Naast het SMART maken van doelen ontstond de behoefte om sturing te geven en waar nodig tussentijds te interveniëren. Dat laatste – sturen en interveniëren dus – vraagt correcte, actuele cijfers over de voortgang en regelmatig, constructief overleg. De verzamelnaam hiervoor is processturing.
Het overleg vindt plaats in een vast ritme, waarbij procesbetrokkenen hun toegevoegde waarde aan het proces met elkaar delen. Er wordt dagelijks of wekelijks geleerd van elkaar. De voortgang wordt besproken en sturing wordt gegeven aan gedrag. Dit alles moet leiden tot het halen van de SMART-doelen.
Voorbeeld SMART doelen
Om goed te begrijpen wanneer een doel SMART gesteld is, geven we hier wat voorbeelden:
- Team doel: Als team willen we in 2025 onze productiviteit verhoogd hebben van 5 naar 6 dossiers per dag. Dit gaan we bereiken door het implementeren van een nieuw workflow systeem, wat door alle medewerkers gebruikt wordt. De verlaagde administratieve last die dit meebrengt, leidt tot hogere productiviteit en medewerker tevredenheid.
- Organisatie doel: In 2025 willen we ons marktaandeel in regio Y verhogen van 15% naar 20%. Dit doen we door in Q1 2025 een locatie in regio Y te openen en hier minimaal €200.000 omzet te genereren voor 31 december 2025.
Toepassing van SMART-doelen in Lean Agile organisaties
Nu we weten hoe SMART doelstellingen eruit zien, moeten we deze kunnen gaan toepassen. Het gebruik van SMART doelen binnen organisaties die Lean Six Sigma of Agile principes hanteren zou een tweede natuur moeten zijn.
Terug naar Drucker: Drucker is een man die veel invloed heeft gehad op de ontwikkeling van Lean. Meetbaar maken en feitelijk was iets waar hij van hield. Binnen Lean zie je dan ook veel SMART elementen terugkomen, net als bij Agile. Een voorbeeld is het gebruik van SMART binnen een Obeya ruimte. Dat is een term die afkomstig is uit het Toyota Production System (TPS). Het betekent letterlijk ‘grote kamer’.
In de praktijk is het vaak een inspirerende ruimte, die wij als Lean Six Sigma Groep inzetten bij onze klanten op strategisch, tactisch en operationeel niveau en waarmee we onze klanten helpen integraal te sturen om grip te krijgen op de uitkomsten van de processen.
Waar kan je SMART nog meer voor gebruiken?
Smart doelen kunnen je organisatie verder helpen, maar het principe van SMART is op veel andere gebieden te gebruiken.
Wil je bijvoorbeeld een persoonlijk doel behalen, gaat het je ook helpen hier de SMART principes toe te passen. Immers, als je goed weet wat je wanneer, om welke reden en op welke manier wilt bereiken, is de kans dat het je lukt groter.
Mijn goede voornemen kan zijn: “Ik zou wel een opleiding willen volgen dit jaar”
Maar een SMART voornemen is waarschijnlijk succesvoller: “Ik wil in 2025 de opleiding tot Green Belt volgen, zodat ik in staat ben om zelfstandig procesverbeteringen door te voeren. Ik wil de opleiding en het examen uiterlijk december 2025 hebben behaald, waarbij ik elke dag van de training aanwezig ben en minstens 75% scoor op het examen.”
SMART kan je ook helpen in gesprekken met collega’s of andere mensen. Als je een vraag krijgt, bv in een sollicitatie gesprek of over een te behalen doel, is het fijn als je je antwoord conform SMART kunt geven. Zo voorkom je lange verhalen die eigenlijk geen antwoord geven op de vraag. Dit kan uiteraard diverse vormen aannemen. Hier een voorbeeld van een sollicitatie voor de rol van accountmanager:
Interviewer: “Heb je ervaring met de werkzaamheden van een account manager?”
Kandidaat: “Jazeker, in mijn functie als intercedent bij bedrijf B van 2020 t/m 2022 behoorde dit tot een onderdeel van mijn takenpakket. Ik had een eigen klantenportefeuille, waar ik geheel verantwoordelijk voor was, dus van de verkoop van additionele diensten tot het uitvoeren en evalueren hiervan. Ook had ik klanten in mijn portefeuille die op dat moment geen actieve klant waren, maar waar ik vinger aan de pols hield. Ik ben hier erg succesvol in geweest. Toen ik binnenkwam leverde mijn portefeuille €V per maand op, bij mijn vertrek was dit gegroeid naar €W. De portefeuilles van mijn collega’s waren niet gegroeid, dus dit kwam niet door een aantrekkende markt of andere externe factor.”
Dit antwoord is specifiek, want de luisteraar weet bij welke werkgever en in welke rol het beschrevene plaatsvond. Ook is duidelijk wat de verantwoordelijkheid was. Wat er is bereikt (meetbaar) wordt duidelijk toegelicht en het blijkt dat dit niet de gemiddelde prestatie was (ambitieus). Voorbeelden uit het verleden zijn per definitie realistisch en de kandidaat geeft duidelijk aan welke periode dit betrof (tijdsgebonden).
Al met al is SMART dus een eenvoudige manier om je doelstellingen effectiever te maken en helpt het je om je gesprekken over doelen korter en effectiever te maken.
