Swimlane

Wat is een Swimlane?

Swimlane-diagrammen zijn een visuele manier om processen en taken in kaart te brengen, te analyseren en te verbeteren. Het diagram wordt ook wel een cross-functioneel flowchart genoemd, omdat het de verschillende afdelingen of functionele gebieden in een organisatie betrekt. Het brengt de samenwerking van verschillende afdelingen tot aan het proces voltooid is. Het helpt bij het identificeren van mogelijke problemen in het proces en geeft inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en rollen van de betrokken partijen.

Waar bestaat een Swimlane-diagram uit?

Een Swimlane-diagram bestaat uit horizontale rijen, elk weergegeven als een aparte “Swimlane”. Iedere Swimlane staat voor een specifieke afdeling, team, individu of functie. Op de verticale lijn worden stappen of acties in het proces weergegeven. Zo wordt in elke Swimlane inzichtelijk welke stap zich in welke afdeling bevindt. Hierdoor wordt duidelijk welke afdeling verantwoordelijk is voor welke taken en welke stappen in het proces.

Functionaliteiten

Swimlane-diagrammen worden vaak gebruikt om de volgende dingen te doen:

1. Procesanalyse: Het diagram wordt gebruikt om het proces en de verschillende stappen te analyseren en mogelijke problemen of verspillingen te identificeren.
2. Procesverbetering: Het diagram wordt gebruikt om inefficiënties te identificeren en het proces te verbeteren, bijvoorbeeld door taken te vereenvoudigen of door verantwoordelijkheden te herverdelen.
3. Communicatie: Het diagram wordt gebruikt om het proces en de rollen van elke afdeling of persoon inzichtelijk te maken. Daardoor wordt het gemakkelijker om het gesprek aan te gaan tussen verschillende afdelingen. Zo wordt de samenwerking tussen verschillende afdelingen of functies begrepen.

Voor- en nadelen Swimlane

Er zijn verschillende voordelen en nadelen aan het gebruik van een Swimlane-diagram.

Voordelen:

1. Verbeterde procesvisualisatie: Een Swimlane-diagram geeft een duidelijk beeld van de verschillende stappen in een proces en welke afdelingen of functies verantwoordelijk zijn voor welke taken. Dit kan helpen bij het identificeren van verspillingen of obstakels en verbetermogelijkheden in het proces.
2. Betere samenwerking: De Swimlane brengt overzichtelijk in kaart welke afdelingen of functies betrokken zijn bij welke stappen in het proces. Hierdoor kunnen er makkelijker afspraken gemaakt worden wat kan bijdragen aan een betere samenwerking tussen de verschillende afdelingen of functies.
3. Identificatie van problemen: Een Swimlane-diagram kan helpen bij het identificeren van problemen of bottlenecks in het proces. Door deze problemen op te sporen, kunnen organisaties maatregelen nemen om het proces te verbeteren.

Nadelen zijn bijvoorbeeld:

1. Complexiteit: Een Swimlane-diagram kan complex zijn om te maken en kan veel tijd en moeite kosten om de juiste informatie en details erin op te nemen.
2. Grootte: Als het proces dat wordt gevisualiseerd erg groot of complex is, kan het Swimlane-diagram ook erg groot worden, waardoor het moeilijk te begrijpen en te lezen is.
3. Beperkingen van de tool: Swimlane-diagrammen zijn een visueel hulpmiddel en kunnen soms beperkt zijn in hun vermogen om bepaalde aspecten van het proces te visualiseren.