Kanban bord bij een daily of dagstart

Wat is Kanban?

Kanban (letterlijk vertaald uit het Japans ‘kan’ visueel en ‘ban’ kaart) is een just-in-time principe dat zijn oorsprong vindt in de productie-industrie. Een Kanban systeem maakt het mogelijk om te signaleren wanneer iets nodig is of om een andere processtap te activeren. Het is ook mogelijk om een beperkte werkvoorraad als Kanban te gebruiken om processtappen aan elkaar te verbinden zodat er een flow ontstaat in het proces.

We kennen ook het principe van two-bin Kanban. Dit is een beperkte hoeveelheid voorraad van bijvoorbeeld schroeven die in een productiestap wordt gebruikt, als deze voorraad leeg is staat er gelijk een nieuwe Kanban ofwel bak met voorraad die gebruikt kan worden. De lege bak wordt als trigger gebruikt om weer een nieuwe bak neer te zetten. Tegenwoordig gebruiken we Kanban ook in dienstverlening en is het hier erg succesvol. Kanban kaartjes zijn dan visuele kaartjes met werkvoorraad erop.

Hoe werkt Kanban?

In dienstverlening werken mensen vaak met de traditionele to-do lijst. Hier staat van alles op wat je de komende tijd moet doen. Maar hoe bepaal je nu, van deze lijst, welke taken je als eerste oppakt. In je hoofd heb je hier waarschijnlijk een mooie manier voor gevonden om te prioriteren. Urgentie of belang zijn indicatoren die hierin meespelen. Ook de hoeveelheid tijd die je kwijt bent aan een bepaalde actie of de mate van vereiste concentratie voor de taak. Neem bijvoorbeeld deze blog. Het schrijven van deze blog kan op mijn actielijst staan, maar het is tegelijkertijd een taak die ik makkelijk vooruitschuif. Zo blijft de lijst behoorlijk lang. Als je dezelfde lijst aan een collega voorlegt dan zal hij of zij andere taken oppakken en de prioritering anders doen. Eigenlijk ben je elke keer aan het plannen als je je to-do list hebt en hier gaat ongemerkt best veel tijd in zitten.

Als ik mijn to do lijst zou gaan plannen met een Kanban dan maak ik een lijst met 4 categorieën: de backlog, to do, doing en done. Eerst zet ik alle taken van mijn to-do lijst in de zogenaamde backlog. Vervolgens bepaal ik welke taken deze week of vandaag (afhankelijk van de grootte van de taken en hoe vaak ik mijn Kanban overleg plan) echt opgepakt moeten worden. Deze komen op de to-do lijst. In ‘to do’ staan de taken die ik deze week oppak. En als ik met een taak begin dan zet ik hem op ‘doing’: ik ben ermee bezig. Als ik de taak heb afgerond zet ik hem in de ‘done’.

Echt handig wordt het als je samen taken oppakt in een team en van elkaar afhankelijk bent of samen een werkvoorraad hebt. Je kunt dan een gezamenlijk Kanban bord gebruiken om te plannen en inzicht te krijgen in het werk. Een handige tool om hiervoor te gebruiken is bijvoorbeeld Trello. Dit is een systeem waarin je het Kanban bord digitaal hebt en waar je mensen voor kunt uitnodigen om samen het bord in te zien en te bewerken. Een Trello bord is dus een Kanban systeem waarin je de to do, doing en done categorieën hebt en plant welke taken opgepakt gaan worden de komende tijd.

Kanban combineren met een daily of dagstart

Als je dit Kanban bord hebt gemaakt en hiermee werkt in een team dan ontstaat er behoefte aan een vast overleg hierover. Dit kan bijvoorbeeld een dagstart of daily zijn waarin je elke dag op een vast tijdstip met je team overlegt over de werkvoorraad, prioriteert en hick-ups bespreekt. Zo houd je de voortgang in het werk en kunnen eventuele zaken die blijven liggen gelijk worden opgepakt. Dit kan eventueel natuurlijk weer een nieuwe actie op het Kanban bord worden. Het visueel maken werkt heel goed omdat je zo met elkaar ziet waar je aan werkt. Dit kan een fysiek bord zijn of een digitaal bord. Een daily hoeft maar een kwartiertje per dag te duren. Het geeft focus, enthousiasmeert en geeft energie. Wil je meer weten over deze manier van werken? Kijk eens op onze website of stuur ons een bericht. We komen graag met je in gesprek.