Policy Deployment, ook wel Hoshin Kanri of strategy deployment, is een manier om de strategie van een organisatie te vertalen naar wat elke afdeling en elk team deze maand doet. Het brengt focus aan: een paar grote doelen, een beperkt aantal verbeterinitiatieven, en iedereen die weet wat zijn bijdrage is.
Waar komt het vandaan?
Hoshin Kanri ontstond in de jaren zestig in Japan, als uitbreiding van het kwaliteitsdenken naar de strategie. Bedrijven als Bridgestone en Toyota pasten het al vroeg toe. Hoshin betekent zoiets als kompas of richting, kanri betekent beheer. Via Amerikaanse bedrijven raakte het daarna wereldwijd bekend, vaak onder de naam Policy Deployment.
Het idee is eenvoudig. Veel organisaties hebben een mooie strategie, maar op de werkvloer weet niemand wat die betekent voor het werk van vandaag. Tegelijk lopen er tientallen verbeterprojecten die weinig met de strategie te maken hebben. Policy Deployment verbindt die twee.
De X-matrix
Het bekendste hulpmiddel is de X-matrix: alle doelen, initiatieven, meetpunten en eigenaren op één pagina, met in het midden een kruis. Je ziet een vereenvoudigde versie in de afbeelding bovenaan dit artikel, voor een fictieve verzekeraar. Het invullen begint onderaan en gaat met de klok mee:
- Doorbraakdoelen voor drie tot vijf jaar: waar wil je naartoe? Kies er hooguit drie tot vijf.
- Jaardoelen: wat moet er dit jaar bereikt zijn om op koers te liggen?
- Verbeterinitiatieven: welke projecten en acties zijn nodig om die jaardoelen te halen?
- Meten: aan welke cijfers zie je dat het werkt? Bijvoorbeeld KPI’s per week of maand.
- Eigenaren: wie is verantwoordelijk?
In de hoeken van de matrix geef je aan welke onderdelen bij elkaar horen: welk initiatief draagt bij aan welk jaardoel, en aan welk cijfer zie je dat. Zo zie je in één oogopslag of elk initiatief een doel dient, en of elk doel genoeg initiatieven heeft. Projecten die nergens aan bijdragen, vallen op en kunnen stoppen.
In een grotere organisatie maakt elke laag een eigen X-matrix, die aansluit op die van de laag erboven.
Catchball: doelen gaan heen en weer
Het belangrijkste onderdeel van Policy Deployment zie je niet op papier. Doelen worden niet alleen van boven opgelegd, maar heen en weer gespeeld tussen de lagen, als een bal. Dat heet catchball.
Dit is een van de tools die je in de Green Belt training leert toepassen op een eigen verbeterproject.
De directie zegt wat ze wil bereiken. De afdelingen vertalen dat naar hun eigen doelen en initiatieven, en geven terug wat haalbaar is en wat ze daarvoor nodig hebben. Dat gaat net zo lang heen en weer tot de doelen kloppen. Het kost meer tijd dan doelen opleggen, maar het levert doelen op waar mensen achter staan, en een strategie die op de werkvloer begrepen wordt.
Zo voer je het in
- Begin bij de visie en kies een paar doorbraakdoelen voor drie tot vijf jaar. Minder is meer: wie tien prioriteiten heeft, heeft er geen.
- Vertaal ze naar jaardoelen en daarna, laag voor laag, naar doelen per maand of per week, met catchball.
- Kies de initiatieven die het meest bijdragen, en stop met projecten die nergens aan bijdragen.
- Bespreek elke maand of je op koers ligt, met de cijfers erbij. Lig je achter, zoek dan uit waarom en stuur bij. Dat is de PDCA-cyclus, toegepast op de strategie.
- Evalueer aan het eind van het jaar wat werkte en wat niet, en begin aan de volgende cyclus.
Policy Deployment past goed bij Operational Excellence en bij methoden als OGSM en OKR, die ook doelen en acties aan elkaar koppelen. Het grote verschil zit in catchball en in de koppeling met dagelijks verbeteren.
Wil je leren hoe je strategie en verbeteren aan elkaar verbindt? Bekijk de Black Belt-training.