Verbeteren van bedrijfsprocessen

Vaak hoor ik verbeteraars in de dop vragen hoe ze het snelst en op de meest effectieve manier een (intern bedrijfs-) proces kunnen verbeteren. Het lijkt er daarmee soms op dat het antwoord op die vraag de reden is waarom ze opgeleid willen worden tot Green Belt. Of dat is de boodschap die ze meegekregen hebben van hun leidinggevende, die toevallig ook de beslissing mocht nemen om budget vrij te maken voor de opleiding. Mijn antwoord is vaak even simpel als ontnuchterend: “door ze af te schaffen”, waarbij ik er dan meteen een hele brede glimlach achteraan gooi…

Het werken in bedrijfsprocessen

Feit is dat veel mensen zich niet beseffen dat ze werken in processen, dat sommige processen totaal overbodig zijn, dat in heel veel processen een beetje (of veel) verspilling schuilt en dat het aanpakken van die processen veel meer omvat dan alleen het efficiënter maken van het proces.
Het werken in processen; Bijna iedere handeling die je uitvoert op je werk is onderdeel van een proces. Probeer maar eens het grotere geheel te bekijken en jouw handeling te plaatsen in een reeks van handelingen. Voordat jij de handeling uitvoert, heeft vaak iemand anders al “iets gedaan” en na jou is dat vaak ook zo. Of je nu aan de balie zit van een ziekenhuis (het afsprakenproces), een bus bestuurt (het vervoersproces), een beslissing neemt over de toelating van leerlingen (het toelatingsproces), het zijn allemaal stapjes in een groter geheel.

Overbodige processen

Overbodige processen; We willen het niet snel toegeven, maar stiekem kent iedereen wel handelingen die deel uitmaken van een (relatief) overbodig proces. Een reeks van handelingen die, als we het afschaffen, de klant geen waarde brengen. Klanten zijn niet bereid voor die reeks van handelingen te betalen en collega’s zijn niet bereid om erop te wachten (..). Neem nou als voorbeeld het proces waarbij maar liefst zes verschillende mensen op een afdeling naar de (grotendeels standaard) tekst van een brief kijken, om er vervolgens “hun plasje” erover te doen. Aan het einde van dat proces is de tekst van de brief nauwelijks gewijzigd, de inhoud al helemaal niet. Waarom niet vertrouwen op de kunde en vaardigheid van de schrijver en alleen een check op spelling en mogelijke blunders door een collegiale check?

Bedrijfsprocessen verbeteren door verspilling te minimaliseren of elimineren

Veel processen kennen een beetje (of meer) verspilling; Soms is dat niet erg, maar vaak is het overbodig, duur en vervelend. We zien dan verspillingen in allerlei categorieën, samengevat in het acroniem Tim Woodt. Dit staat voor Transport, inventaris, motie, wachten, overprocessing, overproductie, defecten en talent. Deze verspillingen zichtbaar maken en vervolgens elimineren helpt altijd je proces te verbeteren (en) of te versnellen, omdat je alleen nog maar bezig bent met waarde toevoegende activiteiten. Mocht je dus alleen maar op zoek zijn naar deze techniek, dan ben je snel klaar!
Echter, de werkelijke reden waarom het niet zo gemakkelijk is om processen te verbeteren schuilt in de andere zaken die om de hoek komen kijken bij procesveranderingen. Dingen als communicatie, samenwerking, omgaan met weerstand, het proces in kaart brengen, de juiste metingen verrichten en nog zo van die dingen. Juist die zaken leer je in een echte Lean Six Sigma opleiding bij de Lean Six Sigma Groep!

Zie ik je snel verschijnen…?

Trainer en Consulent bij Lean Six Sigma Groep