterproces en daarna weer teruggezet in “voer proces uit”.
Nu wordt de doelstelling wel gehaald. Komt er weer een moment dat het proces frequent zijn doelstellingen niet haalt, dan gaat hij weer terug het verbeterproces in.
Vrijwel iedere methode gaat uit van de wens van de klant (Voice of the Customer) en volgen de stappen zoals aangegeven in het generieke model.
In onze trainingen volgen we de DMAIC-aanpak met de A3 omdat dit succesvol de Lean en Six Sigma methodes in één stappenplan verbindt.
Richting Bepalen
De twee besproken cirkels worden beïnvloed door “richting bepalen” in Lean Agile werken. Het management stuurt de organisatie namelijk aan op wat er dagelijks moet worden gedaan (“voer proces uit”) en verbeterd (“verbeterproces”).
Ook wordt hier de strategie gemaakt voor de komende jaren. Dan zal de strategie moeten worden vertaald naar (van globaal naar specifiek):
- Langetermijndoelstelling
- Kortetermijndoelstelling
- Doelstelling per proces (procesdoelen)
- Wat betekent de strategie voor het verbeterproces (verbeterdoelen)?
Wanneer het management een strategische verandering doet voorzien zij dat processen verbeterd moeten worden, bijvoorbeeld de kwaliteit moet een hogere standaard krijgen.
Hiervoor moet het proces verbeterd worden (“verbeterproces”). Als het verbeteren van de kwaliteit een dermate verandering aan het proces eist. Met als gevolg dat hij niet kan blijven zoals het is, zal er een ontwikkelproces in “voer proces uit” moeten worden gestart.
Dit kan bijvoorbeeld met Lean Agile principes zoals Scrum worden vormgegeven.
Organisaties kennen ontwikkelingen die invloed hebben op het uitvoeren van een proces en het verbeteren ervan. Simpel gezegd, de strategie. Er is een routine nodig om de bedrijfsvisie te kunnen vertalen naar langere termijn doelen.
In het Lean Agile model wordt dat weergegeven door de Richting Bepalen cirkel. Dit is een belangrijk onderdeel van de Green to Black Belt training, waarin wordt geleerd hoe het geven van richting zich vertaalt naar de processen.
Verbonden processen
Alle cirkels van het proces hebben invloed op elkaar. Als er bij de één iets verandert, heeft dit invloed op in ieder geval één van de andere cirkels.
Door ze op een effectieve manier in te richten kan de organisatie op een wendbare manier werken. In combinatie kan men hiermee Lean Agile werken (Leagile).